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第七届中国电子文件管理论坛在中国人民大学隆重举行
(19日会议报道)
2016年11月19日至20日,由中国人民大学电子文件管理研究中心、电子文件管理推进联盟联合主办的第七届中国电子文件管理论坛在中国人民大学国学馆报告厅隆重举行。此次论坛的主题为“电子文件管理十年:回顾与展望”,旨在回顾“十二五”的基础上总结经验,分析形势;在展望“十三五”的发展中谋划布局,描绘未来。
中国工程院倪光南院士、国家档案局付华副局长、国家电子文件管理部际联席会议办公室于传斌副局长、工信部信软司高林副司长等专家、领导莅临会议并致辞,来自中央和地方党政机关机关、企事业单位、档案局馆、高等院校和软件厂商的280多位代表参加了论坛。报告厅座无虚席,现场气氛非常热烈
 19日上午,中国人民大学信息资源管理学院院长张斌教授宣布论坛开幕,并代表主办方向参会人员表示热烈欢迎和诚挚感谢。
中国人民大学校务委员会副主任、学术委员会副主任,电子文件管理中心主任冯惠玲教授首先致欢迎辞,她对会议主题进行了阐释,指出世界变化进程加快,人类社会日新月异,在这样的大背景下,电子文件的变化也十分巨大,电子文件数量飞速增长,在经济发展、政治生态、记忆传承中也扮演着越来越重要的角色。电子文件管理的内涵和机制更加科学和深入。但与此同时,电子文件管理也同时面临着载体老化快,寿命短,脆弱性等突出问题,目前世界多国都在大力推进电子文件全程管理,我们必须深入了解国内外电子文件管理现状,尽快行动起来,通力合作,多领域多渠道推动我国电子文件管理的发展。本届论坛报告人阵容豪华,与会代表亦有很多高人,希望大家都收获满满。


 
中国工程院倪光南院士致辞时指出,电子文件管理是当前数字时代的产物,电子文件管理要跟上技术发展的脚步。倪院士以早期电子邮件、外存设备发展为例,指出目前由于软件系统、技术设备更新换代,部分文件已无法识别。这些都对电子文件管理提出需求和挑战,电子文件管理和每个人都息息相关。

 
国家档案局付华副局长指出,中国在档案信息化建设方面做了许多工作,取得了不少成绩:一是中国电子文件管理越来越受社会重视;二是电子档案相关规范体系不断建立;三是档案网络与信息系统功能不断完善;四是数字档案馆建设得到推广,发布了建设指南与评价标准;五是档案资源建设取得了成效。但是,在肯定成绩的同时也应注意到以下几个方面的问题:一是数字档案馆建设水平还有待提高,二是要对特殊类型电子文件的归档与管理还有待加强,三是电子文件的真实性、完整性、可用性与安全性需求还有待进一步确保,四是数字档案资源的共享利用还有待提高,同时安全保证还有待加强。

国家电子文件管理部际联席会议办公室于传斌副局长肯定了中国人民大学在电子文件研究领域所取得的丰硕成果,为我国电子文件管理工作的推进提供了有力的支撑。目前,我国电子文件管理领域已逐步完善了机制,初步形成了标准,取得了不少成绩。但是与社会要求相比,还有不相适应的地方,电子文件管理水平有待进一步提高。《国家电子文件管理十三五规划》已经颁布,希望大家共同努力,充分发挥电子文件的作用。
 
工信部信软司副司长、中国电子技术标准化研究院副院长高林指出在国家电子文件管理部际联席会议办公室的主持下我国电子文件管理领域取得了一定成果,而标准制定正是其重要抓手,电子文件存储与交换格式国家标准OFD已于10月发布。该格式完全是自主研发,目前已在多部门多地进行验证,得到了广泛认可。希望在未来五年,电子文件管理有更大提升。
 
开幕式结束后,论坛进入报告阶段。
国家电子文件管理部际联席会议办公室程春雨副处长首先做题为“我国电子文件管理回顾与展望”的报告。他回顾了电子文件管理部级联席会议成立的过程,以助学贷款合同电子化、国防科工电子文件、电子证照等领域电子文件管理和应用试点为切入点,生动揭示了电子文件管理的现实意义,并依据《国家电子文件管理十三五规划》,指出未来五年我国电子文件管理工作以增强电子文件管理能力为中心,以规范电子文件应用为主线,着力完善制度标准规范体系,着力提升电子文件管理质效,进一步推进党政机关电子公文标准化应用、推进电子文件立法、电子证照的使用。
 
冯惠玲教授就“全球范围内电子文件管理的数字转型”这一主题做报告。她从数字转型已成为必然趋势,文件管理数字转型的五大要素和数字转型的进展与前景等三方面,通过对中外代表性国家的数字转型现状、特点和先进经验的全面系统概述,指出数字转型主要涉及战略框架、体制、业务、系统、能力等五大要素,并呈现出基于信任的观念引导、基于全程的覆盖范围,基于统筹的体制保证、基于合力的动力机制、基于业务与技术并重的实施重点和基于能力与责任的内涵等六大特征。最后冯教授深情地说道:“文件管理的数字转型不是独轮车,而是多轮驱动的重型车,文件管理数字转型这辆车还在路上,而我们都在车上,希望大家能联合起来,共同推进这辆转型之车不断向前”。
随后,论坛举行了简短的新书发布仪式,电子工业出版社社长、总编辑刘九如,冯惠玲教授和张斌教授一起为由中国人民大学信息资源管理学院刘越男教授和马林青博士主编的新书《2010-2015年电子文件管理发展与前沿报告》的首发揭幕。
世界银行高级信息官Linda McBride女士做了题为“世界银行电子文件管理—过去十年和未来发展”的报告。她以世界银行电子文件发展现状和未来展望为主线,介绍了世界银行及其电子文件发展的历史,重点从建立电子文件内容,集成和简化及开放和利用三个方面讨论了电子文件的分类、保管期限政策、安全和访问、集成化应用、提高归档效率等问题,指出世界银行电子文件管理面临提高检索效率、简化和质量控制的统筹、确认文件价值等诸多方面的挑战,未来将进一步简化系统,推进移动化、文本分析和集成化,并进一步改良用户体验。

 
19日下午的会议由中国人民大学信息资源管理学院谢丽教授主持。

       国际档案理事会电子文件委员会原主席John MacDonald首先做题为“在业务流程中集成文件管理:说易行难”的报告。John指出,多年来,文件工作者一直倡导将文件管理整合到业务流程的设计中,但这显然不是我们可以独立完成的。文件工作者首先要重新调整思维方式,从文件的视角看业务流程转变为从业务流程的视角看文件,要理解并有效交流文件和文件管理对业务和业务流程的价值,了解业务流程及其环境。其次,文件工作者要走出去,要与业务和系统构建者、业务流程和工作流设计者等进行交流并积极对话,共同有效促进文件、文件管理和业务流程的集成。


       福建省数字福建建设领导小组办公室规划处高级工程师汪翔做题为“福建省电子证照管理的发展”的报告。他从建设初衷、电子证照定义入手,分别从法理基础、平台基础、数据基础和应用推广等四方面详细介绍了福建省电子证照建设与管理工作的思路、经验做法和下一步工作打算。福建省自2010年正式启动电子证照一期工程建设以来,建立了电子证照共享服务体系,完善了相关标准,推进了证照存量电子化转换及电子证照的应用。
 
国家档案经科司蔡盈芳处长做题为“新环境下的电子文件管理新政策”的报告,从新环境对电子文件管理的新要求入手,介绍了《企业电子文件归档与电子档案管理指南》的背景和主要内容,并通过案例说明了新《会计档案管理办法》中关于电子文件管理的新规定。
工信部电子技术标准化研究院李海波主任就国家标准《电子文件存储与交换格式版式文档》(GB/T33190-2016)做简要介绍,报告阐述了标准研制的过程、标准的特点和主要内容,并对软件产品的实现及应用情况作出了详细的说明。
紧接着,北京数科网维技术有限公司总经理王少康做“不仅仅是标准--谈OFD标准的落地应用”的报告,分析了OFD在电子档案、网页、电子公文、电子证照等领域中应用的难题和解决方案。
 
论坛剪影:
 
领导和部分报告嘉宾合影

倪光南院士在会场

认真的听会者

交流与互动
文:杨光  图:吴爽、张猛
 
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