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我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析

 

刘越男1 杨程婕2 熊瑶2 张喜波2

1数据工程与知识工程教育部重点实验室, 中国人民大学信息资源管理学院 1008722 中国人民大学信息资源管理学院100872

 


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摘要]
20106月中国人民大学信息资源管理学院课题组对全国30个省级档案馆和16个副省级档案馆的电子文件移交进馆和管理情况进行了问卷调查,调查结果显示超过一半档案馆已经接收电子文件进馆,移交进馆的电子文件以文本或图像形式的行政文书为主,移交规范亟待完善,进馆后长期保存机制尚未建立。


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关键词]
电子文件  档案馆  移交进馆  调查 长期保存


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中图分类号] G270.7


Abstract
The research team of School of Information Resource Management at Renmin University of China took an investigation on the electronic records transfer   involving 30 provincial Archives and 16 vice-provincial Archives in June 2010. The survey shows that over a half of Archives has ingested electronic records most of which are administrative text or imaging documents. The transfer regulations are in deep need of development and the long term preservation mechanism has not been established.


Keywords
Electronic recordsArchivesTransferInvestigationDigital preservation

 

 一、调查背景


       2010
6月,在国家档案局的大力支持下,中国人民大学信息资源管理学院课题组对全国30个省级档案馆(北京、上海、重庆、天津、广东、广西、青海、湖南、湖北、浙江、河南、河北、内蒙古、西藏、辽宁、江西、黑龙江、安徽、江苏、吉林、山西、甘肃、新疆、贵州、福建、山东、四川、云南、宁夏、陕西)和16个副省级档案馆(西安、广州、青岛、宁波、长春、成都、杭州、哈尔滨、深圳、武汉、济南、厦门、沈阳、大连、南京、新疆建设兵团)的电子文件移交进馆和管理情况进行了问卷调查,以掌握我国地方层次电子文件集中管理和长久保存的大致状况。


       
调查问卷大致包括四个方面的问题,一,各档案馆接收电子文件移交进馆的情况;二,进馆后电子文件管理和利用情况;三,电子文件移交进馆和长期保管的规范制定情况;四,其他管理措施和未来工作规划。本文将依次从这四个方面总结、分析本次调查的结果。


         
二、 档案馆接收电子文件移交进馆的基本情况


     
(一)移交比例、时机和原因


        
调查结果显示,上个世纪末本世纪初,过半的档案馆陆续开始接收电子文件进馆,其中的八成的接收行为从偶然性变为常规性。


       1
.超过一半的档案馆开始接收电子文件

共有17家省级档案馆、9家副省级档案馆已经接收电子文件,占全部调查对象的56.5%。省级、副省级档案馆接收电子文件的比例基本持平,华北、华东地区接收电子文件比例稍高于其他地区。在这26家档案馆中,有3家档案馆以接收扫描件为主,其余均还接收原生性电子文件。


  2.大多数档案馆在21世纪之后开始接收电子文件

26家已经接收电子文件的档案馆中,只有3家从上个世纪开始接收电子文件,它们是河南(1984年)、新疆建设兵团(1995年)、北京(1999年)。其余23家启动接收电子文件的时间都在2002年之后,各年份开展接收电子文件进馆工作的档案馆数量如图1所示。从图中可以看出,在2002-2006年前后,一大批地方档案馆开始收集电子文件进馆,这与我国信息化发展的脚步基本吻合。

 

 

1  接收电子文件的档案馆数量


       3
.常规性接收电子文件工作正在成为常态

综合档案馆接收电子文件的机制有偶然性和常规性两种。所谓偶然性接收,就是在一些非常规因素的刺激下,产生电子文件移交进馆的需要,比如:重要活动或项目、机构撤销、开展移交试点等,进馆工作因而比较随机,没有持续性;而所谓常规性接收,则是指各立档单位按照电子文件移交进馆的制度要求,有规律地、持续地向档案馆移交电子文件。截至20106月,21家综合档案馆开展了常规性接收电子文件工作,占所有调查对象的45.7%,占所有已经接收电子文件单位的80.8%


    
(二)移交数量、范围和方式


      
各地进馆电子文件管理数量、格式、类型存在较大差异,从总体上看,移交进馆的电子文件以文本或图像形式的行政文书为主。在移交方式上,以载体移交为主。


       1
.进馆文件数量差别明显

  针对接收电子文件的数量,问卷设计者给出了两种指标,一为数据容量,另一为文件份数。无论哪种指标,调查结果都显示各档案馆进馆文件数量相差明显。就文件份数而言,少则151件,多则711万多件,大多档案馆的文件份数在几千到几万份之间;就数据容量而言,少则1GB,多则2000GB多不等,大多档案馆数据容量在几十到几百GB。此结果也和各馆文件格式、类型的差异相呼应。


        2
.进馆电子文件以行政文书为主

除了1家没有作答之外,其余所有档案馆都接收行政文书类电子文件,9家(33.3%)表示还接收业务职能类电子文件。可见,综合档案馆馆藏结构问题在电子时代并未得到解决。


       3.
进馆文件格式多样,各地差别较大

  从文件信息的表现形式来看,进馆电子文件类型包括文本、图像、图形、数据、音频、视频等7种形式。覆盖了至少22种文件格式,它们是DOC, TXT, WPS, CZ, RTF, PBD, PDF, CEB, XML, HTML, XLS, DBF, MBD, JPEG, TIFF, BMP, DWG, MPEG, AVI, WAV, MP3, DAT等,其范围远大于《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)规定的通用格式。


       
具体到每一个档案馆,则其文件类型和格式数量的差异性较大,其收集的文件信息类型从1种到6种不等,文件格式从2种到16种不等。其中,文本和图像文件的用户数最多,分别为2388.5%)和2076.9%),接下的分别是数据文件(用户数为18,占69.2%)、视频文件(用户数为8,占30.8%),音频文件(用户数为7,占26.9%)和图形文件(用户数为5,占19.2%)。在文本文件中,最常见的进馆格式依次是DOC, PDFXML,分别有2076.9%)、1453.8%)和1142.3%)家档案馆拥有此种格式,最不常见的则是PBDSZ,只有1位用户。而其他信息形式不同格式的用户数较为接近。


      4
.脱机移交是主要的移交方式

 在已经接收电子文件的档案馆中,17家(65.4%)使用载体脱机移交电子文件,另9家(34.6%)则同时使用载体和网络移交的方式。


      5
.进馆电子文件的价值缺乏控制 
      
根据调查,有12家档案馆接收的电子文件经过了鉴定并划分了保管期限,不及电子文件进馆单位的一半;10家(38.5%)档案馆只鉴定了部分电子文件;另外4家(15.4%)档案馆明确表示其接收的电子文件未经鉴定和划分保管期限,其中就有1家电子文件数据量是所有被调查对象中最大的、格式类型最多的。这说明一些电子文件在其基础工作没有完成的情况下便仓促进馆,将导致日后档案馆工作量的增加。

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