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 6. 双套制文件同时进馆现象普遍

在接收电子文件移交进馆的同时接收对应的纸质文件的有19家(73.1%);不同时接收纸质文件的有6家(23.1%);另有1家未作答。


   7. 大多档案馆元数据移交尚欠完整

除了1家未作答之外,4家(15.4%,江西、上海、安徽、宁波)表示按照电子文件管理的要求接收了元数据,16家(61.5%)基本比照纸质档案著录项目接收少量元数据,另外6家(23.1%)省级档案馆表示其没有接收元数据。尽管课题组对这个结果表示怀疑,因为只要有移交文件清单(目录),就有最基本的元数据和文件一起移交,但是这样的结果至少反映了两个方面的事实:第一,进馆电子文件的元数据的完整性不高,第二,有些单位尚欠却对元数据的基本认识。


    三、进馆后电子文件的管理和利用的基本情况


    进馆后的电子文件需要存入一定的系统中才能得以管理。课题组将以正确和可被独立理解的方式长期保存电子文件的系统称为“电子文件长期保存系统”,国际社会也称之为“文件保存系统”、“可信数字仓储”,我国亦称之为“数字档案馆系统”。[1]


   (一)电子文件长期保存系统的建设


    26家接收电子文件的档案馆中,约一半(14家)声称单独开发了面向原生性电子文件的管理系统,大多系统的建设都处在探索阶段,具备了某些电子文件长期保存的功能。其余档案馆沿用传统档案馆管理系统来管理电子文件。


    1.接收电子文件的档案馆中约一半开发了专门的电子文件长期保存系统

14家档案馆(51.9%)为接收进馆的原生性电子文件开发了专门的管理系统。但是,其系统名称各不相同,如“电子文件档案资源管理中心”、“电子文件中心管理系统”、“电子政务档案信息管理系统、“文档一体化管理系统”、“电子文件归档与接收平台”、“网上档案馆”、“数字档案馆”等,这也从一定程度上反映了对于系统功能认识的混乱。其产品来自9个软件商,市场占有率最高(21.4%)的厂商拥有3个用户。


    2.在建系统的标准化水平不高

14家单独为电子文件开发系统的档案馆中,有7家(50%)自称其系统是基于OAIS模型的,同时也有5家(35.7%)则认为其系统没有基于OAIS模型。另外2家没有作答。有趣的是,有1家自称其系统基于OAIS模型和另外1家自认为其系统没有基于OAIS模型的档案馆使用的是同一个软件商的产品。由此可见OAIS模型的认知度不高,大家对于如何应用这个模型也存在不同的认识。


    3.在建系统中接收和检索利用功能最为普及

那些单独为电子文件长期保存开发的系统,其主要功能依次为接收、检索利用、数据管理、存储与备份、鉴定、长久保存、安全保密、审计、封装、格式转换等。可以看出,在电子文件进馆的起步阶段,档案馆普遍更为关注电子文件的接收和利用,这是最能体现电子文件进馆成效的两大功能,而长期保管过程中维护功能则有所不及。


   (三)电子文件进馆之后的维护和利用


    我国档案馆尚未形成有序的电子文件长期保护机制,信息服务能力也有待改进。


   1.格式转换是最普遍的维护措施

在接收电子文件的档案馆中,17家(65.4%)将电子文件转换为通用格式或适于长期保存的格式,14家(53.8%)定期对不同数字介质、格式等内容进行可读性检查,13家(50%)对保存电子文件的介质进行更新,7家(26.9%)保存主要电子文件读取所需的软硬件系统。介质更新、可读性检查都属于极为常规性的工作内容,理应为每一个拥有电子文件的档案馆所采用,但是只有约9家(34.6%)同时开展这两项工作,而全部采取了上述4种措施的只有一家。


    2.信息维护能力遭遇挑战

已经接收电子文件的档案馆中,分别有14家(53.8%)、1246.2%)曾遭遇过文件信息不完整、文件不可读的现象,6家(23.1%)曾经查找不到文件,5家(19.2%)曾遭遇文件内容不可信的现象,2家(7.7%)的文件发生过丢失,没有一个档案馆面临非授权访问的情况。有4家没有回答这个问题,课题组将之理解为没有遭遇过上述问题或者答题者没有了解到足够的信息来作答。调查结果如图2所示。



2 档案馆遇到的电子文件管理难题

         
    2007年课题组针对国内29个省、市级综合档案馆的调查结果相比,遇到文件不可读情况的档案馆比例增加,2007年,仅14.3%的已经拥有电子文件的综合档案馆遇到过文件不可读的现象,3年的时间,遇到同样问题的档案馆增加了两倍多。[2]


    3.具备一定的信息利用服务能力

当遇到合法的电子文件查询利用要求时,共有20家(76.9%)认为其能及时提供利用,其中,只有9家(34.6%)直接提供电子文件利用服务,其余11家(42.3%)则只能提供电子文件打印件;6家(23.1%)承认不能及时提供利用,其中5家为省级档案馆。当然这个结果只是档案馆自己的评价,仅具有参考作用,不同档案馆评价尺度并不一致。比如承认自己的工作中遇到过“文件查找不到”的情况的6个档案馆,全部认为自己能够及时提供利用。


    四、电子文件移交进馆和管理的规范化情况


    调查显示,各地电子文件移交进馆和管理的规范化水平普遍不高。


    1.移交规范化还应强化

20个档案馆(76.9%)制定了电子文件移交进馆的规范,对移交的范围、方式、时间、文件格式、存储载体等方面予以规定。其中,只有北京、天津、上海、安徽这4家(15.4%)出台了专门的电子文件移交进馆的规范,其他地方则都采用了综合性的规范,比如在国家标准《电子文件归档与管理办法》(GB/T18894-2002)的基础上制定的地方性《电子文件归档与管理暂行规定》或类似规范,此类规范因为涉及面广,对移交工作的规定较为笼统、简单。这也就意味着,即使是已经开展常规性电子文件移交工作的21家档案馆,也并非全都制定了专门的移交规范。

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