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2.文件元数据标准有待进一步实施

在元数据标准方面,我国在2009年底颁布的行业标准《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009),此外有7家档案馆专门制定地方规范,它们是天津、上海、江西、广州、青岛、宁波、杭州。然而按照相关标准规范接收元数据进馆的只有4家,这说明有些地方档案馆还没有按照元数据标准执行。这和标准颁布年限较短以及档案馆内部系统尚未做好准备有较大关系。


    五、其他管理措施和未来工作规划
        
   (一)面向立档单位电子文件管理工作的指导监督


    调查结果显示,各档案馆(局)内部承担立档单位电子文件管理工作的指导监督职责的具体部门各不相同,主要有三种类型:第一,电子文件中心,如重庆、安徽和山东等,第二,业务指导处或监督指导处,如福建、河南、西藏、青海等,第三,信息化处、科技教育处或类似处室,这种情况占大多数,处室名称也较为多样,如电子档案信息部、电子文档管理部、电子文件处等。


     由于2010年国家层面建立了电子文件管理部际联系会议制度,电子文件管理面临多部门协调的状态,有4个地方档案馆(局)不认为自己具有本地区电子文件管理指导监督职能,这个现象也值得思考。


     (二)未来工作判断和规划


   1.接收电子文件进馆的档案馆将持续增加

4家没有开展电子文件接收的档案馆明确指出未来5年,将有电子文件进馆,且进馆的数量较多,估计在5-20万件左右。


    2.对于电子文件大规模进馆压力表示出审慎乐观

面对即将到来的电子文件大规模进馆压力,有37家(80.4%)档案馆表示能够较好地承担起职责。同时,有6家(13%)档案馆则坦承不一定能承担起职责,另外,还有3家单位没有作答,我们将这种不作答也视作对未来工作职责有所忧思的体现。可以说总体上我国地方档案馆对电子文件进馆和长期保管的表现出“二分担心,八分乐观”的态度。


   3.各档案馆普遍认为电子文件管理的应对措施是多维的

调查表明,各地档案馆普遍认为,为提升未来档案馆应对电子文件管理的能力,应当从基础设施建设、系统建设、组织建设、理念更新、人才培养、规范建设等多个方面入手。支持相关措施的档案馆数量如图3所示。相对来讲,除了“建立社会电子文件管理支持体系”这条措施响应者较少外(22家,不足50%),其余措施均得到了约70%以上的支持率。尤其是规范制定和信息技术设施建设,支持率在90%左右。



3 档案馆管理电子文件的主要措施


   4.当下的准备工作以信息基础设施建设和规范建设为主

各地当下开展的工作与其对电子文件管理应对措施的认识较为匹配,正在开展信息基础设施建设和制定相关规范的档案馆最多,分别占89.1%73.9%47.8%的档案馆成立了专门的机构或队伍,50%的档案馆开展了人员培训工作。


     六、一些结论


     一次调查不足以揭示所有的情况,部分调查数据有前后冲突的现象,部分答题者对于“元数据”、“原生性电子文件”等一些最基本的概念理解有误,也有答题者误以为移交机读目录就是移交电子文件。尽管课题组反复检查确认,可能还会存在一些数据误差。然而本次调查的结果还是给我们带来了很多思考。


   (一)立档单位电子文件归档工作不完善是电子文件移交进馆的基本障碍


     数家档案馆指出立档单位业务系统种类多样,电子文件管理系统功能存在缺陷,档案管理软件互操作性差,各单位档案工作人员专业知识缺乏,导致立档单位电子文件归档状况不佳,收集难、管理水平低下较为普遍,这些缺失将直接影响电子文件进馆工作。有档案馆甚至发出“心有余力不足”的感叹。为解决这个问题,杭州、深圳市档案馆计划开发全市统一的电子文件管理系统。个别档案馆甚至希望国家推广统一的电子文件管理系统,反映出单个档案馆对于立档单位电子文件归档质量普遍不高的无奈,以及改变现状的良好希望。


  (二)电子文件进馆管理领域的关键问题亟待自顶向下的推动


       尽管其阐述角度、侧重点有别,但是几乎所有对我国电子文件进馆和管理工作提出建议的被调查对象,都指出档案馆电子文件管理工作需要自顶向下的推动。具体建议包括:(1)全面解决电子文件真实性问题,确立电子文件法律证据作用,减轻双套制的压力,甚至有单位提出全国建立统一CA来认证电子文件的真实性,这反映出各档案馆在方案途径上的急迫需求和现实困惑。(2)颁布关于电子文件长期保存格式、元数据、载体维护等方面的标准规范,以有效规避电子文件不可读、不可理解的风险。(3)从法规规范层面明确规定电子文件进馆范围、期限,协调进馆文件的利用权限问题,上海市档案馆指出很多电子文件尚未到依法移交进馆的期限,现行文件和进馆档案提供利用的主体、权限、程序和问题存在不协调现象,应尽快研究,予以统一规定。(4)寻求多媒体文件、非结构化文件归档和移交管理的路径。(5)加强培训,培养合格的电子文件管理人才,以缓解电子文件专业人才严重不足的压力。(6)树立电子文件管理的典范,积累经验后全面推广。

 

注释与参考文献:
[1] 刘越男.提升电子文件管理系统质量的路径分析[J].档案学研究,20105):82-86.

[2] 张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯,20086):15-19.



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声明:未经作者许可,请勿转载,发表于《档案学通讯》2011年第4期,若引用,请注明出处

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