品牌活动
前沿报告
您当前位置: > 首页 > 品牌活动

2010年我国电子文件管理理论研究综述
张宁
(中国人民大学信息资源管理学院   北京 100872)

内容摘要:电子文件管理是目前档案学研究的一个重要领域。为了更好地了解我国电子文件管理理论研究的最新进展,把脉电子文件管理理论研究发展趋势,进一步明确今后的研究方向,本文对2010年我国电子文件管理理论研究的发展情况进行了全面系统的调查和研究,从电子文件基础理论研究、电子文件法律规范和标准研究、电子文件业务管理研究、电子文件管理技术研究、管理机构研究、对国外电子文件研究状况的相关研究以及其他相关主题研究七个方面,初步归纳总结出2010年我国电子文件管理理论研究领域的重要成果和进展,以期为后续研究提供参考。
关键词:电子文件管理理论,2010,综述,我国

Review of Chinese Research on Electronic Records Management Theory in 2010
Zhang Ning
(School of Information Resource Management of Renmin University of China   Beijing 100872)

Abstract: Electronic records management is an important research field in archives science. This thesis aims to have a comprehensive and systematic study of electronic records management theory in China, based on the materials we collected and the materials published, including seven main topics: basic theory, Legal norms and standards, business management, technologies, administrational organizations, study overseas and other related areas. It preliminary sums up the important achievements and progress of electronic records management research in China in 2010 , so as to provide a reference for future research.
Keywords: electronic records management theory, 2010, review, China

  随着电子文件的大量产生,电子文件逐渐取代纸质文件成为主要的社会记录形式,电子文件管理工作也成为档案管理工作的重要组成部分。我国对电子文件管理的研究已经走过了十多年的历程,日益成熟,并呈现出中国特色。为了更好地了解我国电子文件管理理论研究的最新进展,把脉电子文件管理理论研究发展趋势,进一步明确今后的研究方向,本文对2010年我国电子文件管理理论研究的发展情况进行了全面系统的调查和研究,初步归纳总结出2010年我国电子文件管理理论研究领域的重要成果和进展,以期为后续研究提供参考。

1 文献综述
   为了解2010年我国电子文件管理理论研究进展,本文以“电子文件”为关键词,以获得学位时间为“2010年”为时间限制,分别在优秀硕士毕业论文库和博士论文库中进行检索,获得硕士论文10篇,博士论文0篇。以“电子文件”为关键词,“2010年”为时间限制,在中国期刊全文数据库中进行了精确检索,共获得912条结果,剔除新闻、征稿启事以及文章内容与电子文件完全无关的结果后,共获得有效数据563条。此外,通过对相关数据的检索获得外文期刊论文1篇,图书著作1本,会议文献8篇,项目文献1篇及系统案例10篇。

  通过对2010年度电子文件管理研究情况的梳理和总结,我们将电子文件管理理论的研究成果按照主题分成七大类,分别是电子文件基础理论研究、电子文件法律规范和标准研究、电子文件业务管理研究、电子文件管理技术研究、管理机构研究、对国外电子文件研究状况的相关研究以及其他相关主题研究。


图1  2010年电子文件管理理论研究文献汇总

  以上七个主题的具体研究内容包括:电子文件基础理论研究部分主要讨论了电子文件的定义、特点以及相关的管理原则和管理理念;电子文件法律规范和标准研究部分主要介绍了本年度电子文件法规建设和标准建设方面的新成果和新思路;在电子文件业务管理部分,主要介绍了电子文件管理流程、安全管理方面的研究,并且对专门领域内的档案管理工作进行了简要介绍;在管理技术方面,针对研究的重点与热点,主要围绕电子文件管理系统、安全保障技术、元数据和数据库技术进行说明,介绍电子文件管理技术的最新进展情况;管理机构研究部分,主要介绍了电子文件中心和数字档案馆的有关研究情况;对国外电子文件研究状况的相关研究主要集中于基础理论、法规标准建设和管理模式、策略与管理实践三个方面;最后对电子文件管理的相关主题——档案信息化建设的有关内容进行了介绍。

2 2010年度电子文件管理理论研究的重要进展及成果归纳
  通过对本年度电子文件管理理论研究文献的考察,我国电子文件管理理论研究取得了明显的进步,其重要进展及成果归纳如下:

2.1电子文件基础理论研究更加深入透彻
  电子文件基础理论研究是整个电子文件管理研究领域的基石。通过对2010年度电子文件基础理论有关论文的研究,可以发现,尽管2010年度我国学者对电子文件概念与特征的研究并不多,且以对传统观点的引用和分析为主,但已有部分学者开始在已有一些获得共识的成果基础之上进行更加深入透彻的思考,形成了具有一定原创性的理论观点,这些观点对于进一步扩大电子文件管理研究的视野,拓展新的思路具有重要的意义。这一研究方向上的代表性成果有:张正强、程妍妍的《论电子文件管理的基础——对电子文件概念的科学定义》,何嘉荪、史习人、章燕华的《后保管时代档案学基础理论研究——简评文件构成要素论》,王岚的《文件还是档案?———为records正名》,何嘉荪的《后保管时代档案学基础理论研究之二——从电子文件是否具有物质属性谈起》等。

2.2电子文件管理研究角度日趋多元化
  尽管我国有关电子文件风险管理的研究刚刚起步,并且研究成果主要来源于中国人民大学国家社科基金项目重点课题《电子政务系统中文件管理风险防范与对策研究》,但在2010年该主题的研究不断深入,取得了一系列成果,最主要的便是电子文件风险管理框架的提出。这一研究方向上的代表性成果有:张宁的《电子文件风险管理:识别与应对》和《思维的“逆行”——电子文件风险管理解析》,瞿楠香的《档案风险管理机制研究》等。代表性观点是:引入电子文件风险管理是信息时代电子文件管理的迫切要求,构建电子文件风险管理框架,有利于从方向的角度梳理、弄清现实电子文件管理中出现的诸多问题以及由此可能产生的风险,从而有助于机构有的放矢地采取积极有效的应对措施。电子文件风险管理的研究不再局限于具体微观层面的研究,而是从一种更加广阔宏观的的视角出发,力图为电子文件的风险管理提出一种更加具有普遍意义的管理理念和管理模式。

2.3电子文件制度法规、标准研究热度不减
  有关电子文件制度法规、标准的研究一直以来都是档案界研究的热点问题。通过《电子签名法》、《合同法》等法律规定,电子文件的法律地位在一定程度上得到了明确的认可。但目前仍有许多因素会对电子文件的法律地位产生影响,如知识产权、数据失真、信息安全、保密与隐私权。而判断电子文件是否具有法律效力,关键是要看它是否具有提供法律证据的能力。针对电子文件法律地位问题,有的学者提出应该加强电子文件的立法工作,建立电子文件相关法律。也有的学者针对电子文件时代的实际,为《档案法》的修改提供了思路和建议。这一研究方向上的代表性成果有:刘军的《关于在档案法中增加电子文件立法的思考》,蒋卫荣的《<档案法>第二轮修改的重点问题》。这些研究成果表明,随着电子文件应用及影响力的日益扩大,将电子文件纳入到相关的法律法规的具体条款中,明确其法律地位和法律效力,无疑是未来电子文件管理必须要做的一项工作。

  标准体系的建设在电子文件管理活动中具有重要意义,因此标准体系的构建在电子文件管理研究中也是一大热点。我国学者从分析当前标准体系现状与不足的基础之上,提出电子文件标准体系的架构与内容。这一研究方向上的代表性成果有:钱毅的《电子文件管理标准体系的基本框架和建设构想》和李泽锋的《电子文件管理标准体系参考模型构建与实施》。如钱毅在分析的基础之上,提出从流程、生命周期、技术和资源四个视角进行基本框架的设计,指出该框架体系应当包含管理、资源和技术三层视图。此外,安小米在分析国外电子文件管理相关标准的存在形式、主题内容以及电子文件管理相关标准建设的机制与模式等基础之上,提出我国学习、借鉴国外有益经验的形式,使标准的适用范围向知识管理和信息管理方向延伸,形成多元化的标准制定模式。

2.4电子文件业务管理依旧是电子文件业务管理研究的一个重要方面
  该方面的研究涉及电子文件管理业务流程的各个环节,其中电子文件的归档和保管是本年研究的热点,而电子文件的提供利用等方面则相对研究较少。浙江省《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的出台引发了档案工作者和档案学领域学者的广泛探讨。王原和林伟宏对档案登记备份的策略选择、数据接收原则和方案,以及登记备份平台的构建做了详细分析和阐述,对正确有效开展电子文件登记备份工作有较大的指导作用。在电子文件的鉴定方面,张衔认为要对文件内容和文件依赖的技术状况进行鉴定,且后者更为重要。不同于其他人的二次鉴定法,他提出对电子文件要进行四次鉴定。四次鉴定方法虽然加重了档案工作者的负担,但能更好地保障电子文件的真实、完整、可靠性以及电子文件的价值。

2.5电子文件安全保障体系的研究更加成熟
  电子文件的真实可靠需要通过安全管理来保障。建立电子文件安全保障体系,从实体和信息两方面保障电子文件的安全,仍是众多学者的研究重点。学者认为电子文件安全保障体系应以来源原则和文件生命周期理论为基础,从制度、技术、物质和相关标准法规等各个方面加强建设。有的学者详述了档案信息安全保障方面所遇到的实际问题,以建立档案信息管理安全、业务安全、技术安全和环境安全相结合的、统一完整的安全保障平台。有的学者从电子文件的安全保障技术角度指出保障技术存在的缺陷并提出相关对策和建议。这一研究方向上的代表性成果有:许桂清和李映天的《档案信息安全保障体系的建设与思考》、姜志伟的《谈数字签名技术在电子文件真实性保障中的应用》、王萍、陈思和李俊蓉的《实施数字签名技术的文件、档案安全性》等。

2.6电子文件管理系统的研究更加注重实际
  电子文件管理系统是电子文件管理活动得以实现的平台和承载体。刘越男明确地提出了“基于系统的电子文件管理方法体系”,认为电子文件管理主要涉及三类系统:业务系统即电子文件形成系统、电子文件管理系统和数字文件保存系统。刘家真和滕跃以我国已有的成功管理实例为基础,提出以业务信息生命周期管理为原则,以IT技术为手段,重构电子办公系统与电子文件管理系统为业务信息集成管理系统,打造机构内业务信息共享平台的设想。这一设想对于电子办公环境下的业务信息集成管理具有较强的指导性,是电子文件管理系统的扩展和延伸。电子文件管理系统方面的研究除对构建系统的技术理论进行探讨外,本年度还出现了大量项目和实例的分析,如玉门油田的电子文件系统和四川省电力公司公务电子邮件归档系统等,这些系统都已经能够较好地实现对电子文件的管理和控制。

2.7电子文件元数据研究理论与实践并行
  随着我国关于电子文件元数据的第一个国家标准——《文书电子文件元数据方案》的出台,电子文件元数据的研究日益成熟,并逐步由纯理论研究转变成能够用于指导实践的各种相关标准。在此过程中,理论研究的推动作用依然是必不可少的。学者们对于电子文件元数据的研究更加细致,包括元数据的描述、方案设计以及应用等各方面。张正强通过多篇论文对电子文件的描述问题做了详细阐述和分析。在元数据作用方面,大部分学者认为元数据在保障电子文件的真实性方面具有重要作用,但是丁宇在阐述元数据的定义与作用的基础上,结合现实中的例子,从认识和实践两个方面考察后,得出档案元数据的作用不体现在保证电子文件原始性上,这一结论对于增加理论研究的完善性具有一定的促进作用。 

2.8电子文件中心和数字档案馆的认知更加明晰
  对于电子文件中心和数字档案馆的研究不再一味单纯强调其必要性,而是更加注重建设的实际意义和价值,如更加重视电子文件中心的建立是否有必要。在数字档案馆建设方面,国家档案局颁布了《数字档案馆建设指南》,更加强调数字档案馆建设要与实际情况相结合,浙江省、山东省、青岛市、绍兴市等省市都陆续进行了建设试点。在电子文件中心建设方面,黄玉明在《电子文件中心的定位与核心取向》中强调了电子文件中心定位是什么,核心价值与目标是什么等。只有在明确这些基本问题的前提下,才可能避免盲目建设,建立起符合未来发展的电子文件中心。在理论研究成果的指导下,电子文件中心的建设也步入正轨。但从总体看,我国在电子文件中心和数字档案馆的建设定位和模式上的研究尚未达成共识,更加科学、更加符合中国特色的建设模式还有待理论与实践的共同探索。

2.9国外理论研究更加理性、系统
  在研究国外电子文件理论时,打破了过去对国外理论一味肯定的做法,更具有批判性和客观性,这是我国学者进行国外研究的一大突破与进步。吴品才对电子文件运动理论的理论假设进行了探讨分析。作者指出了国外学者在研究电子文件运动理论时,是以文件生命周期理论为参照的,把所有不同于传统文件运动的现象,统称为电子文件运动异常。然而这种假设是否成立,是否科学,需要理性对待。这种研究态度是难能可贵的,也是我国电子文件管理理论能够取得重大突破的前提。

  对国外电子文件标准的研究更加全面、深入,获得了更大的借鉴价值。安小米的《电子文件管理标准建设的国际经验及借鉴研究》一文,采用典型案例研究法对国外电子文件相关标准建设进行了全面深入的调查研究。选取的调查对象代表了国际电子文件标准建设的先进水平,并具有区域代表性,打破了过去常常针对于某一国家,如美国、德国、澳大利亚等标准的介绍。从标准的存在类型、主题内容、建设机制和模式三个方面,对各国标准进行了比较研究,打破了过去仅仅介绍标准内容的局限,深入分析了国际标准建设研究的发展趋势,并指明其标准建设经验对我国的启示意义,这对我国未来的标准建设与标准研究都具有非常重要的价值。

3 结语
  从整体看,2010年度电子文件管理的理论研究仍在继续前行,研究的深度、广度都有不同程度的拓展,研究视角更加多元,尤其是在电子文件管理实践的推动下,电子文件管理理论研究成果正在逐步地向实践转化,这一点是非常可喜的。2010年国家成立了电子文件管理部际联席会议,电子文件管理将逐步纳入国家公共管理、国家信息化建设以及电子政务之中,与其保持同步发展,这无疑将成为推动未来电子文件管理研究发展的强劲动力。继承与批判、学习与创新、吸纳与反思这些多元化的思维方式都将为电子文件管理研究注入新的活力。我们有理由相信,我国电子文件管理研究必将更加成熟、完善。

注:本文系中国人民大学科学研究基金(中央高校基本科研业务费专项资金资助)项目“电子文件管理发展与前沿年度报告”(项目批准号:10XNI019)的阶段性成果。

报告来源:《档案学研究》2011年第3期,P4-7

学校地址:北京市海淀区中关村大街59号  邮政编码:100872  |  联系我们
Copyright © 2011 电子文件管理研究中心 All rights reserved.京ICP备11002283号-10