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2011年我国省级档案网站综合测评与分析
张 宁
(中国人民大学信息资源管理学院 北京100872)

摘要:档案网站是档案信息化建设的关键一环,是档案信息资源共享平台建设的主要依托。本文以我国省级城市档案网站为测评对象,全面测试、考察和评价了测评对象在资源建设、业务建设和网站功能等方面的建设情况。通过比较分析,反映出我国省级档案网站的建设现状,并以此为基础,提出我国省级档案网站建设的对策建议。
关键词:档案网站、测评、省级、2011 年

Comprehensive Evaluation and Analysis of Provincial Archival Websites in China in 2011
Zhang Ning
(School of Information Resource Management of Renmin University of China,Beijing 100872)

Abstract:Archival website is a key part of archival informationization and acts as the main medium of archival information sharing platform. In this paper, thirty three provincial archival websites are comprehensively evaluated from three aspects: resource construction, business operation and website functions. Through the comparative analysis, it shows that the construction status of provincial archival websites, and on this basis, proposes some constructive suggestions.
Key words:Archival websites; Evaluation; Provincial; 2011

  档案网站是档案机构服务社会,开发利用档案信息资源,扩大档案工作影响力,提升信息化水平的重要载体。近年来随着我国档案信息化建设步伐的加快,档案网站的开发与建设亦呈现出快速发展的趋势。各级档案部门都对档案网站建设给予了高度的重视,投入了大量的人物财资源,为各级档案网站的开发建设提供了有力的保障。
  2007 年中国人民大学“档案网站调查与测评项目组”对我国省级档案网站进行了首次测评,时隔四年,项目组再次对省级网站进行了全面系统的考察、测评与分析,并与第一次测评进行了比较,结果表明我国省级档案网站整体发展较快,网站在基本功能设置、档案信息资源的组织与展示、业务功能扩展、网站性能提升与外观设计等方面都有了较为明显的进步与提升。下文将根据本次测评结果对我国省级档案网档案信息化站建设现状做以归纳分析,以期为我国档案网站建设提供可资借鉴的依据。

1我国省级档案网站测评结果概要
  本期研究选择了我国同一级别的省级档案网站作为测评对象,即省、自治区、直辖市、特别行政区档案网站,共 33 个,未包括台湾省。其中河北省档案网站在测评阶段未能打开,出于测评的公平性,未将该省列入此次测评范围内。

1.1 综合测评结果
  与一起测评结果比较,前10名的网站变化还是比较大的。其中,天津、辽宁、江苏、江西、安徽、湖北档案网站的测评结果排名进步显著。第一名与第十名网站之间存在 15.95 的分差,表明目前我国省级档案网站建设水平存在着较大的差异。从地区分布来看,华北、华东、东北三个地区档案网站平均得分相对较高,而华中、华南、西南以及西北地区的档案网站平均得分相对较低,这表明我国档案网站建设的地区差异仍然比较明显,网站建设水平与地区经济和信息化发展程度有一定的关系。

1.2 一级指标测评结果
  除综合排名,项目组根据测评指标体系中的三个一级指标分别进行了专项排名,结果如表2。

1.2.1资源服务指标
  档案网站信息资源的开发、组织与提供利用服务,是档案网站建设中最为基础的工作。从类型上来看,档案网站信息资源主要包括了档案、现行文件、地方信息、多媒体资源、学术资源等。资源利用服务则主要包括档案的查检、档案网上预约、网上展览等方面。本次测评中,除了河北档案网站在测评期间无法访问外,项目组从档案资源介绍、档案查询、现行文件服务、网上展览、网上预约、地方信息、网上课堂、多媒体档案资源、学术资源九个方面,对全国32 个省级档案网站的资源建设状况做了系统的测评。从此次测评结果来看,资源服务指标共计总分 64 分,各网站平均得分为 33.97,得分率为 53.08%。综合我国档案网站资源建设与服务开展的情况来看,我国各省档案网站在资源建设方面整体水平不高且存在较大差异。主要问题集中在资源量不足、资源形式单一、资源服务滞后等方面,在很大程度上影响了我国档案馆在网络环境下开展档案业务,为公众提供服务工作的效果。

1.2.2业务建设指标
  主要是以档案局(馆)网上办公,以及除了资源服务之外的其他业务的建设情况为中心,来考察档案网站的建设情况。档案网站的业务建设指标主要包括了以下几个方面:机构简介、业务动态、政策法规标准、网上办公以及档案征集。其中机构简介、业务动态、政策法规标准主要反映的是档案机构的基本业务情况、工作制度等档案业务机构自身的情况,网上办公则主要考察的是档案局电子化行政业务的建设情况,档案征集主要考察的是档案馆、档案局通过网络向社会发出征集档案的需求信息的情况。业务建设指标共计分值为 12 分。32 个网站平均得分为 7.52,平均得分率为 62.67%。从业务建设指标统计结果看出,我国省级档案网站在此方面的建设存在的有问题:信息传递表达形式单一、业务功能薄弱,没有充分体现出网站作为对外办公平台的作用与价值。


表1 2011 年我国省级档案网站综合排名(前 10 名)


表 2 一级指标测评结果


表 3 我国省级档案网站资源服务指标得分排名(前 10 名)

1.2.3 网站设计指标
  为了对档案网站的设计质量及其在功能的完备性和有效性方面做出评价,测评体系设置了网站设计指标,共计分值为 24 分,主要对档案网站的网上交互性、可访问性、外观设计、影响力、网站安全和网站规范性做出测评,并适当考虑了权利保护问题。从测评数据来看,我国省级档案网站在该指标的测评中平均得分为 16.09 分,平均得分率较高,相互之间差异不是很大。但是从其下各项二级指标的得分状况看,却存在着一定的不平衡性。存在着网站交互性不强、网站规范性不高、外观设计不理想等方面的问题。

1.3 二级指标测评结果
1.3.1 资源服务指标
  此次测评数据显示,被测省级档案网站在“资源服务”指标的各二级指标上得分并不理想。特别是一些资源服务性的指标,如“档案查询”、“现行文件服务”、“网上展览”、“网上预约”、“网上课堂”“、多媒体档案资源”,甚至未达到评分项目满分的一半。透过数据可以看出,资源服务指标中得分率最高的为档案资源介绍,得分率为 73.59%,几乎每个被测网站均会将该馆藏档案的概况和分类罗列体现在网站上,向用户介绍该馆馆藏;得分率最低的为网上课堂指标,得分率仅为 27.15%。我国省级档案网站“资源服务”的各二级指标的得分情况如下表6:

1.3.2 业务建设指标
  从各个二级指标的得分来看,被测省级档案网站在“业务建设”方面取得了不错的成绩。其中“机构简介”“、业务动态”“、政策法规标准”3 个指标的平均得分率均处于 60%以上,但“网上办公”得分率较低,仅为 42%,主要表现为部分网站涉及业务培训职能,但其他办公业务,如统计、科研申报、达标升级等行政活动涉及较少,可见目前所设置的网上办公,职能简单,提升空间很大。我国省级档案网站“业务建设”的各二级指标得分情况如下表 7:

1.3.3 网站设计指标
  从“网站设计”各二级指标的平均得分来看,可访问性、外观设计、网站安全、网站规范性的得分较高,平均得分率均超过60%。网上交互、影响力、权利保护的得分则相对较低,分别为 55%和 45%。被测省级档案网站在网站设计指标中的平均得分为16.07 分(总分 24 分),得分率为67.38%,虽然基本上符合了网站建设的标准,但同时也体现出很大的提升空间。例如在网站设计方面将美观性与实用性有效地加以结合,增强其美观性的同时,充分实现网上交互功能,并注重权利保护和隐私保护。通过不断地完善网站的功能,进一步提高网站的影响力。我国省级档案网站“网站设计”的各二级指标得分情况如下表 8:


表 4 我国省级档案网站业务建设指标得分排名(前 10 名)


表 5 省级档案网站网站设计指标得分


表6 我国省级档案网站资源服务各二级指标得分

2两期测评结果比较
  项目组将两次省级档案网站的测评进行了综合地比较分析,通过比较发现,除少数几个指标外,绝大多数指标得分率都有较大程度的提高,有的指标如网上预约、网上课堂更是有了极明显的提高。这意味着近几年来我国省级档案网站的建设还是取得了一定的成绩。


表7 我国省级档案网站业务建设各二级指标得分


表8 我国省级档案网站网站建设各二级指标得分


表9 资源服务类指标两期得分率比较


表10 业务建设类指标两期得分率比较


表11 网站设计类指标两期得分率比较

3问题与建议
3.1资源建设
  档案信息资源是档案网站的主体,丰富而又生动的资源是档案网站发挥作用的基本保障。因此,资源建设是档案网站发展的重中之重。

3.1.1 存在问题及分析
  我国省级档案网站资源建设主要存在两大问题:(1)量的不足:档案网站资源的量主要指的是网站所提供的信息资源的数量。从形式上而言,主要表现为档案全文资源不足、多媒体档案资源不足以及学术资源不足。当前各省档案馆都在积极地开展档案信息资源数字化工作,积累了相当数量的数字化档案信息资源。但由于我国档案法在开放档案的界定上很模糊,且将档案资源放到网上具有很强的不可控制性,因此各省档案馆的网上资源十分有限;(2)质的不及:档案网站资源的质指的是网站提供的信息资源的质量,即档案信息资源对于公众利用需求的满足程度和价值。当前各省级档案网站所提供的信息资源未能很好地考虑到用户的需求,大多停留在提供一些零散的、浅层次的、粗糙的信息层面,尚未触及深层次、系统的、多元化的信息提供服务。如很多档案网站仅专注于档案信息资源的简单陈列而忽视了资源的深度挖掘与组织。

3.1.2 对策及建议
  (1)制定切实可行的档案开放利用规定,尽可能地将符合条件的档案信息及现行文件信息资源放到网上提供给公众使用;(2) 增加特色档案信息资源数量,尤其是符合公众利用需求的特色档案。利用网站扩大收集征集范围,加强特色档案资源的组织、加工和提供利用工作,打造地区特色品牌;(3)扩展档案信息资源类型。在丰富文字档案内容的同时,结合照片、录音录像、多媒体档案,使档案信息资源变得“有声有色”;(4)做好用户需求分析,针对不同用户打造不同的资源利用窗口。

3.2 人性化服务
  人性化服务即是面向用户、以用户需求为中心的网站设计理念。国外网站在人性化服务方面做得比较好,如美国国家档案馆网站,充分考虑到用户的需求,在网站设计、资源建设、服务利用等方面都有较好的用户体验。而我国档案网站的人性化服务总体偏差,用户总体满意度偏低。

3.2.1存在问题及分析
  我国档案网站在人性化服务方面存在的问题主要有:(1)网站设计简陋。当前我国省级档案网站多采用庄严肃穆的色彩格调,或是页面文字过于拥挤,或是色彩过于刺眼,这样的设计让用户有不好的体验,难以吸引用户;(2)资源服务水平较低。例如网上课堂。我国省级档案网站的网上课堂多拘泥于形式,提供的资源脱离大众,用户很难真正真正地找到自己想要的东西。反观国外档案网站,一般都设有教育学习类板块,如英国国家档案馆网站的Education板块,其主要特色就是将历史与教育相结合,使档案馆馆藏的丰富历史文化宝藏得到充分的利用,让用户能够融入其中探讨历史问题、学习并且更深入地了解历史。它们在资源的铺陈排列、展现形式上都极力创新,达到很好的教育效果。再如网上展览。我国省级档案网站的网上展览多是馆藏档案的简单陈列,资源混杂、形式单调,没有可以吸引用户的特色点;(4)网站的交互性不够。单方面地提供信息、服务而忽略与用户的交互是极不可取的。我国各省级档案网站在用户交互方面较为薄弱,得分率不达 50%,网上咨询、在线论坛板块经常没有实质性的内容,没有做到用户与用户、网站与用户的很好交流沟通;(3)资源利用方式单一。一是档案的检索。各测评网站虽提供了检索,但多限于目录检索,检索范围小、检准率也较低;二是网上预约。大部分测评网站提供网上预约服务,但回复的速度、质量都差强人意。

3.2.2 对策及建议
  (1)提升网站建设理念,将档案网站定位于以用户为中心的资源服务类网站。网站设计者应充分考虑用户需求,加强以用户中心的服务意识,在资源的排布、展现形式上加以创新,提高用户满意度;(2)区分不同用户群,设立不同的网站服务模块。针对不同的用户群,如学生、科研工作者、企事业单位档案工作者,设立不同的网站模块,每个模块进去有直接与用户相关的信息资源,提高资源的专指度,让用户有更加舒适友好的体验;(3)充分利用信息技术,完善网站设计。针对目前档案网站页面过于死板无趣的现象,可以采用动态页面技术、动画制作技术,增加页面的活泼生动感。另外,对一些专题资源的展示可以采用一些特殊方式,如 3D 展示图,增强资源的特色性以及立体性,吸引用户的注意力。在检索方面,提供多途径垂直检索,提高检全率以及检准率;(4)加强网上交互,提高服务功能。档案网站应及时关注用户的反馈,及时予以回复并与之交流沟通。

3.3 网站宣传
3.3.1 存在问题及分析

  (1)网上办公:网上办公是档案事业发展的一个重要途径,是档案网站向数字化档案馆前进的重要方法。目前我国档案网站的网上办公功能主要实现了业务培训、各种相关信息的发布,而对于其他行政活动,如统计、科研申报、达标升级等并没有很好的实现。网上办公多停留在培训信息的发布上,具体的实施并没有很好地展现。除少数几个省级档案网站如天津、安徽、江苏档案信息网外,其他网站的网上办公能力还亟待提高;(2)业务动态:一个常更新、活动着的档案网站才是一个具有生命力的网站。当前我国省级档案网站信息更新速度稍有提升,但总体而言更新较慢,未能很好地展现档案事业发展动态,难以达到理想的宣传效果;(3)宣传教育。档案馆作为一个科学文化教育基地,与博物馆、图书馆的地位相当,因此应该做好宣传工作,改变社会大众对档案馆的传统认知。但是当前我国各省级档案网站忽略了宣传教育这一点,社会对档案网站的了解不够。

3.3.2 对策及建议
  (1)转变传统观念,加强宣传教育。在新的社会环境下,首先应该转变传统观念,将档案网站定位于一个面向公众的多元化信息资源中心,提供一些满足公众需求的档案信息产品,如关于地方历史典故、风土人情等方面的专题展览;(2)加强互联共享,实现网站集群。各个升级档案网站相互独立是地方特色的体现,但完全的独立性不利于全国档案事业的整体发展和档案信息资源的共享。因此,档案网站之间应该加强联系,实现档案网站集群化发展。

3.4 网站安全
  网站安全是评价一个网站的重要指标,也是网站发挥作用的基本保障,确保网站安全性是档案网站的基本要求。

3.4.1 存在问题及分析
  表面看来,此次测评中网站安全性平均得分率较高,这与本次测评的客观情况制约有关。一方面,网站的安全与否与系统内部的安全设置密切相关,包括:防火墙策略、所采用服务的补丁更新、端口开放、密码强度等,外部测试时未发现安全漏洞或未侵入系统,并不意味着系统没有安全隐患。另一方面,站点的安全性还与网站提供的功能有关,一般而言,功能种类越多、越强,也就越有可能带来安全风险,因此,功能的增加不能以牺牲安全为代价。目前,我国省级档案网站的安全性问题依然较为突出,主要表现在:(1)档案网站管理人员的安全意识不高,档案网站的安全预防管理机制、防范措施都未得到充分重视,例如,用户密码过于简单,长期不更换,未设置审核功能等;(2)安全保障技术缺乏。由于档案部门人员的专业知识限制,导致无法准确把握软件提供商所提供的系统的安全状况,无法及时发现系统的安全隐患,甚至是系统已经被侵入或数据被篡改也毫不知情。

3.4.2对策及建议
  (1)加强安全防范意识,建立预防机制。档案局馆工作人员应加强审核工作,提高安全防范意识;(2)系统管理和操作人员的密码应具备足够强度,并定期更新;(3)杜绝典型的网络安全隐患SQL 注入攻击和跨站脚本攻击;(4)加强内部系统的安全设置,关闭所有不必要使用的端口,及时更新补丁;(5),加强专业人才队伍建设,提高技术人员素质;(6)加强对新技术的了解,及时检查可能存在的新出现的安全隐患;(7)与有经验的机构开展多种形式的合作,如培训、安全测试检查等。

3.5 网站规范性
  档案网站的规范性,即档案网站对 WEB 标准的遵循程度。在测评中,网站规范性分别从浏览器兼容性和web 标准符合情况两个方面进行考察。

3.5.1存在问题及分析
  (1)个别网站在不同浏览器、尤其是最新版本的浏览器、统一浏览器的不同版本上表现形式不一致;(2)部分网页内部语法不符合W3C 推荐标准,使用了不推荐使用的标记,如字体标记等;(3) 部分档案网站对特殊插件的依赖性较强,兼容性问题突出,给档案资源在互联网中的传播利用带来了不利影响;(4)部分网站不能够在新的手持设备、平板电脑等标准化设备上正常布局和显示。

3.5.2 对策及建议
  (1)确保网站的域名规范性,网站域名与 URL 应符合档案局馆的工作性质;(2)在多个浏览器下对档案网站进行兼容性测试,调整代码并解决不兼容问题;(3)采用标准的 WEB 技术建设站点,网页的编写应采用标准的规范的 HTML标记,应尽量符合 HTML4.0 以上规范或 XHTML 规范;(4)加强技术发展与更新,例如,CSS 应采用独立的样式文件进行统一控制,CSS 应采用各个主流浏览器都支持的功能交集;(5) 尽量不使用依赖于特殊浏览器的特殊插件,如采用 HTML5 技术替代Flash;(6)应考虑特殊群体的用户特点,有特殊身体缺陷的人群也享有便捷的访问途径,如考虑颜色的识别和内容是否易于TTS 软件自动朗读等。

注:本文系中国人民大学研究品牌计划项目研究成果,项目号:10XNI035

报告来源:《档案学研究》2011年第5期P66-71


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