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新闻公告
2018第九届“中国电子文件管理论坛”【16日】
2018-12-16
在国家电子文件管理部际联席会议办公室的指导下,由中国人民大学电子文件管理研究中心主办,中国档案学会和电子文件管理推进联盟协办的第九届“中国电子文件管理论坛”,于2018年12月16日在中国科技会堂胜利闭幕,此次论坛的主题为:“从双轨到单轨——国家信息化战略背景下的电子文件管理”。本文为大家带来了今天详细的会议报告,让我们一起享受这场学术盛宴吧。
会议主持
1.
中国人民大学信息资源管理学院副院长
刘越男教授
刘越男教授
总结了论坛的整体结构,简要介绍了16号上午论坛的主要内容。论坛整体是总分总的结构。15号上午的报告对论坛主题进行了破题,并从不同的角度予以了方向性的解释;下午是政府板块和行业板块,主要聚焦于政府机关和行业主管部门;16号上午,我们主要关注企业板块,有四位报告人就企业电子文件管理情况进行介绍。最后,由钱毅教授对整个大会进行总结报告。
嘉宾发言
1.
我国企业单轨制电子文件管理进展
国家档案局经济科技档案业务指导司企业档案处处长
蔡盈芳
以尝试、破冰、扩围、再出发为主线回顾和展望了企业单轨制电子文件归档管理工作。蔡盈芳处长从日常生活中的发票报销入手,基于电子发票报销需要一系列打印件的事实,认为这种状况与信息化建设的初衷背道而驰。为解决上述问题,首先要明确单轨和双轨的概念,以及我们所谓的“单轨”是业务过程单轨还是归档单轨。我们需要认清问题的来源,目前业务领域单轨制做得相对较好,而档案领域仍然存在“两个凡是”的错误倾向,即“凡是电子的都打印出来归档,凡是纸质档案都扫描”。《企业会计信息化工作规范》的出台意味着单轨制“破冰之旅”的开始。此后,电子发票开具也进入试点实施阶段,中国人保财险作为试点企业首次实现了电子发票开具、取得、入账、归档、回传的全流程信息化闭环管理。在“破冰”的基础上,我们继续“扩围”,包括《会计档案管理办法》的修订、确定企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位,人保财险和中国电信广东分公司等取得了很好的效果。当前企业单轨制电子文件归档管理面临着来自工业互联网和数字经济的挑战,具体包括产生的环境由局域网转向互联网、由内部转向内外兼有、格式更加多样、形成系统更加多样、档案的作用更加关键以及我们对电子文件归档管理规律原理的认识尚未深化。同时,机遇与挑战并存,法律环境更加健全、社会意识更加强烈、软硬件环境更加完善和电子档案管理技术更加可行。因此,我们需要重新整理思路“再出发”。例如《海关专用缴款书》打印改革试点、召开电子发票应用推广专题座谈会、组织开展第二批企业电子文件归档和电子档案管理试点以及企业数字档案馆(室)建设试点。其中,在企业数字档案馆(室)建设中,必须实现至少一个系统的单轨制管理。
2.
中国人保档案电子化会计领域应用实践
中国人民财产保险股份有限公司财务会计部副总经理、财务共享服务中心主任汪波
主要汇报了中国人保的会计档案、电子发票和银行单据的单轨制电子文件实践发展,指出中国人保电子会计档案和电子发票基本实现全流程自动管理和归档,提升了企业工作效率和服务能力,取得电子会计档案和电子发票单轨制管理的重大进展,在国内形成了一定的示范效应。中国人保会计档案电子化起步较早,于2013年开展电子发票及电子会计档案综合试点工作,2014年成为国内金融保险业首家实行会计档案电子化管理的企业,并率先实现企业电子发票全流程自动接收入账。报告指出,中国人保会计档案电子化的探索源于传统管理方式面临的问题,旨在通过搭建集成自动化的会计档案管理系统、开发具有实用性的功能模块,规范公司电子会计档案和电子发票全生命周期管理标准,优化工作流程,完善配套制度体系,应用领先信息技术,打造绿色账本,实现价值创造。汪总指出,中国人保在会计档案电子化、电子发票开具、电子发票报销入账、银行单证电子化等领域均进行了积极探索。在会计档案电子化方面,中国人保从系统建设、流程优化和职责明晰三个方面探索电子会计档案单轨制。中国人保搭建集成自动化的会计档案管理系统,具备八大实用功能模块,实现与HR系统和费用报销系统的自动对接,并采用多重防伪技术、用户身份认证、数据完整性校验、漏单管理系统预设保障档案安全。明晰并优化会计档案业务处理全流程,首先统一会计档案管理术语、编码规则及装具要求,实现随办随归和全流程管理的规范化。此外,中国人保积极开展电子发票开具和报销入账、银行单证电子化的实践,实现电子发票全过程自动管理和归档,以及银行单证与交易明细的完整性自动校验,目前正在江苏分公司开展完全取消银行回单的试点。报告最后,汪总从创新性、价值性、经济性和示范性总结了中国人保会计档案电子化项目的成效,并对电子会计档案、电子发票和档案单轨制的发展趋势提出自己的展望。
3.
比亚迪文档信息化建设实践
比亚迪股份有限公司集团文档中心主任王亚兰
在对比亚迪、文档规模和文档比重进行简要介绍的基础上,着重阐述了文档管理模式、单轨制管理和文档信息化。需要说明的是,比亚迪文档中心偏向生产和研发文件的管理,而不涉及财务、人事等,负责管理公司的无形资产。就文档管理模式而言,比亚迪在文档一体化管理模式和产品文件生命周期管理的基础上实现360°多维度文档管理,对人才的专业、知识、能力、素质等提出了新的要求。就单轨制管理而言,比亚迪经历了纸质文件管理、纸质与电子文件并行管理之后,逐渐向电子文件单轨制管理过渡。虽然我们以前没有明确提出“单轨制”,但在不知不觉中已经开始向电子文件单轨制管理过渡。例如,由于民营企业的劳动合同数量巨大,签订和管理合同成为非常麻烦的事情,我们就思考是否可以推行电子化方式,但在推行过程中受到了阻力。再如,今年有很多企业来比亚迪推销电子印章,这的确能够在某种程度满足我们的需求。但仍需解决几个问题:一是电子印章是否涉及法律的问题,有没有法律保护;二是这些公司提供的电子印章是否足够安全。同时,这种试点推广工作最好选择央企、国企,而不是私企,因为作为民营企业,必须考虑成本和安全风险。就文档信息化而言,从2005到2018年,先后涉及电池产品文控系统、集团档案管理系统、电池产品PLM系统、集团文控系统、汽车产业PLM系统、生产管理系统、集团数字档案管理系统和集团内容管理平台。其中,关于集团内容管理平台,我们有过较长时间的讨论,包括合不合适、有没有必要、如何用、跟谁合作以及成本和安全问题,这就相当于给比亚迪建立“百度”,打破业务系统之间的壁垒。我们现在正在进行调研,预计明年上线内容管理平台。此外,就文件信息化和档案信息化关系而言,两者一脉相承,覆盖文件全生命周期,前者是后者的基础,后者是前者的归宿,但前者侧重过程控制,关注集成,而后者侧重开发利用。
4.
江苏核电文档信息化创新实践及探索
江苏核电有限公司信息文档处查凤华
从应用场景入手,对江苏核电的文档信息化管理实践进行了细致讲解。江苏核电作为国家首批电子文件试点单位之一,于2018年2月通过项目验收,将国家标准规定的有关元数据和电子文件“四性”检测、接口等要求切实落地,实现商务合同和财务会计电子文件全过程管理,对企业电子文件单轨制推进具有借鉴意义。查科长在分析文档信息化创新的国家、行业和文档转型背景基础上,指出江苏核电依托信息技术,实现了电子文档在五个具体场景中的智能应用。第一,文件自动交换,贯通企业内容管理(ECM)系统与工程公司施工管理系统,通过自动抓取、默认设置和KSS补充相结合实现元数据同步管理。第二,信函智能分发,通过制定的信函分发矩阵,系统根据机器学习分发建议、参考发文分发建议,综合判断信函分发,节省人力成本,提升信函分发效率。第三,文件自动归档,江苏核电电子文件试点项目依托ECM系统,构建统一归档模块,建立财务会计和商务合同文件的接口标准、归档范围、存储格式、元数据等规范,实现电子文件从业务系统到ECM的自动归档。第四,案卷移动上架,通过ECM生成条形码和二维码,建立电子档案和纸质档案实体位置的关联,自动将实体架位号回写到ECM案卷元数据中,并构建3D文档库房,便于档案精准定位和查找。第五,文档整合利用,江苏核电基于用户利用热点开展专题档案编研,形成了链接、KKS编码、系统流程图三种知识服务模式,实现电子文件内容聚合管理和利用服务。报告最后指出,江苏核电电子文件的后续探索将重点关注文档智能服务、电子文件单轨制和文档管理转型方向三个问题。
5.
基于能力成熟度模型的单轨制电子文件管理要素分析
中国人民大学信息资源管理学院
钱毅副教授
聚焦单轨制电子文件管理能力成熟度模型,探索单轨制电子文件管理推行的要素、时机和条件。报告从单轨制概念辨析入手,认为“轨”主性质,“套”主类型,“份”主数量。其中,“轨”包括模拟轨和数字轨。按照实施范围,“单轨制”可分为“小单轨”(组织层面)和“大单轨”(社会层面)。在此基础上,进一步提出模拟态、数字态、数据态的三态演化,并预测未来可能进入模型态。电子文件管理属于数字态空间,需要用数字的方式对其进行管理。单轨制电子文件管理涉及诸多要素,需要全方位的要素配合。而能力成熟度模型(Capacity Maturity Model,CMM)以过程管理思想为核心,能够有效管控多种要素,适用于组织电子文件管理过程改进。在对能力成熟度模型的概念、背景以及CMMI表示法进行简要介绍的基础上,提出组织电子文件管理成熟度的6类关健域(即业务域、管理责任域、法律政策环境、标准规范环境、组织总体IT环境、文档系统环境)和27个关键过程域,并通过美国、英国、加拿大、澳大利亚等国的文件管理评估工具对上述指标设计进行验证。构建基于组织的电子文件管理成熟度模型(OOERM-CMM)的过程包括过程域和关健域构建、成熟度级别设定以及模型应用。在表示法方面,阶段式表示的成熟度级别(Maturity Level,ML)给出了软件组织实施过程改进沿着从低级别逐步向高级别成熟度发展的路径,包括初始级、可重复级、已定义级、已量化管理级和优化级;连续式表示的能力等级(Capacity Level,CL)给出了软件组织在过程改进中一些过程域如何从能力较低的等级逐步向高能力等级发展的路径,包括不完整级、已执行级、已管理级、已定义级。最后,也对关键域中的关联关系以及该模型的应用路径进行了分析,后续也将继续研究“大”“小”单轨制与成熟度级别(ML)的关系、行业版量表的本地化、研究从“小单轨”到“大单轨”以及从局部单轨到全面单轨的拓展路径。
问答讨论
参会嘉宾结合自身单位面临的实际问题和各位报告人的发言,积极参与提问与讨论。我们为大家选取了一个问答片段:
郑州航空工业管理学院李泽锋教授
:我想咨询一下蔡盈芳处长。我们学院面临着巡视组查询各种票据账单的需求,而有时候他们要求查询纸质票据,如果我们的文件都是电子的,应该怎样给使用者提供利用呢?
国家档案局经济科技档案业务指导司企业档案处蔡盈芳处长
:这不是你们一家单位面临的问题。第一,他要看这个纸质的,并不影响我们归档电子的。他要看纸质的,是觉得看电子的不方便?还是一定要看纸质的原件?这两件事情要分开。如果有的利用者年龄比较大一点,他觉得看电脑比较麻烦,希望使用打印出来的纸质版的,这不影响我们电子文件归档。所以,这两件事情要分开来看。还有的单位可能说,我就相信纸质的,不相信电子的,这只是极个别人的观点,不能代表国家和整个行业,国家的法律是承认电子证据的。个别审计人员要求看纸质版的,不代表我们国家和行业这方面的全流程就是要求这样的,所以要把个人的行为和国家的政策区分开来。我们怎样给他们提供利用呢?有的单位已经实现了,给他们分配一个账号。审计哪个单位的,就把哪个单位的账号和权限给他,他可以自己检索查看。外部审计也是可以的,把文件下载下来,用pdf等形式都可以。这种利用还需要一个逐步接受的过程。
会务组人员合影
感谢会务组各位成员!他们的参与极大地推动了会议的顺利进行。
撰文:何思源、时红花、张洋洋 编辑:张洋洋