1.02S  如果一份文件能够完整、准确地反映事务或活动，则认为其是可靠的；

1.03S  如果能够依据文件内容开展事务或活动的后续，则认为该文件是可靠的；

1.04S  如果一份文件是完整的并且未经修改，则认为其具备完整性；

1.05S  如果一份文件可以被查找、检索、呈现、理解，则认为其具备可用性；

1.06S  如果一份文件被证实是真实的，则可以认为其是交易或事务活动的真实记录；

1.07S  如果一份文件被证实是由机构部门创建或发送的，则可以认为其是交易或事务活动的真实记录；

1.08S  如果一份文件在创建或发送时就被证实是真实的，则可以认为其是交易或事务活动的真实记录；

1.09S  一旦文件被采集/捕获到文件管理系统中，必须持续记录有关文件的人为和非人为操作；

1.10S  所有文件必须与之先前批准的文件计划保持关联性；

1.11P  机构负责确定联邦文件由何种社交媒体输出构成，并适当地捕获这些文件；

1.12P  机构应成立一个社交媒体工作组，以处理由社交媒体所创建的联邦文件的管理这一特殊要求；

1.13P 机构必须分析现存的保管期限表，以确定是否涵盖了社交媒体文件，否则应制定适当的保管期限表；

1.14P 任何由电子信息账户进行的代理业务都应被视为联邦文件且必须在20天内采集下来；

2.02S 应根据法律环境、业务活动或组织结构的变化，调整文件的访问权限和许可规则；

2.03S 访问权限和许可规则应当依据文件的功能、活动或者业务流程而定。在不影响权限和规则的情况下，允许对组织进行调整；

2.04S 任何更改访问级别、文件或文件保存位置的操作都必须被记录并跟踪到审计日志中；

2.05P 文件必须服务于机构业务；

2.06P 确保文件的可用性意味着所有文件的保管期限是否应该长于当前存储系统寿命；

2.07P 确保记录的可用性涵盖将记录转换为可用格式，并通过转换维护该记录与元数据之间的链接；

2.08P 确保文件的可用性包括在当前系统淘汰之前将文件迁移到新系统的规划；

2.09P 确保文件的可用性包括确保文件的迁移处理离线存储的非活动电子记录；

2.10P 确保文件的可用性应该对硬件和软件进行系统升级，同时维护系统中电子文件的功能和完整性；

2.11P 如果云端服务商中止服务，机构必须将文件迁移至其他系统或者储存介质来继续履行文件管理义务；

2.12P 接受迁入文件的系统必须有安全的文件管理控制，以便在整个流程中管理文件，包括防止未经授权访问或处置文件；

2.13P 从机构托管处移除联邦文件之前，机构人员必须获得适当的授权；

2.14P 从机构托管处移除额外的文件副本或其他非文件材料之前，机构人员必须获得机构指定官员（如机构文件管理官员或总法律顾问）的批准；

2.15P 机构必须与NARA取得联系，确认机构保管的文件内任何已发生的或可能发生的非法移除、涂改、更改、删除、或销毁文件的行为；

2.16P 机构应不断审查其文件保管期限表，以确定技术使用的变化是否影响文件的价值；

2.17P 机构应不断审查其文件保管期限表，以确定业务流程的变化是否影响文件的价值；

3.02P 机构必须根据现有文件保管期限表控制任何拟删除的文件；

3.03P 所有文件必须由NARA批准的文件销毁机构负责。这包括使用现行文件保管期限表、创建新保管期限表或使用恰当的GRS；

3.04P 如果签发了暂停处理授权或法律封存，则必须立即停止对已批准文件的销毁指令。 直到撤销令解除授权，才能启动继续销毁活动；

3.05P 如果所涉及的文件与法院命令、行政命令、法律或批准的业务正当理由有关，则各机构可保留已批准销毁的文件，其销毁期限可超过文件保管期限表所规定的期限；

3.06P 一旦一组文件不再具有业务价值，或不再适合延长保管期限，机构必须依据保管期限表销毁文件；

4.02P 机构必须以独立于特定硬件或软件的格式传输电子文件；

4.03P 使用电子邮件系统（通过代码，昵称或者仅通过通讯组列表的备注）的机构必须在传输级文档中包含信息，以确保标识发件人和收件人；

4.04S 在迁移文件期间，必须保留原始系统中的所有文件和相关元数据，直到迁移完成并且目标系统被视为的可靠和安全的；

4.05P 无论文件的格式和位置如何，机构必须能够识别并保存永久性文件，以便在适当的时候将记录移交给NARA；

4.06P 在向NARA移交永久性文件之前，机构必须解除密码或其他形式的限定文件访问权限的文件级加密；

4.07P 各机构必须保留一份移交给NARA的所有永久性电子文件的副本，直到收到NARA已接收这些文件的合法保管的正式通知；

4.08P 机构必须按照其文件保管期限表将永久性文件移交给NARA。一般情况下，永久性记录在创建或接收后15至30年内移交；

4.09P 各机构必须按照ERM LoB要求收集中“传输格式”一节中列出的首选和可接受的文件格式，将永久性文件移交给NARA；

（1）文件内容的描述；

（2）文件的结构（形式、格式和各文件间关系）；

（3）文件创建的业务背景；

（4）与其他文件和元数据的关系；

（5）检索文件所需要的标识符和其他信息；

（6）文件管理过程中涉及的业务活动。

5.02S 文件系统必须定义元数据，以便

（1）能够识别和检索文件；

（2）将文件与不断变化的业务规则、政策和授权相关联；

（3）关联记录与代理，以及与相关的授权和权利；

（4）关联文件与其业务活动；

（5） 跟踪文件执行的流程。

5.03S 管理文件的元数据分为六类：

（1）标识-标识文件的标识信息；

（2）描述-确定文件性质的信息；

（3）使用-促进现行文件和长期保存文件利用的信息；

（4）事件计划-用于文件管理活动的信息，如处置文件；

（5） 事件历史记录-记录历史事件的信息及其元数据；

（6）关系-描述文件与其他文件之间的联系的信息。

5.04P 必须防止文件的元数据未经授权而被删除，并且必须按照文件的保管期限表保留或销毁元数据。

5.05S  一旦文件被捕获，则必须明确与之相关联的元数据并作为事务的证据保留下来。元数据包括唯一标识符、作者、创建日期以及与其他文件的关系。

5.06S 当迁移文件时，所有的元数据必须保存和随同迁移。

5.07S 移交给NARA的永久性文件必须包含一下元数据：文件名、文件编号、标题、描述、创建者、创建日期、权限。如果是正在被移交的文件，那么还必须提供诸如覆盖范围和关系的元数据。

5.08S 当将永久性文件移交给NARA时，机构必须在机器可读的CSV文件中提供元数据元素作为标引。如果移交的永久性文件还有额外的元数据，则机构必须通知NARA。

5.09P 鉴于文件可以表示多个业务活动，因此可以分配多个文件类别。

6.02S 文件管理系统必须有能力设计和产生自定义报告；

6.03S 文件管理系统必须能够打印报告，报告必须清晰、美观，并可用于机构的正式业务需求；

6.04S 文件管理系统应当提供根据任意字段或列中包含的值筛选和排序报告数据的能力；

6.05S 文件管理系统应当有能力传递报告，并将其分配至具体的接收者；

6.06S 文件管理系统应当具备为用户提供利用他们被授权访问的任何信息来设计和运行临时报告的能力；

6.07S 文件管理系统应当有能够保存特殊报告的功能，以供再次利用；