VERS 2018-2021（维多利亚州电子文件管理策略最新进展）

2020-04-22

导读

电子文件管理策略（VictorianElectronic Records Strategy, VERS）是澳大利亚维多利亚州公共文件办公室（Publicrecord Office Victoria, PROV）于1995年启动制定的一套电子文件管理方案。其目标是确保州政府机关形成、捕获和保存电子文件的真实性、完整性和背景信息记录全面。整个方案体系完善，包括标准、指导、培训、咨询以及项目实施等内容。

随着项目的推进，PROV发布了VERS 2018-2021规划，提出了三点阶段性目标：保存可信的、完整的、可靠的电子文件；保存和利用具有长远价值的电子文件；增强应对未来机遇和挑战的能力。并对应提出了每个目标的具体实现路径与预期效果。

本期我们对VERS 2018-2021全文进行了翻译，让我们一起来看看规划的具体内容都有哪些吧~

1.保存可信的、完整的、可靠的电子文件

Trusted, complete and reliable

digital recordkeeping.

与州政府机关合作，提高电子文件管理的实践水平，提升PROV的电子文件管理能力

我们需要做的是：

1.发布维多利亚州政府机关必须遵循的文件管理标准，重点关注电子文件从形成到处置的全过程。

2.为州政府机关编写电子文件管理指南并提供建议，优先处理常见的和新出现的问题，以确保文件的创建和保存符合PROV（Public Record OfficeVictoria，维多利亚州公共文件办公室）要求。

3.为州政府机关开发一些可用于提升、评估和改进其文件管理能力的工具。

4.通过各种渠道与州政府机关交流电子文件管理的有关信息和最佳实践。

We will do this by

与我们的合作伙伴一起支持互利的倡议

我们需要做的是：

1.为总理和内阁的“以电子形式生成，以电子形式归档”倡议做出有益贡献。

2.使政府机构的数字端到端业务流程得以发展。

3.支持维多利亚州政府机关的数字服务。

4.借鉴和采纳同行制定的解决方案和最佳实践。

We will do this by

预期目标

到2021年时，电子文件管理工作将被维多利亚州政府机关视为默认惯例，使电子文件成为政府业务活动和决策的完整、真实和可靠的依据。

Outcome

2.保存和利用具有长远价值的电子文件

Preserved and accessible digital records

of continuing value

与州政府机关合作，支持与鼓励他们进行电子文件的移交

我们需要做的是：

1.为用户提供参考信息和应用工具来识别电子文件是否具有长远价值。

2.识别出移交中存在的阻碍并制定解决方案。

3.为用户提供相关信息和工具，以支持移交文件的封装。

4.建立和一个新的数字档案馆。

We will do this by

提高在线提供利用文件的可发现性

我们需要做的是：

1.修订档案控制模型（Archival Control Model, ACM），为PROV的档案管理系统提供基础框架，以允许对公共文件及其背景信息进行登记、著录、保存和管理。

2.改进数字档案馆的检索和显示功能，支持用户根据路径指引、关联关系和链接发现待检索文件。

3.通过严格遵循AS/NZS文件元数据标准使PROV的档案数据可被共享和复用，从而使我们能够更轻松地与其他机构交换共享数据。

We will do this by

提高电子文件处置和移交的效率

我们需要做的是：

1.通过包括文件管理网络（Records Management Network, RMN）在内的一系列渠道定期与州政府机关进行沟通。

2.分享其他机构的相关实践案例。

We will do this by

预期目标

到2019年时：

1.数字档案馆的基础设施可以提供电子文件长久保存及检索的功能

2.一个可良好运作的端到端电子文件移交系统。

3.将现有的数字态馆藏迁移到新的数字档案基础设施中。

4.接收和保存例如维多利亚州政府内阁记录（2010-2018年）和皇家家族斗争等高价值的文件材料。

5.为维多利亚州政府内阁的文件材料建立一个定期的电子文件移交程序。

到2021年时：

1.开发一系列可用于封装电子文件以进行移交和保存的工具。

2.所有移交至PROV的新文件都要根据我们修订后的档案控制模型进行著录，2019年之前移交的文件也需要更新著录。

3.提升对我们所保管的文件的内容挖掘水平。

Outcome

3.增强应对未来机遇和挑战的能力

Increased capability to respond to future

opportunities and challenges

提高整个组织的能力

我们需要做的是：

1.提高员工对电子文件管理理论和实践的认识水平。

2.研究和评估新出现的电子文件管理问题和解决方案。

3.与澳大拉西亚电子文件管理倡议（Australasian Digital Recordkeeping Initiative , ADRI）等机构合作，研究和开发解决方案。

We will do this by

预期目标

到2021年：

1.提高本部门与PROV相关的技术水平和专业能力，为维多利亚州政府机关提供有效的电子文件管理框架，并保存该州的电子档案。

2.提高我们对归档过程中数字移交、保存和潜在机器学习应用等知识的掌握水平。

3.通过开展试点项目和战略项目，以及与合作伙伴、客户等分享知识，展示我们自我提升的能力。

Outcome

END

翻译 | 嘎拉森张玉洁冯天予周祺

图文排版 | 嘎拉森

审核 | 许晓彤

本文系中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队原创成果，转载请注明出处。