英国国家档案馆数字能力建设项目进展介绍

2020-05-01

导读
2019年，英国国家档案馆（The National Archives，TNA）联合英国联合信息系统委员会（Joint Information Systems Committee，Jisc）对国内300多名档案馆工作人员进行了大规模调查，调查结果显示，只有不到1/3的受访者认为他们具备履行岗位职责所需的数字技能，而大部分档案专业人员所掌握的数字技术知识与技能都无法满足当今时代数字档案馆藏管理和利用的需求。

为改善这一现状，英国国家档案馆于同年发起了一项面向档案专业人员的数字能力建设项目“Plugged in, Powered Up”，该项目涵盖工作规划、培训课程、资源建设等多方面的内容，主要针对档案工作的三个主要领域：参与、利用和保存，预计于2022年完成。

本期推送，我们将对该项目组发布的战略目标和实施计划进行介绍，带领大家了解TNA将如何帮助各部门在未来三年实现数字能力建设。

01 参与

Engagement

数字参与是一个过程性活动，能够通过使用数字技术使档案变得生动有趣，并与用户建立联系和沟通。数字参与的形式和渠道是多种多样的：

一是数字叙事（Digital storytelling），即将数字资源集发布到档案馆网站上并对内容加以叙事化表达。在此过程中，数字平台不能仅被视为工具箱，而应被看做是一个生态系统。工作人员在使用的同时也需要掌握增强数字平台吸引力的方法。二是重视社交媒体。在过去，文化组织通常很少或较少涉足YouTube等社交媒体平台。但随着社交媒体的流行与用户信息交流方式的改变，有越来越多的文化组织尝试使用社交媒体进行信息发布与宣传。例如，英国历史博物馆(Historic England)就通过YouTube发布了一系列颇受欢迎的美妆教程，大英博物馆(British Museum)招募了一批在社交媒体上有影响力的博主并以此吸引了数百万的浏览量。社交媒体不应该是一个纯粹的“推动”媒体，而是一个让社区建立起对话的媒介。

三是开展众筹等形式的互动活动。档案馆可以通过众筹、在线参与、投票等方式帮助档案馆建立或确定活动的优先级。2016年，英国科学博物馆就通过众筹的形式成功地筹集到5万英镑用于修复馆内的两个机器人，并且国际媒体对这一活动的关注和报道大大提升了该项目和相关展览的知名度。但调查显示，约72%的档案专业人员并不知道如何面向公众开展众筹活动。

国家档案馆将会：

为数字参与提供资金，使档案馆可以开展面向公众的数字活动。（从2019年开始）制作一个参与工具包，将现有的可用资源汇集在一起，以改善社交媒体的影响力并支持数字叙事。（从2020年开始）

调研现有平台并发布最新平台使用指南，以众包形式开展对电子文件进行分类的试点方法。（从2019开始）

行业内应该：

与其他组织进行技术合作。档案馆应该与数据机构、公民科学项目以及诸如Wikimedia UK和Raspberry Pi基金会之类的慈善机构建立联系。丰富志愿者构成。为学生和年轻人提供新的、明确的、以数字能力提升为重点的机会来使志愿者构成更加多样化。

考虑制定社会决策。档案馆应通过在线投票和讨论的方式让公众更多地参与有关数字化、编目与其他资源访问方面的决策。

明确如何进行在线协作。学术合作等未必是具有偶然性的，档案馆需要为潜在合作者展示其资源的数字化加工成果和数字资源的可开发性，促成各类组织结构与档案馆建立联系与合作。

02 利用

Access

档案馆虽然已经在馆藏数字化和数字出版等方面取得一些成就，但在档案数字资源的查找、使用和检索等方面仍然面临着不少困境与挑战。例如许多档案馆的网站被系统判断为不良公共接口，从而阻碍了其资源的可发现性。因此提升档案数字资源利用方面，我们需要考虑的问题主要有以下几个方面：数字化、编目、Web可访问性以及数字融合。数字化，馆藏资源的编目和大规模数字化不仅彻底改变了档案的面貌，而且也将改变相关历史研究的方式与进程。

编目，编目工作不仅成本高、耗时大，而且由于得不到重视而常常被迫让位于其他更具有紧迫性的工作。而未编目的档案，系统又只能提供非常有限的访问和使用。

Web可访问性，档案馆通过不懈努力，使得馆藏资源可通过多种渠道检索与访问获取。根据英国法律，档案馆等文化机构有责任确保他们提供的服务不会歧视存在视力、听力障碍等方面困扰的残障人士。因此许多档案馆网站都支持了WAI-ARIA（Accessible Rich Internet Applications）技术，该技术是W3C的Web无障碍推进组织（Web Accessibility Initiative / WAI）在2014年3月20日发布的可访问富互联应用实现指南。能够为网页中的内容提供了额外的语义描述，如页面内元素的角色（Role）、状态（State）和属性（Property）等，使Web内容和Web应用程序更容易被残障人士访问。

数字融合，档案馆的信息服务不能只在网上提供，还需要通过在档案馆公共服务空间提供信息参与和资源访问的服务来鼓励用户检索利用档案资源。每个公共档案馆都应提供免费的有线和无线互联网检索设备与服务，将馆藏资源和检索访问方式进行清晰易懂的说明，并保证所有的在馆工作人员都能够协助用户查阅其所需的数字资源。

注：数字融合（Digital inclusion）常常用来描述消除数字鸿沟的动态过程,通常是指尽力缩减数字鸿沟的努力。2008年10月, 英国政府发表了题为《数字融合行动方案》报告, 该报告认可了数字技术对某些弱势群体和个人所造成的积极社会影响, 并指出并非所有人都已经享受到这些数字技术便利的事实，认为数字技术可能成为21世纪社会融合的新型驱动力，从而产生使现有社会阶层分化加剧并形成新社会阶层的风险。[1]

国家档案馆将会：

制定现场数字访问指南。所有定期向公众开放的英国档案馆都应提供有线和无线互联网访问以及积极的用户支持。（从2020年1月起）通过制定指南来支持相关方面的研究，鼓励使用原生性电子文件。（从2020年1月起）

针对本行业开展以用户为中心的培训活动，内容主要针对用户需求收集和用户研究等方面。（从2019年开始）

行业内应该：

通过持续有效的推广宣传提高数字化工作的显示度，并确保资助的数字化项目的成果面向用户开放并且可复用。扩大和深化与相关组织机构的合作关系，以共享数字化经验和知识。

03 保存

Preservation

数字资源的保存是一项极具挑战性的工作，尽管档案专业人员在过去的工作中积累了许多专业知识和实践经验，但多是针对模拟态馆藏的，难以借鉴使用到数字资源的保存上来。为促进相关经验和最佳实践的交流，英国各地成立了区域性的数字资源保存联盟。目前数字资源保存技术还不算成熟，英国的许多地方档案馆尚且处于归档保存“事务性数据”的起步阶段。据一些档案机构的报告显示，部分档案机构已经成功地投标购买了商业数字资源保存软件，但档案专业人员尚不清楚如何才能够有效地使用这些软件用于数字资源保存工作。如下图就是一则JPEG图像恢复时失败的案例。

国家档案馆将会：

开发并提供密集的关于数字资源保存的实用短期课程。修订新的针对安装和使用开源保存工具的入门级指南。

发布行业内正在使用的保存工作流程与基础架构的详细信息。

积极寻求资金以支持本地和专业档案中的数字保存工作。

通过与IT管理者协会和地方政府合作提升地方政府数字资源保存的形象。

行业内应该：

使数字资源保存工作与培训成为策略重点。其他工作可能不得不暂时减缓进度以让步于新关键能力的提升。开始或加强与组织内高级IT管理者的讨论，以建立可持续保存所必需的伙伴关系。

04 技能

Skills

档案专业人员必须有足够的知识储备来支持档案信息化工作，他们不仅需要掌握数字技术知识与技能，更重要的是还需要有扎实的档案专业知识作为支撑，二者缺一不可。他们将是IT技术开发团队所必需的档案知识解答伙伴。为此，我们需要邀请在数字化工作方面有经验的档案专业人员和行业最佳实践的组织机构来分享他们的知识与经验，在此过程中，国家档案馆需要以身作则。

国家档案馆将会：

为从事数字化相关工作的档案专业人员建立一个网络交互平台,在线分享数字技能和最佳实践。（从2019年开始）发起一个同行辅导计划，鼓励同行间交流和传递经验。（从2020年开始）

开发一门数字领导力课程,确保高级管理者可以制定和执行数字战略。（从2020年1月起）

发布数字指标以显示英国档案馆相关数字化工作表现。（从2020年1月起）

继续开拓进入该领域的新途径，包括学员培训和弥合数字鸿沟培训。

支持大英图书馆和伦敦大学新设立的文化遗产方向计算机研究生专业。（2020年开放申请）

与有关组织机构合作，确保相关专业研究生的档案课程更侧重于培养数字技能。

行业内应该：

支持员工提升数字技能，并与同事或其他部门共享知识经验。通过博客、社交网络以及使用Github等方式在更开放的环境中分享数字档案管理工作的经验。

参考文献：[1]王佑镁.数字融合与边缘重生:新时期侨乡留守儿童的媒介使用与满足[J].远程教育杂志,2013,31(1):86-92.

翻译 | 刘珂袁丽娜嘎拉森排版 | 嘎拉森

审核 | 李甜

本文系中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队原创成果，转载请注明出处。