• 条形码；

• 归档和储存；

• 索引；

• 标签；

• 存储文件的准备；

• 文件收集、储存和检索；

• 扫描；

• 组织协调任何工作区域的实体文件，并以电子方式进行追踪。

该专用项目编号SIN还包括提供全面实体文件管理解决方案所必需的所有辅助用品及（或）服务。

使用GSA MAS 36所能满足的用户文件管理需求主要包括：

• 专用项目编号（SIN）51 600下的承包商已证明其能够满足NARA的电子文件管理通用要求，帮助确保文件真实可靠、具备完整性、保持可用状态，且包括必需的内容和背景信息。

• 承包商已经通过了技术、性能和财务责任审查。

• 优惠价格、款项和条件已预先协商。

• 计划订单计入(各机构的)一般事务目标中。

多数情况下，各机构可以根据SIN 51 504或51 600订购全部解决方案，无需在报价申请（the Request for Quotation，RFQ）中列出多个专用项目编号（SINs）。其他流线型解决方案包括使用一揽子采购协议（Blanket Purchase Agreements，BPA）、承包商合作协议（Contractor Teaming Arrangements，CTA）以及分包合同关系。

另根据《电子文件管理通用要求》的规定，联邦机构在采购电子文件管理工具时可以参考其中的34条“系统”标准[4]，判断拟采购工具是否符合管理需求，现列举如下：

1.机构必须通过访问控制列表、监测系统、代理验证等控制手段来防止未经授权的访问、修改、加密及销毁文件。

2.文件管理系统不仅要能够防止未经授权地访问、修改、删除文件，也要能够跟踪记录文件的使用记录。

3.针对机构业务部门的信息需求，一份文件应能提供足够、合适的机构业务文档内容。

4.如果一份文件能够完整准确地反映事务或活动，则认为其是可靠的。

5.如果能够依据文件内容开展事务或活动的后续，则认为该文件可靠。

6.如果一份文件是完整的并且未经修改，则认为其具备完整性。

7.如果一份文件可以被查找、检索、呈现、理解，则认为其具备可用性。

8.如果一份文件被证实是真实的，则可以认为其是交易或事务活动的真实记录。

9.如果一份文件被证实是由机构部门创建或发送的，则可以认为其是交易或事务活动的真实记录。

10.如果一份文件在创建或发送时就被证实是真实的，则可以认为其是交易或事务活动的真实记录。

11.一旦文件被采集/捕获到文件管理系统中，必须持续记录有关文件的人为和非人为操作。

12.所有文件必须与之先前批准的文件计划保持关联性。

13.员工的文件必须以支持检索的方式进行管理，以响应用户的信息请求和包括《信息自由法》在内的代理业务需求。

14.应根据法律环境、业务活动或组织结构的变化，调整文件的访问权限和许可规则。

15.访问权限和许可规则应当依据文件的功能、活动或者业务流程而定。在不影响权限和规则的情况下，允许对组织进行调整。

16.任何更改访问级别、文件或文件保存位置的操作都必须被记录并跟踪到审计日志中。

17.对涉及敏感的、专有的、国家安全信息的电子文件，必须妥善处理。如果重复使用先前用于记录敏感、秘密或国家安全信息的电子文件的任何磁记录介质会造成信息泄露，则不得重复使用该磁记录介质。

18.在迁移文件期间，必须保留原始系统中的所有文件和相关元数据，直到迁移完成并且目标系统被视为是可靠和安全的。

19.机构必须按照其文件保管期限表将永久性文件移交给NARA。一般情况下，永久性记录在创建或接收后15至30年内移交。

20.各机构必须按照ERM LoB要求收集中“传输格式”一节中列出的首选和可接受的文件格式，将永久性文件移交给NARA。“移交格式”部分截至2017年3月21日。

21.文件的元数据必须由以下组成：文件内容的描述；文件的结构（形式、格式和各文件之间的关系）；文件创建的业务背景；与其他文件和元数据的关系；检索文件所需要的标识符和其他信息；文件管理过程中涉及的业务活动。

22.管理文件的元数据分为六类：标识-标识文件的标识信息；描述-确定文件性质的信息；使用-促进现行文件和长期保存文件利用的信息；事件计划-用于文件管理活动的信息，如处置文件；事件历史记录-记录历史事件的信息及其元数据；关系-描述文件与其他文件之间的联系的信息。

23.必须防止文件的元数据未经授权而被删除，并且必须按照文件的保管期限表保留或销毁元数据。

24.一旦文件被捕获，则必须明确与之相关联的元数据并作为事务的证据保留下来。元数据包括唯一标识符、作者、创建日期以及与其他文件的关系。

25.当迁移文件时，所有的元数据必须保存和随同迁移。

26.当将永久性文件移交给NARA时，机构必须在机器可读的CSV文件中提供元数据元素作为标引。如果移交的永久性文件还有额外的元数据，则机构必须通知NARA。

27.鉴于文件可以表示多个业务活动，因此可以分配多个文件类别。

28.机构必须有能力生成报告，证明控制的有效性和合规性。

29.文件系统必须有能力设计和产生自定义报告。

30.文件系统必须能够打印报告，报告必须清晰、美观，并可用于机构的正式业务用途。

31.文件系统应当提供根据任意字段或列中包含的值筛选和排序报告数据的能力。

32.文件系统应当有能力传递报告，并将其分配至具体的接收者。

33.文件系统应当具备为用户提供利用他们被授权访问的任何信息来设计和运行临时报告的能力。

34.文件系统应当有能够保存特殊报告的配置，以供再次利用。

• SIN 51 505 文件生产服务

GSA MAS 36提供了文件生产所需的设备(例如，大容量数码彩色复印机、扫描仪)。承包商提供了负责操作和管理的工作人员，并为用户提供交钥匙解决方案，同时能够满足用户在现场或远程生成文件的要求。

• SIN 51 506 文件转换服务

GSA MAS 36提供文件转换服务，可帮助用户将纸质文件、缩微胶卷、图纸和其他载体的文件转换为易于检索的电子格式。

• SIN 51 507 文件销毁服务

GSA MAS 36提供线上或线下的文件销毁服务，协助用户安全地处置纸质载体或电子载体上的机密的、公开的以及可辨识个人身份的资料。

• SIN 51 508 诉讼支持服务

GSA MAS 36的服务范围广泛，可协助律师和其他相关用户在法律事务中获取，组织，分析和展现法律事务所需的证据或材料，这些法律事务不限于基于《信息自由法》(Freedom of Information Act，FOIA)的申请、审判、判决、诉讼、国会传票或和解。

• SIN 51 509 网络连接支持服务

该编号项目提供的服务可支持独立和集成的数字设备，包括数字/多功能复印机，照片身份认证系统，邮件管理系统，网络光学和成像系统以及实验室系统。

• SIN 51 409 网络，光学成像系统和解决方案

GSA MAS 36提供的解决方案可帮助您捕获打字录入、手写、标记感应和条形码、电子数据及纸质文件中的数据并将其转换为电子格式。