根据1973年《公共文件法》第13b条，公共机构负责人负责实施有效管理公共文件的计划。文件管理计划需覆盖公共机构生成的所有文件，而无论其格式、载体以及所属的系统。

该标准支持维多利亚电子文件管理策略（VERS）”Digital Forever 2018-2021″，旨在确保生成、捕获和保存真实、完整和有意义的数字文件。所有维多利亚州公共机构都必须遵守公共文件局局长发布的标准的原则和要求。具体来说，该标准包括三个组成部分，即生成和捕获、保存、控制。

要求1：公共机构必须决定以下事宜：需要哪些文件？应如何著录这些文件（即必需的元数据）？应如何生成这些文件（即责任和流程）？应如何以一致的方式按时捕获这些文件（即系统、流程和格式）？在作出相关决策时，必须考虑文件对组织、政府和社区的价值和功能，并兼顾当前和将来的需求。

要求2：在可能的情况下，公共机构务必仅以数字格式来生成、捕获、管理和保存文件。

要求3：根据法律和政府政策，必须最大限度地维护个人或团体在公共机构创建和捕获的文件中进行信息更正或添加的权利。

要求1：所有文件必须以一种预期可用且在文件生命周期内可读的格式保存。物理文件的格式及其制作材料的要求是，必须在文件生命周期内保持可用和可读；数字文件的格式要求是，必须预期可用，且在文件生命周期内可通过现有软件进行访问和读取。

要求2：所有文件都必须附有足够的著录信息，以便随着时间的推移，可以进行访问和管理。对纸质文件和电子文件来说，这些著录信息通常就是系统中的元数据。关于元数据的具体要求参见PROS 19/05 S2《最小元数据要求规范》。

要求3：必须对所有文件进行管理，以便随时间推移进行迁移或重新安置。电子文件必须保存在可有效导出文件（包括元数据）的系统中；纸质文件则必须保留足够的信息以标识其内容和位置，保存在相应的设施设备中，并按照可有效重新安置的方式进行整理。

要求4：具有永久价值的数字文件必须采用可被有效捕获为“VERS封装对象”（VEOs）的形式，这要求：（1）文件内容应采用经批准的长期可持续的格式（或可轻松、可靠且廉价地转换到这种格式），具体要求参见PROS 19/05 S3《长期可持续格式规范》；（2）每份文件都应具备VEOs的最小元数据，具体要求参见PROS 19/05 S2《最小元数据要求规范》。

要求1：确保文件真实性和可靠性的控制措施必须嵌入流程和系统之中，以确保文件能作为可靠的和可验证的证据而被信任和依赖。真实和可靠的文件应当通过常规的和重复的流程生成，来源没有争议，并且我们可以相信它是真实的。

要求2：必须设计和实施保护和安全控制措施，以确保仅按授权访问、修改、使用、发布或处置文件。