导 读

在正确的位置，以正确的方式管理和存储数据、信息和文件，就能够保障其得到保护并易于查找。在此方面，澳大利亚国家档案馆（National Archives of Australia, NAA）近年来提供了许多实用的建议和工具支持，以期帮助政府各组织机构和部门都能够合理管理其相关资源。主要成果包括：代理商服务中心，数据互操作性成熟度模型，业务系统评估框架，信息管理与数据能力模型等多项内容。

最近两期我们将为大家介绍“信息管理与数据能力模型”部分的内容。

简 介

信息管理和数据能力模型概述了为满足业务和责任要求，组织机构及其员工在有效创建和管理信息及数据时所需的技能和知识。该能力提供给两个主要角色：所有职员（All Staff）以及信息管理专业人员（Information Management Professionals）。并分别从能力名称、基础能力、实践人员/熟练操作、信息管理人员/信息业务专家、主管/领导四个方面提供了相应说明。

所有职员

所有职员的能力明确了所有其在创建和管理信息及数据时所需的技能和知识。

1-1

信息和数据管理

基础能力

能够根据组织政策和流程创建、组织、存储、检索、共享、保存或销毁信息和数据。

实践人员/熟练操作

能够根据组织政策适当地对信息和数据的创建、获取、存储、保留、保存或销毁进行管理，并支持组织内的其他人执行此操作。

信息管理人员/信息业务专家

能够管理信息和数据，并探寻方法改善管理以支持组织范围的战略。

主管/领导

推动信息和数据管理政策策略，并分配足够的资源实施它们。在需要的时候向有经验的信息和数据专业人士寻求建议。

1-2

立法和政策

基础能力

了解处理信息和数据相关的法律和政策，以及它们如何影响日常工作，并遵循相关程序。

实践人员/熟练操作

能够解释在自己的业务领域中使用信息和数据的法规和政策，并执行相关程序。

信息管理人员/信息业务专家

能够与关键利益攸关方接洽，确保与信息和数据相关的法律和政策得以实施。

主管/领导

了解处理信息和数据相关的法律和政策，以及它们如何影响日常工作，并遵循相关程序。

1-3

信息和数据价值

基础能力

意识到可靠、高质量的信息和数据对于取得良好业务成果的重要性。

实践人员/熟练操作

了解可靠和高质量的信息和数据对于取得良好业务成果的重要性。理解信息和数据是可能具有超出系统寿命的价值的业务资产。

信息管理人员/信息业务专家

能够解释可靠、高质量的信息和数据对良好业务成果的重要性。能够做出基于价值的决策，在其生命周期内管理信息和数据。

主管/领导

将信息和数据的价值理解为需要根据其资产价值进行管理，并得到适当投资和资源支持的公司资产。能够交换和提升信息和数据资产的价值。

1-4

信息和数据专家的角色

基础能力

了解信息和数据专家的角色，并在需要时寻求专家的建议。

实践人员/熟练操作

了解信息和数据专家的角色，并在需要时从专家处寻求投入。

信息管理人员/信息业务专家

在开发新的或改进现有流程和系统时，能够与信息和数据专家保持联系并寻求专家的意见。

主管/领导

能够确保在适当的决策机构中有信息和数据专家代表，并在变革期间进行咨询。了解在所有关键信息和数据利益相关者（即，通过信息和/或数据治理委员会）之间进行战略互动的重要性。

1-5

数据素养

基础能力

理解良好的业务决策依赖于识别，定位，解释和评估一系列信息和数据资源。

实践人员/熟练操作

能够以合乎道德的方式识别、定位、解释和评估一系列信息和数据类型，然后使用这些信息来回答具体问题。

信息管理人员/信息业务专家

能够为研究和分析活动提供权威的信息和数据资源指导。能够确保在共享或发布信息和数据之前已满足隐私和伦理方面的考量。

主管/领导

能够通过支持和使用合适的工具和持续的专业发展来支持数据素养。理解共享和发布信息的隐私和道德隐义，并确保有适当的保障措施来保护信息。

1-6

业务流程分析

基础能力

了解处理信息和数据相关的法律和政策，以及它们如何影响日常工作，并遵循相关程序。

实践人员/熟练操作

了解业务流程分析和绘制，可以使用这些技术来识别低效率并改进流程。

信息管理人员/信息业务专家

能够领导团队分析和编制业务流程，识别低效问题和解决方案，从而实现面向提升端到端业务流程的转变。

主管/领导

了解需要对企业的技术，系统和流程进行分析和审查，以实现战略重点。

1-7

用户体验

基础能力

在创建和使用信息和数据时，了解用户的需求以及他们如何与流程和系统交互。

实践人员/熟练操作

理解可用性原则和过程，能够在设计和构建新的过程和系统时应用以用户为中心的方法。能够对新的业务系统和实践进行基本的可用性测试。

信息管理人员/信息业务专家

能够为新的业务系统和实践管理基本的可用性测试。能够建立并领导多学科团队来设计、构建、运营和迭代服务。

主管/领导

理解用户体验是成功实施信息技术和流程的核心。能够支持由经验丰富的产品经理领导的多学科团队来设计、构建、运营和迭代服务。

信息管理专业人员

信息管理专业人员的能力明确了专门管理信息和数据的员工所需的技能和知识。

2-1

信息治理

基础能力

了解相关的组织政策、框架和程序。理解需要在支持业务目标的框架中管理信息和数据。

实践人员/熟练操作

理解信息治理的作用，能够在组织中应用适当的框架，战略和政策。能够对系统和实践进行合规监控和报告活动。

信息管理人员/信息业务专家

能够在信息、数据和IT治理之间建立联系。能够制定和实施信息治理框架、策略和政策。能够计划和管理合规的监控和报告活动。

主管/领导

能够认可策略，以确保信息治理与数据和IT治理集成，并与公司治理保持一致。能够倡导信息治理，以确保降低风险并提升信息共享和再利用。能够倡导或主持信息治理委员会(或同等级别的委员会)，并确保关键涉众参与其中。

2-2

立法和政策

基础能力

了解与信息和数据相关的法律和政策，能够遵循信息和数据管理程序以满足法律要求。

实践人员/熟练操作

能够将立法和政策转化为完善的信息和数据管理实践，以满足立法要求。

信息管理人员/信息业务专家

能够阐释与信息和数据管理有关的法律和政策，并就其影响提供建议。

主管/领导

了解法律和政策对信息和数据及其管理的影响，并确保这些问题在信息治理行动中得以解决。能够影响信息和数据相关立法和政策的方向。

2-3

标准与最佳实践

基础能力

了解旨在改进信息和数据管理实践的相关标准。

实践人员/熟练操作

理解和掌握相关标准，并能实施相关程序来改善信息和数据管理。能够帮助开发反映已改进的信息和数据管理实践的业务流程。

信息管理人员/信息业务专家

能够在相关信息和数据管理政策和程序的制定过程中实施标准和最佳实践。

主管/领导

通过战略性实施信息和数据管理中的标准和最佳实践，能够支持持续改进。

2-4

信息和数据领导力

基础能力

理解信息和数据的价值，协助他人遵循适当的信息和数据管理行为。

实践人员/熟练操作

就信息和数据管理的职责、原则和流程，能够开发并提供建议和培训。

信息管理人员/信息业务专家

能够提倡并解释信息和数据管理的职责、原则和过程。能够制定战略，建立重视信息和数据的组织文化。

主管/领导

能够倡导和促进重视信息和数据的组织文化。能够提供信息和数据管理培训和持续专业发展。

2-5

数据和信息的价值

基础能力

意识到信息和数据是组织机构的资产，良好的业务成果依赖于根据需要保持其真实性、可靠性、可发现性、可访问性和可用性。

实践人员/熟练操作

理解信息和数据是公司资产，良好的业务成果依赖于在需要的时候保持其真实性、可靠性、可发现性、可访问性和可用性。了解信息和数据的价值在其生命周期中可能发生变化，因此应根据法律要求对其进行相应管理。

信息管理人员/信息业务专家

理解作为公司资产的信息和数据的价值需要在其整个生命周期中进行管理。理解信息和数据的价值可能超出了创建或存储它们的系统的寿命，也超出了它们的原始用途。能够评估具体数据集、信息资产的价值和相关成本。

主管/领导

将信息和数据的价值理解为需要根据其资产价值进行管理，并得到适当投资和资源支持的公司资产。理解交换和提升信息和数据资产价值的需要。

2-6

风险管理

基础能力

意识到信息和数据在整个生命周期中的风险，并遵循规程来管理风险。

实践人员/熟练操作

理解并评估信息和数据在其整个生命周期中的风险，以保护其不受恶意或无意的破坏、变更或未经授权的发布。理解信息和数据管理的角色，以降低风险并确保业务连续性。能够在确定的信息、数据和IT治理工具中执行风险管理政策和流程。

信息管理人员/信息业务专家

能够将风险管理嵌入信息、数据和IT治理工具中，并将其转化为降低风险的策略。能够管理正在实施风险管理策略以及信息和数据活动的员工。

主管/领导

了解新技术和行业变化的影响，并表现出明确的领导能力，确保信息和数据在其整个生命周期中得到管理，保证其持续可用性。能够分配足够的资源实施风险管理，并授权详细规划和执行风险管理活动。

2-7

信息安全

基础能力

了解信息安全需求。能够管理用户、密码、组员身份、访问视图、权限并对信息保密性进行分类。

实践人员/熟练操作

了解信息安全需求，法规要求和框架。能够实施相关控制和程序，并进行信息安全风险评估和审核。

信息管理人员/信息业务专家

能够阐释法规要求和信息安全策略，以确保信息管理策略和过程符合法规要求和框架。能够管理信息安全风险评估和审计，并将结果和问题传达给业务经理和其他人。

主管/领导

了解信息安全需求及其与信息管理流程的关系，并确保分配适当的资源以减少信息安全威胁。

2-8

价值鉴别、留存和销毁

基础能力

意识到在对所有位置和格式的所有信息和数据做出处置决定时均受立法的限制。能够应用流程化方式对信息和数据进行处理。

实践人员/熟练操作

了解法规对管理所有位置（例如业务系统）中的所有信息和数据的影响。能够管理处置项目并转移。能够为处置部门发展计划做出贡献。

信息管理人员/信息业务专家

能够评估法规对管理所有位置（例如业务系统）中的所有信息和数据的影响。了解处置部门如何鉴定组织的有价值信息和数据。能够管理处置机构开发项目并管理正在进行的项目，以根据法规减少信息持有量。

主管/领导

了解有关管理所有信息和数据的立法的适用及其在鉴定有价值的信息和数据、确保问责制和完整性方面的作用。了解保存信息和数据的时间和风险超过所需的风险和成本，并了解处置的效益。能够支持和资助处置流程。

2-9

数字管护和连续性

基础能力

意识到信息和数据需要维护，以便随着时间的推移继续保持完整，可获得和可用。能够使用保存工具并遵守相关程序。了解数字保存标准。

实践人员/熟练操作

了解如何实现数字连续性，并能够应用适当的工具，以便随着时间的推移，信息和数据将继续保持完整，可获得和可用。能够应用数字保存标准。

信息管理人员/信息业务专家

能够评估和实施数字保存策略和技术，以实现数字连续性，减少过时并维护访问。能够根据最佳实践制定数字保存策略和程序，并管理相关项目。

主管/领导

能够支持数字保存策略，以实现数字连续性并减少淘汰。

2-10

业务流程提升

基础能力

了解业务流程分析，绘制以帮助识别低效率和流程改进。

实践人员/熟练操作

了解业务流程分析，能够分析和绘制业务流程图，以识别效率低下并改进流程。了解业务流程变更的需求以及何时采用适当的解决方案。

信息管理人员/信息业务专家

能够领导团队分析和绘制业务流程，以识别低效率，并实施改进端到端业务流程的解决方案。能够清楚地说明业务流程更改的原因。

主管/领导

了解在企业范围内分析和审查技术、系统和流程以实现战略优先级的需要。能够阐明原因，并为业务流程变更提供支持。

2-11

信息审查

基础能力

了解识别信息和数据资产的信息审查流程。能够收集信息审查所需的数据，并将相关数据输入信息登记簿和数据目录。

实践人员/熟练操作

了解信息审查的过程和目的，以形成对信息资产的共同理解。能够协调信息审查活动，包括将数据输入信息登记簿和数据目录。能够收集、分析和报告信息审查结果。

信息管理人员/信息业务专家

能够管理信息审查和分析收集到的数据，以确定战略上和业务上的机会和风险。能够重用信息评审数据以协助其他信息治理活动，如开发信息体系结构。

主管/领导

了解信息审查的战略价值，并支持建议的实施。

2-12

用户体验

基础能力

创建和使用信息和数据时，了解用户需求以及他们如何与流程和系统交互。

实践人员/熟练操作

了解可用性原则和流程，能够在设计和构建新流程和系统时应用以用户为中心的方法。能够为新的业务系统和实践进行基本的可用性测试。

信息管理人员/信息业务专家

了解可用性原则和流程，并能将其应用到新的流程和系统中。理解任何信息管理变革的成功都取决于满足用户和业务的需要，并确保项目得到相应的管理。能够管理新信息系统和实践的基本可用性测试。能够建立和领导一个多学科团队来设计、构建、操作和迭代服务。

主管/领导

了解用户体验对于成功实施信息技术和流程至关重要。能够支持由经验丰富的产品经理领导的多学科团队来设计、构建、操作和迭代服务。

2-13

信息架构

基础能力

了解信息架构惯例和实践。了解组织特定的信息分类工具，以及它们是如何实现对信息的访问的。能够使用和维护信息架构产品，包括企业分类法、词汇表、分类方案、名称空间和本体。

实践人员/熟练操作

了解信息架构惯例和实践，以及它们与其他企业架构域的关系。了解组织特定的信息和数据分类工具，并能就其实施向其他人提供建议。能够设计和建模信息架构产品，包括企业分类法、词汇表、分类方案、名称空间和本体。

信息管理人员/信息业务专家

能够领导信息架构活动，并理解它们与其他企业架构领域的关系。能够为信息架构产品的开发和维护提供指导。

主管/领导

理解并支持信息架构活动，以及它们如何与其他企业架构领域相关联。能够推动重视信息和数据共享的文化，并提倡良好的信息架构实践，以实现信息的无缝共享和重用。

 

未完待续

在下一期的推送中，我们将继续对澳大利亚国家档案馆的信息管理与数据能力模型中对于“信息管理专业人员”所应当具备的知识和能力等内容进行详细介绍，请持续关注哦~

本文系中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队原创成果，转载请注明出处。

本 期 小 编

翻 译

秦杨

河北大学管理学院档案学专业2017级硕士研究生

冯家明

中国人民大学信息资源管理学院2020级信息分析专业硕士研究生

编辑 审核

嘎拉森

中国人民大学信息资源管理学院2020级档案学专业博士研究生

杨建梁

中国人民大学信息资源管理学院师资博士后