本期荐读文献来自Archival Science、Records Management Journal、Archives and Records等档案学领域重要英文期刊,按照论文主题可分为理论思考与案例研究两类,以下是其摘要的中文翻译介绍:
理论思考
1. 电子文件管理——研究现状
Electronic Records Management – A State of the Art Review
作者(机构):
Babatunde Oladejo和 Sunčica Hadžidedić(萨拉热窝科技学院计算机科学系)
期刊:
Records Management Journal Vol. 31 No. 1, 2021 pp. 74-88
文章链接:
https://www.emerald.com/insight/0956-5698.htm
关键词:
电子文件管理,ERM,研究现状
摘要:
[研究目的]本文旨在研究电子文件管理(ERM)的最新进展,以确定该领域当前研究主题、差距和问题。
[研究设计/方法]首先,我们在学术数据库中对2008—2018年间进行的研究进行了广泛的检索。其次,我们对得到的检索结果进行了相关性和重复性审查。最后,根据Computing Research and Education和JourQual的期刊和会议排名列表对研究来源进行了检查。最终,本文对55个选定的研究样本进行了深入分析。
[研究结果]因为当下电子文件管理与信息系统领域深度融合,且面临着不断变化的文件管理环境,电子文件管理的研究动力稍显不足。此外,政府/国家档案馆指定的电子文件管理需求模型可能制约了电子文件管理的技术创新,也缺少社交媒体领域中的电子文件管理应用研究。
[研究局限/影响]本文的局限性主要在于现有检索工具的功能限制及关键词表意不清造成的检索结果过多。我们已经尽力获得最佳的搜索结果,但不排除部分相关文章被遗漏的可能。
[原创性/价值]对电子文件管理领域研究现状的上一次回顾是在1997年。自那时以来,该领域已经产生了很多变化。本文将帮助研究人员了解电子文件管理研究的现状和研究不足,并进一步明确未来的研究方向。
2. 作为关系对象的数字文件——许煜的数字对象概念在档案学中的应用
Digital Records as Relational Objects–Yuk Hui’s Concept of Digital Objects Applied to Archival Science
作者:
Sebastian Rozenberg(瑞典索德托恩大学学院)
期刊:
Archival Science Vol. 21 No. 2, 2021 pp. 193–218
文章链接:
https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-021-09357-0
关键词:
数字对象,数字文件,本体论,本体,现象学,许煜(Yuk Hui)
摘要:
许煜的著作汇集了技术和哲学视角,提出了应对数字时代的新方法。本文旨在评估许煜的数字对象理论作为一种批判性重构框架的使用,特别是在审视数字文件的概念这一方面。根据许煜的观点,理解数字对象需要两种类型的本体论:(1)与知识表示的技术语言和层次有关的本体,如元数据;(2)关于海德格尔现象学中存在问题的本体论,是对世界中的存在的理解。解释数字对象的性质同时需要上述两者。此外,数字对象是通过它们两者的关系而产生和构成的,这些关系可以分为话语(技术和逻辑)和存在(对在世存在的理解)的关系。本文讨论了数字文件的不同概念,以便找到与许煜的理论相关的共同点和可能性。作为一种形成的过程的数字文件、作为承担者的信息以及时间性,都与许煜的观点相关,并通过应用许煜的观点进行结构化。文章最后探讨了数字文件的重新定义:数字文件是由话语和存在的关系构成并具体化为物质的,这些关系共同发挥着持久的表征作用。许煜的理论被认为是一组进一步思考的坐标和对数字文件进行批判性解读的方法。
*学者介绍(节选自原文):“……许煜是一位来自中国香港的当代哲学家,具有计算机工程、文化理论和哲学的背景,主要研究技术哲学。……他的首要工作是“根据技术问题重读哲学”,将古典哲学与编程语言、计算机科学和技术哲学的知识结合起来,通过现象学和后现代理论等不同方式构建框架。他的第二本书《论中国技术的问题》调查了西方和东方的技术哲学概念,论证了一种宇宙技术观。该书是对海德格尔的技术概念的回应,也是中国技术哲学的纲要。许煜的第三本书《递归与偶然》是对系统之起源的哲学研究,研究了自然与技术之间的关系和有机论与控制论思想的概念。” 3.原生数字材料的版权和保护:持续的挑战和策略选择
Copyright and Preservation of Born-digital Materials: Persistent Challenges and Selected Strategies
作者:
Katherine Fisher
期刊:
The American Archivist Vol. 83 No.2, 2020 pp. 238–267
文章链接:
https://doi.org/10.17723/0360-9081-83.2.238
摘要:
本文调查和分析了与版权问题相关的档案文献和法律资源(主要关注美国),这些问题是档案工作者和其他内容管理者有效且合法地保存原生数字资源所必须考虑到的。这些问题包括复制对保存行动的重要性、所有权定义的变化、已出版和未出版内容之间的不明确区分、数字权利管理法律和技术、复杂的数字对象及其附件中可能存在的分层版权问题等。应对这些挑战的策略包括:提前获得文献版权,采用与孤本和合理使用相关的法律程序,根据专门的数字保存子领域调整做法,确保常规程序充分处理与版权相关的文件保存和风险管理,提倡版权保护,促进版权改革。虽然某些法定例外和现有的权利框架有助于促进数字保存活动,但在重大改革实施之前,版权问题将持续成为数字资源管理的障碍。
案例研究
1. 博茨瓦纳政府会计系统中支持审计流程的数字文件的可信性研究
Trustworthiness of Digital Records In Government Accounting System to Support the Audit Process in Botswana
作者(机构):
Olefhile Mosweu(约翰内斯堡大学信息与知识管理系),Mpho Ngoepe(南非大学信息科学系)
期刊:
Records Management Journal Vol. 31 No. 1, 2021 pp. 89-108
文章链接:
https://www.emerald.com/insight/0956-5698.htm
关键词:
公共部门,档案管理,博茨瓦纳,审计,档案,会计系统
摘要:
[研究目的]本研究的目的是探讨如何维护企业资源规划(ERP)系统(即政府会计和预算系统(GABS))中生成的数字文件的可信度,以支持博茨瓦纳公共部门的审计流程。
[研究设计/方法]这项定性研究使用现代档案古文书学作为理论框架,研究在GABS中验证数字会计文件的程序,用以支持博茨瓦纳的审计流程。本研究采用访谈和文献回顾的方法收集数据。
[研究结果]研究发现,虽然GABS不是一个文件管理系统,但它能生成数字文件(records)。在没有程序的情况下,审计员依靠社会和技术指标(系统应用控制)来认证电子档案。
[研究局限/影响]本研究结果仅限于研究案例,不能推广到其他组织。
[实际意义]研究结果可以提供必要的措施,确保ERP中生成的数字文件保持可信,以支持财务审计流程。此外,本文还介绍了档案管理人员、审计人员和信息技术专家评估数字系统中文件真实性的不同方法,从而为档案管理者和文件管理者提供有关专业联盟和竞争者的文献。
原创性/价值:本文提供了来自原始研究的经验证据。
2. 保护国家的数字记忆:数字保存风险的贝叶斯模型
Safeguarding the Nation’s Digital Memory: Towards a Bayesian Model of Digital Preservation Risk
作者(机构):
Martine Baronsa, Sidhant Bhatiab, Jodie Doublec, Thais Fonsecaa , Alex Greend, Stephen Krole, Hannah Merwoodd,Alec Mulinderd,Sonia Ranaded, Jim Q Smitha, Tamara Thornhillf and David H Underdownd
(英国华威大学应用统计和风险部,莫纳什大学马来西亚分校,利兹大学,英国国家档案馆,莫纳什大学,伦敦交通局企业档案馆)
期刊:
Archives and Records Vol. 42 No. 1, 2021 pp. 58–78,
文章链接:
https://doi.org/10.1080/23257962.2021.1873121
关键词:
数字保存,风险,协作,贝叶斯网络,决策支持系统
摘要:
数字对象的保存是一项挑战,许多档案馆对此感到准备不足和装备不足。英国国家档案馆与华威大学的统计学家及来自英国档案部门的合作伙伴合作,开发一个量化数字保存所涉及风险的决策支持系统。通过跨学科合作,项目团队开发了一种基于贝叶斯统计网络的交互式工具,用于管理数字资料的风险。该工具为档案管理员创设了思考数字保存的新方式,并提供了一个支持其行动的证据库。该项目进一步论述了跨学科合作的益处并阐明了具体的协作方法。
3. 文件管理数字转型的机制探索——对中国的案例研究
Exploring the Mechanisms for Records Management’s Digital Transformation: A Case Study From China
作者(机构):
Qianqian Yang,Yuqiao Du,Linyu Shi(中山大学信息管理学院)
期刊:
Records Management Journal Vol. 31 No. 1, 2021 pp. 34-47
文章链接:
https://www.emerald.com/insight/0956-5698.htm
关键词:
案例研究,公共管理,文件管理,信息系统,信息治理,数字转型
摘要:
[研究目的]本研究探讨了在电子文件管理系统(ERMS,Electronic Records Management Systems)应用背景下的文件管理数字转型的机制,旨在促进对ERMS长期表现和现行标准有效性的评估。
[研究设计/方法]本研究采用了质性研究方法,通过参与式观察法、建构主义扎根理论等方法,对中国某政府部门实施建设ERMS的过程进行了案例研究。
[研究结果]研究发现以转型为目的的ERMS系统将会重构文件管理的模式和使用者对于ERMS的功能预期,其中最大的挑战是信息质量问题,本研究提出了一个机制模型,用于梳理驱动文件管理数字转型的各类因素。
[研究局限/影响]作为初步研究,本研究仅选择研究了一个案例,后续可以进行更多的案例研究,以对数字转型过程有更加全面的了解。
[意义]本研究揭示了文件管理数字转型的风险和挑战,为ERMS的可持续发展和相关标准的建设提供了理论基础。
4. 原生电子文件的保存和获取:对机构数字内容格式登记的案例研究
Preservation and Access for Born-digital Electronic Records: The Case for an Institutional Digital Content Format Registry
作者:
Kyle R. Rimkus,Bethany Anderson,Karl E. Germeck,Cameron C. Nielsen,Christopher J. Prom,Tracy Popp
期刊:
The American Archivist (2020) 83 (2): 397–428.
文章链接:
https://doi.org/10.17723/0360-9081-83.2.397
摘要:
2014年以来,伊利诺伊大学香槟分校图书馆通过大学档案馆已经接收了越来越多的原生电子文件。这些文件包含了各种类型的数字内容格式,其中既有常用的格式,也有较为久远的文件格式,对数字保存和获取提出了挑战。如何访问过时的文件格式本身就是很困难的问题,在当前的操作系统中安装这些过时的软件更是难上加难。同时,由于馆藏数量巨大,加之教职工和校园办公室所提供的新的原生电子文件速度不断加快,很难在获取之时就对文件进行评估。上述挑战表明,必须制定电子文件馆藏的数字格式保存政策,并且需要掌握能够控制和打开这些文件所依赖软件的第一手知识。本文介绍了伊利诺伊大学所采取的一种循序渐进的方法,即通过建立保存政策、技术知识和信息系统来有效地保存和访问电子文件。他们实施的数字内容格式登记的实践虽然还不够成熟,但足以表明,档案管理员和数字保存工作者能够从以下二者中受益——有关原生数字格式的工具与实践的发展,和有关国际格式登记的机构知识的融合。