NARA通过制订《电子文件管理通用要求》(Universal Electronic Records Management Requirements)帮助机构实现上述目标。这些要求明确了机构需要遵循的高级程序和系统需求。NARA也与美国联邦总务署(General Services Administration,GSA)联合更新了实体文件管理相关的获取途径,并制订了新的电子文件管理服务购置方式。一旦供应商证明其解决方案和服务符合NARA的《电子文件管理通用要求》,GSA就可以将其列为可靠供应商。此外,NARA正在与GSA的共享解决方案和绩效提升办公室(Office of Shared Solutions and Performance Improvement,OSSPI)开展合作,助于其作为业务标准委员会(Business Standards Council,BSC)电子文件管理职能领域的负责单位。机构可以使用FERMI的资源并遵从NARA与OMB制定的相关政策。这些资源将帮助机构在电子文件工作中获得更高的一致性、可靠性和效率。
电子文件管理是一项重要的职能领域。其他职能领域包括财务管理、人力资源管理、补助金管理、采购、不动产管理和差旅管理等。在更广阔的FIBF背景下,电子文件管理的任务与职能发生了变化:文件管理要求应当嵌入其他所有形成文件职能域的端到端流程中。例如,在工资总支出流程中捕获文件并根据NARA的《文件通用保管期限表》(General Records Schedule,GRS)来确保其获得适当的处置。NARA正与其他职能领域的负责单位加强合作,以确保电子文件管理职能被纳入其他相关领域的职能中。
此模式中,每个机构采购并拥有其独立的电子文件管理系统或解决方案。该模式适用于文件管理任务较为简单的中小型机构、办公室或联邦实体。例如监察长或负责案件管理工作的机构。
此模式中,托管电子文件管理系统解决方案可被视作供应商提供的一项服务,且这种服务能够被其他机构或所共享。如果实施电子文件托管方案,托管机构应当负责该方案与工具的维护与运行,实施费用则由使用该服务的机构承担。
此模式中,电子文件管理职能被嵌入现有的业务应用职能之中。这种模式无需用户重新学习新的电子文件管理系统,从而能够提供更高质量的文件以及更好的用户体验。
此模式中,文件管理被设置为为一套单独的共享式微服务,这些微服务与业务应用相关联,以便实施电子文件管理活动。该模式结合了嵌入式和托管式解决方案的优势,目前较为少见。
机构应选择最符合其工作实际需求的解决方案。同时,NARA鼓励实施自动化电子文件管理流程以减少终端用户的负担。
这些用例能够辅助机构开展下列工作:
每项职能均包含一系列具体活动(见表2)。例如,文件捕获域包括文件形成、文件验证和文件保留。同时,各项活动所需的能力也被一一明确。
表2 功能域、功能和活动示例
通过ERM业务生命周期和业务能力规定,可以明确ERM服务职能领域功能和相关活动的完整列表。由于机构的工作场景与流程具有独特性,各机构将不得不采取用例中未涵盖的步骤来实施电子文件管理。此外,还有许多额外的活动过程尚未在用例中得以展示。
通过构建业务场景,记录关键活动、输入、输出流程以及与其他职能任务的交叉点,NARA所展示的用例为电子文件管理的服务提供商勾勒了联邦电子文件管理的通用要求。用例立足于联邦机构的工作背景,阐释了文件在其生命周期中的运动过程。每个用例均包含一个概要和假设,表明用例之间的相关关系。基于这些联系,用例可以被组织成文件生命周期的用例工作流——电子文件管理用例开始于文件的形成和捕获文件,结束于文件的处置或NARA移交。业务参与者是参与构成用例的每个业务场景的个人。假设是在用例开始之前已经存在的条件或已经执行的条件。实践是构成业务场景的构建区块;输入是执行事件所需的项目或项目组;输出是正在执行的事件的结果,是继续处理业务场景中的下一个事件所需的内容。
每个用例都分配了一个用以说明用例信息的标识符,标识符包括有关关键底层组件的信息。
表3 用例标识符符号
每个部分还包括可视化工作流,这些工作流显示了事件流如何在业务场景中发生。这些工作流展示均是理想业务场景,构成每个业务场景的事件不一定按工作流顺序流动。此外,工作流也会受到机构部署的解决方案和服务模式的影响。无论该机构是使用传统的ERMS、嵌入式文件管理还是ERMaas微服务,都需要适当修改工作流以适应不同机构的需要。
执行业务流程时,业务场景就会对事件的类型进行识别。业务场景分类如下: