本期荐读文献主要来自《人大复印报刊资料·档案学》以及Records Management Journal、Information Development、Library Hi Tech等图书情报与档案管理领域的重要期刊。这些文献涉及电子文件法律证据效力、科学数据管理、数字档案馆、数字保存框架、电子文件管理系统、格式迁移等主题。
期刊：《档案学研究》，2021(01):70-77.
DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2021.01.010
摘要：研究通过梳理国内外电子文件证据立法的类型、内容、程序及司法实践,分析了国内外电子文件证据立法的内容特点及其启示,探讨了电子文件单轨制管理模式下我国电子文件证据立法现状及问题,并从电子文件证据的概念界定、法律定位、证明力和司法程序、立法规则等方面对单轨制模式下我国电子文件证据立法提出了对策建议。
关键词：单轨制；电子文件；电子证据；证据效力；证据立法
期刊：《档案学通讯》，2021(01):49-57.
DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2021.01.007
摘要：科学数据和科研档案是国家科技创新和经济社会发展的关键基础设施，同属科研信息资源体系，具有密切联系，但在实践和研究中两项工作就像是“平行线”，交集甚少。通过对有关科学数据和科研档案的学术文献、政策文本，以及网络调查和实地调查获得的相关事实数据进行分析，根据管理协同的相关理论与框架模型，可构建由制度规范、组织分工、业务方法、数据资源、信息服务等要素构成的管理协同框架，并在框架指导下提出推动共同问题走进制度视野、构建新型协作模式、加快数字化和数据化进程、探索应用开源软件工具、夯实安全保障体系等实施路径，以共同应对科研信息资源管理在体制、法规、管理、技术等领域面临的挑战。
关键词：科学数据；科研档案；科研信息资源；管理协同
作者及机构：吕元智（上海师范大学人文学院信息管理系）
期刊：《档案学研究》，2021(01):78-86.
DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2021.01.011
摘要：视频档案资源因其非结构化、语义特征难以识别等特点目前利用服务效果并不理想。如何为用户提供精准化的数字视频档案服务是当前档案服务工作的一个重点和难点。本文在对我国省市级档案馆网站视频档案服务调查的基础上，从用户交互的视角出发，提出了基于用户交互的数字视频档案资源精准化服务模式，并探讨了该模式的基本内涵、体系框架，进而从视频档案资源建设、交互平台构建、服务推荐系统设计、用户培养等方面探讨了该服务模式构建的具体策略。
关键词：数字视频档案；档案服务；精准化服务；用户交互
作者及机构：杨智勇，贺奕静（上海大学图书情报档案系）
期刊：《档案与建设》，2020(12):27-32.
文章链接：
https://kns.cnki.net/kcms/detail/detail.aspx?dbcode=CJFD&dbname=CJFDLAST2021&filename=DAJS202012008&v=0Xzg6LPKrxIZCUmLKJi5MKdRrRoG1ty9bNzCD3%25mmd2FeHn5%25mmd2BsXooFZ6eJf9OEHDgxvmw
摘要：随着高速泛在、万物互联的新型互联网产生与普及，智能技术也不断应用于数字档案馆服务中，推动着档案信息服务的转型升级。文章运用5W1H分析法，对数字档案馆智慧服务的产生背景、概念内涵、服务主体、服务空间、服务时点等一系列问题进行分析，并从人与技术有机结合的角度提出数字档案馆智慧服务实现路径：服务理念从“智能引领”向“智慧交融”转变、服务内容从“档案信息”向“智慧数据”延伸、服务方式从“网络化”向“智能化”跃迁、服务流程从“双向交互”向“全面协同”拓展。
关键词：数字档案馆；智慧服务；5W1H分析法；智能化
A framework for digital preservation of Indigenous knowledge system (IKS) in repositories in South Africa
作者及机构：Tolulope Balogun，Trywell Kalusopa（南非祖鲁兰大学，纳米比亚大学）
期刊：Records Management Journal,2021,31(2):176-196.
DOI：10.1108/RMJ-12-2020-0042
摘要：
[目的] 本研究的目的是评估所选南非存储库的数字保存政策和长期数字保存计划，以期为南非本土知识系统（IKS）的保存建立数字保存框架。
[设计/方法论/路径] 采用多案例研究设计与面对面深度访谈的研究方法，访谈数据来自南非4个省的国家记录系统（National Recordal Systems，NRS）动议所属机构的4个本土知识系统文献中心（Indigenous Knowledge Systems Documentation Centers，IKSDC）的8名受访者。同时，在数据收集阶段对南非相关政策文件进行内容分析作为补充。
[发现] 研究结果表明，各机构并未制定数字保存政策，尤其是针对IKS的长期数字保存政策。不过一些机构正在制定关于本机构收集IKS的管理的政策。同时，本研究发现数字管护、政策制定和灾备计划在一定程度上是为IKS数字保存而采取的措施。
[原创性/价值] 目前关于非洲IKS数字保存的研究很少，本研究填补了南非NRS项目背景下有关IKS数字化及数字保存相关文献的空白，并提出了南非IKS数字保存的框架。
关键词：数字化；数字保存；本土知识系统；南非；机构存储库
原文摘编：
本研究认为，非洲需要制定数字保存政策，以确保机构成为可信数字仓储（TDR）。正如研究中所揭示的，大多数非洲国家缺少完善的关于遗产材料和IKS管理的数字保存政策；没有用于指导IKS数字化项目的机构数字保存政策；没有可靠的数字保存计划和政策导致存储库不符合OAIS参考模型。这意味着IKS数字保存的标准框架至关重要，以确保其长期保存，并确保其完整性、真实性和未来在学术机构存储库中的访问。下图是本研究提出的南非IKS数字保存框架。
Electronic records management systems and the competency of educational institutions: Evidence from Yemen
作者及机构：Muaadh Mukred，Zawiyah M. Yusof，Waleed Abdulkafi Al-Moallemi，Umi Asma’a Mokhtar，Burkan Hawash（马来西亚国立大学，林肯大学）
期刊：Information Development,2021,24（Early Access）.
DOI：10.1177/0266666920980829
摘要：
在现代世界，现代技术所存储的信息量呈指数级增长。对海量信息的访问和获取已改变政府、机构、组织和个人开展业务和文件管理的方式。云计算、信息通信技术（ICT）、办公自动化与数字化的结合使用增多，促进了电子文件的生成方式的改变。组织机构应拥抱这种新兴环境，以确保未来持续运行和法规遵从。框架的缺失使得电子文件管理系统（ERMS）难以实施。
基于此，本研究提出了一个ERMS实施框架，并识别了与ERMS特征和云特征相关的最关键因素。ERMS的实施将提高也门公共部门教育机构的能力，而本研究提出的框架将有利于推动ERMS的实施。本研究基于技术接受模型3（TAM3）来实施云ERMS。本研究采用定量研究方法，向350名学者和也门公共教育部门的管理者发放调查问卷，通过二阶分析方法，采用偏最小二乘结构方程模型（PLS-SEM）来识别变量关系。
研究发现，所有已识别的因素都是必要的，并且与实施ERMS的行为目的有显著关系。研究结果还表明，ERMS在教育机构的能力建设中发挥着至关重要的作用。换句话说，本研究证明了ERMS的重要性，云计算对ERMS实施的重要性，以及ERMS实施对公共部门教育能力的显著影响。这些研究发现可能有助于重塑ERMS理论及实证研究的方向，特别是在ERMS实施对教育机构能力的支持方面。
关键词：电子文件管理系统（ERMS）；能力；教育；云计算；技术接受模型（TAM）；实施；知识管理；信息开发；也门
Lost in migration: document quality for batch conversion to PDF/A
作者及机构：Roland Erwin Suri，Mohamed El-Saad（瑞士苏黎世联邦理工学院图书馆）
期刊：Library Hi Tech,2021,39(2):337-51.
DOI：10.1108/LHT-10-2017-0220
摘要：
[目的] 文件格式规范的变化为数字文档长期保存带来了挑战。因此，数字档案馆通常倾向于适合长期保存的特定文件格式，例如PDF/A格式。由于只有少数机构提交PDF/A文件，数字档案馆可以考虑将提交的文件转换为PDF/A格式，本研究将对此进行讨论。
[设计/方法论/路径]本研究评估了三种用于将常见文件格式批量转换为PDF/A-1b的软件工具：LuraTech PDF Compressor、Adobe Acrobat XI Pro和PDF Tools中3-Heights(TM) Document Converter。测试集由80份文件组成，其中，JPEG、MS PowerPoint、PDF、PNG、MS Word、MS Excel、MSG和网页这八种文件类型各占10份。
[发现] 批量处理有时因需要人工干预而受到阻碍。根据软件工具的不同，在批量处理80份测试文件的过程中出现了3到4次停止。此外，即使对于支持的文件格式，转换工具有时也无法输出文件，其中，Adobe Pro有3份文件未能成功输出为PDF/A-1b，LuraTech和3-Heights（TM）分别各有7份文件未能成功输出为PDF/A-1b。由于Adobe Pro不能转换电子邮件，因此最终共生成213份PDF/A-1b文件。通过比较输入文档与生成的PDF/A-1b文档在计算机屏幕上的视觉外观评价转换的还原程度。结果表明，在转换为PDF/A-1b的213份文件中，有24份（11%）信息内容受到损害，这些再现性错误包括链接丢失、其他文档内容丢失（如字符不可读、文本丢失、文档部分丢失等）、字段更新（反映转换的时间和文件夹）、矢量图形问题和拼写错误等。
[原创性/价值] 研究结果表明，将异构文件大规模批量转换为PDF/A-1b格式会产生复杂的问题，当出现问题时，需要对文件进行逐份处理。如果将不同来源的大量文件迁移为PDF/A-1b格式，即使付出巨大努力，似乎也难以避免部分信息的丢失的问题。
关键词：数字文档；数字图书馆；学术图书馆；档案馆；转换；数字保存
Management of digital records in selected financial services parastatals in Zimbabwe
作者及机构：Alfred Chikomba，Antonio Rodrigues，Antonio Rodrigues（津巴布韦国家档案馆，南非大学）
期刊：Information Development,2021,37(2):245-57.
DOI：10.1177/0266666920906858
摘要：
近年来，信息通信技术（ICT）在业务活动中的应用激增。津巴布韦的公共部门也通过采用ICT以促进问责制、提高透明度、改进服务交付，对日常业务活动至关重要的数字文件随之增加。然而，对包括津巴布韦在内的诸多国家而言，管理这些文件对大多数公共部门机构来说都是一项挑战。尽管采用了ICT，但并未形成数字文件管理的有利环境。
本研究是津巴布韦半国有金融服务机构数字文件管理的研究的组成部分。文章以案例研究为基础，将数字管护中心（DCC）的数字管护生命周期模型作为研究的理论框架，采用质性研究方法，将访谈、文件分析和观察作为数据收集工具，依据目的性抽样原则从津巴布韦的4个半国有金融服务机构收集数据。
研究表明，被调研的半国有金融服务机构仍缺乏高效管理数字文件的必要工具（如政策、指南和标准）、充足的基础设施和熟练的人力资源。此外，津巴布韦国家档案馆虽然负有规范文件管理的法定职责，但由于缺乏法律框架和专业框架，国家档案馆并未充分参与到数字文件管理工作中。因此，为创设有利于高效管理数字文件的环境，本文建议制定数字文件管理内部政策和指南，采购充足的基础设施并招募富有经验的工作人员。
关键词：数字文件；数字文件管理；信息通信技术（ICT）；半国有金融服务机构；津巴布韦