本文将继续介绍《NARA联邦电子文件现代化倡议——维护与利用用例》
ERM.020—电子文件维护与利用
为捕获不同类型的电子文件，机构需要考虑这些电子文件如何被形成、使用和处置。基于业务生命周期和业务能力理论，文件捕获在功能上应该包括访问级别管理、文件维护、证据留存、信息请求、文件迁移。这些措施共同确保联邦电子文件处于文件管控之下。如《电子文件管理用例概述》中所述，机构必须采取严格的措施来管理电子文件。机构可以选择在电子文件的生成系统或平台中对其进行管理，也可将电子文件导入专门的文件管理系统中。无论采用哪些措施，机构应当实现对电子文件从形成到处置的全面管控。
机构还应考虑不同类型文件应该具备的文件格式以及所有必要的元数据。有关永久电子文件的元数据指南，请参阅《NARA公告2015-04：永久电子文件移交的元数据指南》。
理想状态下，各机构应当设置包括文件管理、社交媒体、公共事务、总法律顾问、信息技术、隐私和信息安全以及其他利益相关者领域的代表组成的文件管理工作组。当进行电子文件管理时，该工作组能够确保形成一个完整的有关电子文件生成平台和利用方式的清单。
以下是维护和利用特定类型文件的其他注意事项。这些考虑基于它们的创建方式和位置。有关具体文件类型的定义，请参见《电子文件管理用例概述》附录。
各机构将需要根据其已批准的文件计划来确定如何处理遗留内容。
各机构还必须评估如何管理通过社交媒体平台发送的电子信息(请参阅《NARA公告2015-04：关于管理社交媒体文件的指南》)。
各机构的政策和实践需要解决如何处理员工在工作过程中使用社交媒体平台在个人账户中发送或接收信息的问题。
永久和长期的临时网站文件应在运行的网站之外进行管理。短期临时网站文件可在平台上进行管理。各机构将需要经常重新审视他们管理网站文件的方法，以确保他们正在适当地评估风险和采取积极主动的方法来满足他们对合规性的要求。政策和期限表应明确说明将如何处理每一个考虑事项。各机构在确定解决方案和服务是否满足其要求时，应考虑以下事项：
注意：所有机构职能活动中都会形成电子文件，因此电子文件管理职能会对联邦机构的其他职能域产生重要影响。使能职能为其他职能域提供支撑并应当与这些职能域的其他用例相结合，以便反映文件在哪形成和文件是如何被捕获和管理的。
2.这些事件可以自动、半自动化或手动执行。
3.每个事件中列出的所有输入都已创建或可用于执行这些事件。
4.已经设置了一个系统或数字保管库来管理一个机构的电子文件。
5.响应信息请求的文件准备将在其他流程或工作流中得到处理。
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本文系中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队原创成果，转载请注明出处。