行业动态 | NARA联邦电子文件现代化倡议——电子文件管理用例·移交 - 电子文件管理研究中心

行业动态 | NARA联邦电子文件现代化倡议——电子文件管理用例·移交

2021-09-27

本期行业动态是NARA联邦电子文件现代化倡议（FERMI）的第三辑，点击超链接文字，快速回顾前两期内容：

本期，我们将继续为读者推送NARA联邦电子文件现代化倡议中的移交用例部分。

移交（Transfer）是指将永久的、有历史价值的文件实体及法律保管权从联邦向NARA转移的过程。这些电子文件由创建机构在文件保存计划规定的时间内保存，然后合法地移交给NARA。相关移交具体文件类型的定义请参后文附录。

下述是ERM.040—从文件保存系统中移交永久文件用于移交的用例和相关业务场景的列表。

ERM.040.L1.01.根据文件保存计划和处置说明，确定可以移交的文件。

ERM.040.L1.02.批准将永久文件向NARA移交。

ERM.040.L1.03.准备向NARA移交的文件。

ERM.040.L1.04.遵循机构文件保存计划，参考“移交格式”指南中规定的首选和可接受文件格式，将文件的法律保管权从机构移交给NARA。此移交将由授权用户执行。

ERM.040.L1.05.允许保存所有的文件移交清单，并提供可确认的移交证明。

ERM.040.L2.01.延长机构合法保管永久文件的期限，以适应相应命令、法律或正当的商业诉求。

关于移交的注意事项

上述用例和工作流程针对所有类型的电子文件提出了最高要求，旨在涵盖所有类型的移交活动。移交的基本要求是相同的：永久文件必须连同必要元数据以许可格式向NARA移交，以便永久保留。但是，各机构必须根据文件的管理地点和文件的处置方式采取不同的移交方式。机构必须与NARA合作，使用NARA现有的工具和策略移交文件。移交可以自动、半自动或手动的方式完成，NARA的目标是实现移交的完全自动化。

“业务生命周期和业务能力”（Business Lifecycle and Business Capabilities）确定了文件的移交功能，包括文件移交资格、文件移交操作、文件移交完成和永久文件保存期限延长。这些活动共同实现了文件管理控制，以确保联邦永久电子文件以恰当的方式NARA移交。正如《电子文件管理用例概述》规定，各机构可以采取各种方法来管理其电子文件，他们可以选择管理创建平台或系统中的文件，或将其导入文件管理程序中。无论采取什么方法，各机构都应对电子文件实现从创建到处置的全过程管理。

机构和供应商在将永久文件移交到NARA时，应考虑以下事项：

移交文档中包含了所有所需的信息。

处于移交阶段的永久文件所保存的位置不同，导致其必须采用不同的方式进行移交。机构文件可能存储在云平台、共享网络驱动器或内部系统中。

向NARA移交之前如何确定文件的访问利用限制信息。

如何识别文件中可能需要筛选的敏感信息，如个人身份信息(PII)、社会安全号码、执法敏感信息和专有信息。

向NARA移交之前，如何删除对文件的技术限制，例如禁用密码与文件加密、停用数字权限管理(DRM)技术。

如何按照《NARA永久电子文件移交指南》和《NARA永久电子文件移交元数据指南》导出文件。

如何从机构系统导出文件，以确保元数据保持一致，且迁移中不会出现文件名变更、重复的元数据、破坏文件结构等问题。请参阅“文件速递服务”中的《文件命名的最佳实践》。

如何测试导出文件的完整性与元数据的一致性。例如：导出的文件大小与原文件相匹配。

如何确保临时文件和非档案材料与永久电子文件区别保管。

如何确保在创建文件时，已嵌入每个文件的信息所需的所有字体。

ERM.040.L1.01.根据文件保存计划和处置说明，确定可以移交的文件。