本期推文将继续介绍《NARA联邦电子文件现代化倡议——电子文件管理用例·处置用例》。
ERM.030 – 电子文件处置
下面是电子文件处置的用例与相关业务场景列表。
业务生命周期和业务能力这两份文件定义了文件处置职能包括文件处置资格、文件处置批准、文件处置行为和临时文件保管期限变更。此外，这些活动共同提供了文件管理控制，以确保联邦电子文件的适当处置。如《电子文件管理用例概述》中所述，不同机构可能有不同的电子文件处置方法。较小的机构可以将所有处置审批流程集中在文件管理项目中。大型机构可能采用去中心化的处置方法，由各局、办事处或地区的文件联络官分布式处置。理想情况下，机构应当有一个专门用于管理电子和实体文件处置的项目。
机构可以决定处置所需的审批级别。在某些情况下，机构可能只需要机构文件管理专员或指定人员来审批文件的处置。大多数情况下，至少应由业务负责人和文件管理专员共同审批文件的处置。许多机构也会邀请法律顾问参与审批，以确保符合处置条件的文件不会引起诉讼争议。机构应在处置过程中邀请法律顾问，至少在有文件未经过处置审批时，由法律顾问来审查处置过程。机构还应考虑是否允许最终终端来执行处置，或是否由文件管理专业人员甚至某些情况下由IT人员来执行处置。
以下是特定类型文件的注意事项。
（1）在与云提供商签订的合同中应有明确的条款，以说明云提供商能够满足NARA对文件处置的要求。通常，云提供商可能会在处置文件后的一段时间内保留文件的备份副本，此时机构应确保这些文件副本及其备份也应被及时处置。如果副本未按照机构的文件保管期限表进行处置，根据《信息自由法》云提供商将会受到约束管辖。
（2）在合同内应明确是否允许云提供商在符合处置条件后自动处置文件，还是应首先获得机构的批准再执行处置。在某些情况下，机构可能希望由联邦雇员执行处置。
（1）如果数据库是本地的，机构应确保本地数据库中的文件与云中文件处置方式相同。
（2）机构应确保在所有文件副本同时被处置。
（3）在文件处置时，机构应当与IT部门的数据库拥有者和业务负责人有效合作。有时是IT人员执行处置，因此IT人员应与机构文件专员合作，以确保在删除数据库中的文件时满足NARA要求。机构文件专员还可以与数据库业务负责人合作，以确保他们不再需要这些文件。
考虑数据库链接到哪些其他系统，以便从其他数据库输入或输出数据。机构应审查其他数据库中的文件，以确保有关于尚未符合处置条件的文件的完整记录。他们还应确保所有副本都已处置。
机构应假定发布在机构网站平台上的内容是文件。由此，他们就可以进一步确定网页的功能、保管期限和保存过程。并非所有的网站文件都必须永久保存，但也有可能网站平台确实包含永久性的文件，机构应与平台分开捕获和管理。对于这些临时网站，机构应在执行处置前发布其删除网站的意图。该通知应解释这些网站是根据机构文件保管期限表删除的。与社交媒体文件一样，机构也不能确定网站文件的所有副本都已被删除。公众可以复制网站。但是，机构应遵循其文件保管期限表，并删除其控制下符合条件的网站文件。
注意：所有机构职能活动中都会形成电子文件，因此电子文件管理职能会对联邦机构的其他职能域产生重要影响。使能职能为其他职能域提供支撑并应与这些职能域的其他用例相结合，以便反映文件形成位置及其如何被捕获和管理。
2.这些事件可以自动、半自动化或手动执行。
3.每个事件中列出的所有输入都已创建或可用于执行事件。
4.无须要求符合处置条件的电子文件的合法持有证明或其他信息。
通知符合处置条件电子文件的业务负责人
处置机构系统内批准的电子文件
延长经批准处置的临时电子文件保管期限，以适应命令、法律或业务合理性
译文仅供大家参考学习，如有不当之处欢迎指正！
本文系中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队原创成果，转载请注明出处。