2022年4月16日，第十二届“中国电子文件管理论坛”完美落幕，会议官方报道详见：会议速递 | 2022年第十二届“中国电子文件管理论坛”。今年的论坛出现了哪些新词、高频词？又有怎样的政策导向与行动主张？在本期推送中，中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队对会议主题报告与专家问答环节进行分析，整理得出数据管理、电子文件单套制管理、电子文件的资源价值、ABDI等9大核心概念，快来跟我们一起回顾、重温一下吧~研究方法：收集会议主题报告与专家问答环节的录音并进行文字转录，共得到逾九万字素材，利用“微词云”词频分析软件进行分析，共得到高频词54个；去除重复及无效词后，选取词频数大于10的前20个高频词，总结出核心概念9个。2022年4月16日，第十二届“中国电子文件管理论坛”完美落幕，会议官方报道详见：会议速递 | 2022年第十二届“中国电子文件管理论坛”。今年的论坛出现了哪些新词、高频词？又有怎样的政策导向与行动主张？在本期推送中，中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队对会议主题报告与专家问答环节进行分析，整理得出数据管理、电子文件单套制管理、电子文件的资源价值、ABDI等9大核心概念，快来跟我们一起回顾、重温一下吧~研究方法：收集会议主题报告与专家问答环节的录音并进行文字转录，共得到逾九万字素材，利用“微词云”词频分析软件进行分析，共得到高频词54个；去除重复及无效词后，选取词频数大于10的前20个高频词，总结出核心概念9个。核心概念概览
1、数据管理2、电子档案单套制管理3、电子文件的资源价值4、ABDI：基于档案资源的数据基础设施建设（Archives-based Data Infrastructure）5、档案事业新发展6、数字（智慧）档案馆7、结构化数据8、知识服务9、数字转型中的电子文件管理01.数据管理数据管理是我国“十四五”时期哲学社会科学重大项目、重点工程、重要平台建设的基础性要素，是优化学科布局、筑牢学术根基、提高科研水平、增强服务能力、扩大国际影响、彰显电子文件管理中国特色的重要依托。数据作为数据管理的客体，具有新型生产要素的重要地位，是电子文件管理深化与服务升级的内容来源。冯惠玲基于当代“数据主义”思想，将当代的数据管理形象地比喻为“电子皮肤”，提出“现在这层电子皮肤正在形成、连接成片，直至覆盖全球，其中相当一部分来自于记录数字社会运行的电子文件”。数据管理已经成为电子文件管理深耕内容、由数字化阶段进入数字赋能阶段的基本路径，档案界需要以数据的覆盖面与连接度作为重要条件，这也应和了第十一届“中国电子文件管理论坛”中冯惠玲所提出的“融入数据管理，做电子文件管理追风人”。在加快构建中国特色学科体系、学术体系、话语体系的当下，如何进一步做好“追风人”，融入数字社会的多元宇宙，需要我们牢记习近平总书记在中国人民大学考察调研时对于建设世界一流的中国特色社会主义大学、培养社会主义建设者和接班人、重视师资队伍建设等方面的重要嘱托，在新时代书写档案人的新成就。02.电子档案单套制管理随着社会信息化和电子政务的深入推进，数字政府和数字经济迅速发展，对电子文件与电子档案单轨运行、单套管理的理论研究和实践探索已迫在眉睫。本次论坛中，各位专家学者集中对电子档案单套制管理问题进行了深入探讨：福建省档案馆以项目为抓手、以信创（信息技术应用创新产业）为契机，对标新档案法要求，创新性地提出“三包两结构一体化”的电子档案规范管理模式。通过固化相应成果，形成了地方标准《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》，推进电子文件单套归档和电子档案单套管理落地见效。袁平指出，做好传统纸质文件的归档接收工作是电子文件归档与电子档案单套制实践的基础，未来应进一步加深对电子文件单套归档与电子档案单套管理的相关研究，解决安全性与凭证性等相关问题，更好彰显电子文件在数字系统中的强大功能。中国长江三峡集团有限公司依托白鹤滩水电站工程开展建设项目电子文件单套制归档，实现了从电子文件到电子档案的全生命周期管理，在杜绝资料造假、实现质量管理闭环、提高工程建设项目管理水平方面发挥了积极作用，未来项目将进一步深化探索“数字化交付”背景下的电子文件单套制归档问题。针对电子档案保管阶段，王宝序指出，为确保电子档案长期可读，三峡集团通过搭建统一的PDF/A格式转换集群，在文件形成或归档时将版式文件转换成PDF/A格式，来满足长期、安全保存文件内容，保证文件拥有始终如一的展示效果的两方面需求。其次对于电子档案数据安全问题，三峡集团提出部署“3+2”的备份方案。通过线上三套（在线数据、北京数据中心备份和宜昌或成都数据中心备份）及线下两套（磁带库备份和离线硬盘备份），实现了电子档案的异地异质备份。上海市高级人民法院也积极推动电子诉讼档案的单套制改革，已初步实现了电子卷宗的随案生成、规范流转。通过在立案阶段建立前端标准化数据采集中心，完善材料分类、筛选及鉴定，配合制定元数据方案、强化元数据管理、引进区块链技术，逐步建立起原生电子诉讼档案单套归档管理的新模式。同时，法院建立了分布式存储离线备份数据的综合数据保管安全机制，定制了档案级光盘和硬盘的一体化离线数据保存柜，以确保电子档案的安全、长久保存。03.电子文件的资源价值冯惠玲指出，信息社会追求信息世界与物理世界的统一融合，在融合过程中，信息作为鲜活的要素参与和赋能数字社会的各个领域，“数据要素”“资源要素”的概念逐渐深入人心。在此背景下，以数据驱动为特征的数字化生活也需要鲜活的、含义明确的数据作为支撑，而非静止的、意义不明的文件库藏。只有让电子文件的全部内容自动灵活地匹配任何明确或潜在的需求，才能使其以资源要素身份融入大数据战略，为数字政府建设、数字经济发展等提供信息、知识和智慧，实现电子文件价值并使其增值。深耕内容首先需要做的，就是赋予电子文件管理目标的“四性”新的内涵和扩展解读，特别是可用性。早期对于可用性的共识是把电子文件中的数字信息还原成可以阅读的记录形态，如今应该加上机器的可读、可理解、可表达和可分析，让计算机“能看懂”电子文件内容。借助机器学习、人工智能等技术实现文件内容的知识化和智能化应用，才能大幅提升电子文件对于数字业务的贡献度和资产价值，让电子文件深度参与数字社会运行，成为激活数字政府、数字经济、数字生活的资源要素。总之，深耕内容已经成为充分发挥和提升电子文件价值的必然选择，我们必须通过深耕内容来实现电子文件与档案资源的价值转化和业务赋能，推动电子文件单轨制拓展和数据化转型。04.ABDI：基于档案资源的数据基础设施建设（Archives-based Data Infrastructure）钱毅提出的ABDI（Archives-based Data Infrastructure）构想立足于数字世界发展必需的实践需求、档案部门作为资源单位的开放共享内在要求以及面向社会服务提出系统扩充要求的时代背景，旨在依托馆藏档案资源，提供融入社会治理、共享利用的各类形态（以数据为主）的资源集合和数据服务。随着档案覆盖范围的扩大、DAAS（数据即服务）技术成熟度的提高、数据治理的支撑保障，ABDI的提出符合档案资源观演进的整体逻辑，也能够从容应对未来信号、语义离散的数据态带来的挑战。钱毅指出，ABDI的开发与建设不能脱离三个原则、四个策略：即需要坚持权威性、完整性、扩展性的基本原则，在业务层面丰富和挖掘ABDI的应用场景，在对象层面基于数据和服务构建ABDI、开发相应产品体系，在标准层面立足资源交换，在技术层面开发DAAS服务。总的来说，“平台+服务+生态”的ABDI数据基础设施管理模式构建不仅仅需要档案行业的整体发力，还需要相应的配套管理措施——比如政策引导、数据资产管理、区块链技术等。05.档案事业新发展近几年，大数据、人工智能等新一代信息技术快速迭代升级，深度融入社会各个方面，推动经济社会发展和生产生活方式的全面数字化转型。在此背景下，档案部门必须深入思考如何合理利用电子文件，发挥其作为数字社会重要信息记录和传播载体的价值。近年来，无论是在政策制定与实践探索层面，还是理论研究层面，都涌现出了可喜的进展与成果。2019年国家档案局参与制定的国务院716号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》以及2021年中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》等重要文件，都对档案事业在数字社会的新发展提出了新要求。解津伟在报告中提出，当前我国档案事业发展正处于最好的历史时期，随着档案工作全面数字化转型升级，其面临着更加复杂的环境、更加模糊的边界、更加多元的需求、更加丰富的场景、更加多样的角色，但同时也必将面临更大的发展空间。为此，我们必须以习近平总书记对新时代档案工作的重要指示批示精神为指引，遵循新修订的档案法和《“十四五”全国档案事业发展规划》的有关要求，立足实践，围绕中心，服务大局，聚焦档案工作的重点、难点、痛点问题和档案部门的现实需求，助力档案工作的数字化转型和升级。童新海在会议中展望，我国目前正在进一步加强对电子文件管理方式方法与服务模式的研究，积极探索适合中国国情的电子文件管理基础理论和应用路径。到2035年，将计划建成适应基本实现社会主义现代化目标的电子文件管理体系，电子文件管理科学化、法治化、现代化水平明显提高，全面融入国家各项事业，充分彰显在支撑国家治理现代化、经济社会发展和人民美好生活中的作用，助力建成社会主义现代化国家。06.数字（智慧）档案馆自2017年《国家电子文件管理“十三五”规划》将数字档案馆（室）建设从部门信息化工作上升为国家电子文件管理和信息化发展战略以来，数字档案馆在推动档案信息化方面发挥了重大作用。丁德胜提出，数字档案馆建设不仅确立了档案信息化建设框架和基本要求，催生了大量档案信息化规范和标准，还为电子文件归档和管理提供了系统方案。除此之外，随着智慧城市概念的不断深入，数字档案馆室建设还为智慧档案馆建设提供了实践基础。智慧档案馆是基于智慧城市提出的档案馆信息化工作的发展目标，它是对数字档案馆室的继承和升华，是智慧城市针对档案业务工作属性进行的定制和扩展。丁德胜认为，不同行业的机关档案都可以从数字档案馆室升级到智慧档案馆室，从而形成全国范围的智慧档案体系。胡栋材也从全生命周期的视角出发，审视新时代档案工作面临的挑战，将其归纳总结为规范收集（即汇集）、长期保存（即传承）和价值挖掘（即智享）三个方面：在汇集层面将档案信息化系统作为汇集载体，在传承层面将智慧档案馆库建设作为馆库保障以满足长期保存需求，在智享层面提出智能检索智享、知识管理智享、人类文化智享的发展路径。07.结构化数据对于结构化数据的管理，《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）将业务数据作为众多门类档案中的一类。会议中，专家对于结构化数据的归档管理问题作出了具体解答。刘越男指出，以结构化数据存在的业务记录在归档时转成版式格式是目前的一种归档方式，主要着眼点在于内容和形式的固化；也存在直接以结构化数据归档的做法，不少单位在积极探索，关键问题在于判断哪些数据单元以何种结构归档，档案管理系统如何支持其后续管理和利用服务。钱毅提到，新系列的ISO 16175标准中定义了业务环境下的结构化数据的相关问题，而且目前缺乏结构化数据保存的国际标准，结构化数据的依赖性也比半结构化数据更强。于英香也指出，在电子文件归档时，如果将结构化或者半结构化的文件转换成数据化程度低的PDF或者OFD等形式，将会削弱结构化数据易于提取和检索的优势。总之，为了实现真正的语义保存，结构化数据的归档管理需要根据具体场景需要进行定义。08.知识服务知识服务作为内容智能的重要侧面，是新时代构建中国自主的知识体系的重要依托，推进知识创新、理论创新、方法创新，都离不开卓有成效的知识服务。论坛不仅从理论层面明确了知识服务的学术高度，也从实践层面进一步形成了“数字化—文本化—数据化—知识化”的基本技术路线，明确了通过主题词云、知识图谱、层级动态展示、可视化检索等功能助力服务升级的基本途径。这将有助于电子文件服务的颗粒度从文件级、单元级走向知识级，进一步实现电子文件管理的内容智能。杨建梁与祁天娇以“数据化编研”为例，生动阐明了利用文档数据化革新传统编研方式，形成可视化、可操作、可编辑的新型编研方法的可靠路径，有力证明了通过计算智能可以实现更广域和深层的知识组织和知识发现，促进标准化、开放化、非线性的新型知识服务，实现文档的内容智能。09.数字转型中的电子文件管理数据赋能是信息化社会的显著特征，张春起在论坛致辞环节中指出，党的十八大以来，国家电子文件管理工作取得明显成效和长足进步，电子文件管理体制机制逐步健全，法规制度和标准体系日益完善，电子文件在国家政府管理领域普遍应用，社会影响力持续提升。一是助力党政机关数字转型。规范党政机关电子文件管理，推动电子公文管理系统广泛部署应用，党政机关电子公文使用率超过80%。二是助力数字经济健康发展。推进电子发票、电子票据等经济领域电子文件的规范管理和应用。三是助力数字社会加快建设。聚焦教育、医疗等民生重点领域，推动电子学籍、电子病历等电子文件应用。总之，数字时代的数据资源已成为重要的生产要素，电子文件已成为国家和社会各领域重要数据资源的基本载体，深化电子文件管理与加强数字中国建设等国家重大战略布局高度契合。
