2021年6月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》,要求“切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档”,这进一步印证了我国电子文件单套制从局部试点走向全面铺开的发展态势。此外,国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室和国家电子文件管理部际联席会议办公室联合发布的《关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》得到各地区、各中央企业和有关单位的积极响应,纷纷开展电子文件单套制归档实践。
本期行业动态中,学生研究员们摘编了近期通过验收的电子文件单套归档和电子档案单套管理试点项目,与各位读者共同分享、学习。选用素材均通过公开渠道获取,如有侵权请联系删除。
以下动态按照通过验收的时间先后顺序排列。
1.云南税务征管电子文件单套制归档试点通过验收
试点工作以电子文件归档管理为核心,创新税务大数据治理模式与方法,对云南税务近700个事项2000余种征管文件材料及其元数据进行了系统梳理,与前端各业务系统进行无缝安全对接,全面提升全省税务征管业务与档案管理法治化、精细化、规范化水平。试点项目新建和升级能够满足税务征管电子文件单套制归档与电子档案单套制管理要求的系列功能,并制定《国家税务总局云南省税务局征管电子档案管理办法(试行)》等10余项制度规范,提供有力的制度保障。
经过一年的试点,云南税务部门已实现5大类687个事项2086种文书档案和税务执法音像档案全量、规范的电子化归档管理,已归档960.53万份电子资料,归档电子文件超过1947万个。其中,单套制归档电子文件占比73.56%;便捷提供电子档案查阅利用245万次,在税务执法规范化、税费服务便捷化、税务监管精准化等建设中发挥了重要作用。
2.南京市建邺区办公自动化系统电子公文单套归档试点通过验收
南京市建邺区以“互联网+政务服务”为核心,围绕“办公自动化系统电子公文形成、处理和归档”试点工作任务,按照“强化领导、创新思路、科学设计、标准先行、有序推进”的原则,历经方案编制论证、平台开发联调、项目验收准备3个阶段,经过一年多的探索实践,建成了“一链贯穿电子公文全生命周期”的“区块链+协同办公+档案管理”电子公文单套运行环境。
该试点创新采用区块链技术建设建邺区档案联盟链,采用分布式存储,科学设置7个节点的最小规模,部署在智慧建邺政务云上,建立各节点互信和共识机制,实现电子文件和电子档案全流程元数据、档案数据实时上链和全过程溯源,保证每一份文件信息的真实、完整和唯一。同时嵌入智能合约,将单套制电子文件和电子档案的各类检测标准和规范转化成自动执行的“合约”,对上链的组件及元数据进行检测,并将检测过程与检测结果在链上存证,保证链上组件及元数据不可篡改、真实可信。
南京市建邺区还围绕区块链支撑制定了《档案联盟链建设规范》等3个管理标准规范,围绕单套制管理制定了《电子文件单套归档和电子档案单套管理规范》等4个规范,为电子文件单套归档和电子档案单套管理提供了充分的制度保障,为“档案单套管理”试点成果推广应用奠定基础。
3.上海“一网通办”政务服务平台电子文件单套归档试点通过验收
该试点项目由上海市大数据中心承担。在国家档案局、上海市档案局的指导下,上海市大数据中心高度重视,组织调研、细化方案、定制归档流程、建设主体功能,基于电子印章平台,应用数字签名等技术,实现归档数据从收集、整理、封装、固化、检测到登记入库的全过程管理以及“一网通办”电子文件归档的规范化、标准化和全流程电子化。
验收专家组认为,该项试点工作完成了规定任务,试点单位建设了“一网通办”电子文件归档管理系统,打通了“一网通办”事项电子文件的归档流程,构建了“一网通办”电子文件单套归档和电子档案单套管理制度体系,为“一网通办”电子文件单套归档和电子档案单套管理探索了可行的技术路线和有效的实现途径,具有较高的现实意义和推广应用价值。
4.上海高级人民法院电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作通过验收
经过一年多的持续推进,截至目前,全市23家法院均已开展电子卷宗单套归档改革试点。其中,二中、三中、海事、金融、徐汇、闵行、奉贤、嘉定、上铁等9家法院已经完成审判业务系统电子卷宗单套归档改革全覆盖,累计完成电子卷宗单套归档24.67万件。上海高院无纸化办公系统完成电子公文单套归档3700余件。
专家组验收意见指出,试点工作以电子诉讼卷宗归档管理为核心,创新人民法院电子文件和电子档案业务流程模式,目标明确、组织保障有力、技术路线合理、业务流程清晰、系统功能齐全,符合人民法院审判业务、档案管理和信息化工作实际,并且已经取得显著成效。
5.宁波市多办公自动化系统电子公文归档和电子档案管理试点项目顺利通过验收
宁波市档案局、宁波市档案馆以浙江省数字化改革为契机,围绕“多办公自动化系统电子公文归档和电子档案管理”试点工作任务,按照“统筹规划,分步实施,全程管理,确保安全”的原则,完成具有自主知识产权的宁波电子文件预归档系统、电子档案区块链(哈希)存证平台及电子公文四性检测公共组件开发,建成可信电子公文归档和管理系统,编制《电子档案码编码规则》(DB3302/T 1127—2021)地方标准,有效推动了多办公自动化系统电子文件归档和电子档案管理实践。
通过此次试点,探索打造电子文件单套归档和管理的新路径,形成了可复制可推广的“宁波经验”。下一步,宁波市档案局、宁波市档案馆将推动成果运用,拓展应用范围,为全市单套制电子档案管理奠定基础,深度融入全国档案事业和全省数字化改革发展大局。
6.中国电建电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作通过验收
试点验收专家组对试点工作的组织与管理、电子文件的形成、基础设施建设、业务流程重组与接口建设、档案系统建设、区块链系统建设、电子文件归档情况、制度标准与安全机制建设、配套文档编制等方面进行了全面检查与质询。
专家组认为,中国电建试点工作目标明确、技术路线合理、业务流程清晰、系统功能齐全,符合档案管理工作实际。试点工作探索的区块链技术应用、档案智能鉴定、电子全宗卷等做法,提升了电子档案安全管理水平,提高了档案工作效率,给予了“亮点突出,成效显著”的高度评价。专家组同时要求中国电建进一步深化成果运用,拓展应用范围,发挥示范引领作用,为企业改革创新和经济社会发展提供档案支撑和保障。
[2] 中国档案报. 国家档案局验收首批单套制试点项目[EB/OL].[2022-05-20]. https://www.saac.gov.cn/daj/c100202/202112/9b774df9a9194676b775080171240072.shtml
[3] 中国档案报. 上海“一网通办”政务服务平台电子文件单套归档试点通过国家验收[EB/OL].[2022-05-20]. https://www.saac.gov.cn/daj/c100198/202112/3a6ff24f777c4ce79bc0c10e93317b2a.shtml
[4] 民主与法制网. 上海法院电子文件单套归档和电子档案单套管理试点通过验收[EB/OL].[2022-05-20]. http://www.mzyfz.com/html/2159/2021-12-13/content-1543710.html
[5] 宁波档案. 宁波市多办公自动化系统电子公文归档和电子档案管理试点项目顺利通过验收[EB/OL].[2022-05-20]. https://www.nbdaj.gov.cn/yw/bddt/202201/t20220121_42751.shtml
[6] 中国电力网. 中国电建电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作通过验收[EB/OL].[2022-05-20]. http://www.chinapower.com.cn/guihuajianshe/qiye/2022-04-20/145129.html