瑞士是全球最富裕的国家之一，也是最有竞争力的经济体之一，在社会财政盈余以及社会福利完善的保证下，瑞士社会稳定，教育水平和创新能力位于全球前列，与此同时，档案工作也具备极高水平。瑞士联邦档案馆不仅具备丰富的数字馆藏，且档案数字化服务颇有建树，在对数字资源的共享和利用方面值得借鉴。本期推文将为大家介绍瑞士联邦档案馆的数字存档工作。
信息管理：SFA为联邦在创建、组织和管理数据、文件等方面提供支持和建议；
鉴定档案价值：SFA与行政部门协同鉴定具有永久保存价值的数据和文件；
保护和管理：SFA确保馆内的数据和文件在任何时候都保持可读性；
访问：SFA为公众提供联邦的档案和数据资料索引（用户可以现场查档，也可以在线访问）；
沟通：SFA参与选定主题的历史研究，并使其能够为广大公众所接受。
SFA所保管的联邦数字文件主要来自档案馆文件流程管理（records and process management）系统和数据库。SFA通过保证文件的真实性、完整性和长期可用性，以确保政府在数字时代仍能保持阳光透明。
该搜索工具使用字符识别系统，首次实现了对1848至1963年瑞士联邦委员会手写会议记录的全文搜索，系统中储存了1848至1963年间共14500多份联邦委员会会议记录。该工具由SFA与伯尔尼大学的数字人文科学系合作开发，使用了基于人工智能的字符识别方法以及欧洲合作公司（READ-Coop）开发的技术。
为保持文件的长期可读性，迁移时还需将具有归档价值的文件转换为新格式。在《适合存档的文件格式》《可归档文件格式》两份文件中可以找到向SFA提交文件的相关信息指引，主要涉及来自相关数据库的信息以及可存档文件格式的列表。其中，《可归档文件格式》中的格式列表每年均会检查评估一次，并在必要时进行更新。目前，SFA能够接收以下格式的文件：TXT，PDF/A，CSV，SIARD，TIFF，JPEG2000，WAVE，FFV1，MPEG-4，XML/XSD，TIFF+EWF.XML，INTERLIS。
SFA主要以提交信息包（Submission Information Package, SIP）的形式归档数字文件。如果对接第三方付费服务中带有接口的案例管理系统，则自动创建SIP。如从没有临时接口的系统（例如专用应用程序，文件存档或数据库）上传数据，则可以使用SFA开发的Package Handler工具创建、编辑、验证和查阅信息包。
存档数据库准备
对于关系数据库（例如Oracle，MySQL，SQL Server和Microsoft Access）的存档，SFA开发了关系数据库的软件独立存档（SIARD）解决方案。它基于SIARD格式和SIARD Suite软件，将关系数据库转换为SIARD格式。
传输数字文档的要求
《规范提交信息包》《数据字典提交信息包》等文件对传输数字文档做出了具体要求，旨在为服务提供商和软件提供商的服务和信息提供内部指南。
优势
在第三方存档服务中，SFA在数字/数据管理和保存（迁移策略）方面具备丰富经验，有利于建立基于国际标准的存档系统，并通过协同效应降低成本，为每个客户提供个性化数据管理。还能够实现全天候个人数据的自主访问，通过Web应用程序（传输平台）在SFA的存档系统中安全便捷地传输数据，并在多个位置和高度安全的联邦网络上进行备份。
成本
第三方存档的成本分别为：
投资成本，数字档案系统注册用户的一次性缴纳费用和对SFA承担的初始投资费用的一次性贡献；
运营成本，用户每年在数字档案系统中产生的运营成本，以及SFA承担的应用程序年度运营成本；
存储成本，使用的存储空间成本完全由用户负责，包括用于购买存储空间的一次性投资成本和用于存储数据的年度运营成本。
案例介绍：地理数据存档
根据《关于地理信息的联邦法律》，SFA必须和地理数据形成者共同确保地理数据的长期保存。为此，SFA和瑞士联邦地形局（Federal Office of Topography）于2016年底完成开发“椭圆”（Ellipse）项目，该项目框架内规定了地理数据保存、归档的实践方案，包括通用流程和数据格式等。
瑞士“地理数据归档”的法律依据
栅格数据和地理档案的存档文件格式
归档地理参考图像和图形光栅数据以及高海拔和专题光栅数据主要使用TIFF+EWF.XML（EWF代表扩展文件）的简单格式。
国家活动
基于Ellipse项目的成果，各州、市和联邦一级地理信息协调机构（GCS）就地理数据的长期保存和归档进行了深入研究并制定了相关概念：
关于地理数据长期保存和存档的研究
瑞士信息学会议（CSI-SIG）的地理信息系统工作者发表了题为《地理数据的持续时间和归档的保证可用性》的概念研究成果，有助于协调联邦、州和各市之间的实践活动。
发布概念
瑞士州土地调查服务会议委员会和土地调查局制定了概念“建立历史、保证随时间推移的可用性以及官方调查数据存档”。
制定标准
随着地理数据的重要性日益增加，瑞士迫切地需要基于用户需求对地理数据进行专题分类，以便用户获取地理数据门户、地理元数据系统或档案中的地理信息。为此，CSI-SIG和GCS结合瑞士的具体国情，在ISO 19115的基础上合作开发了eCH-0166 Geocategories标准，主要涉及使用地理数据的公共管理部门及其用户的具体要求，以及地理数据的长期保存和归档。
下期推文中，我们将继续介绍瑞士联邦档案馆数字存档政策，敬请期待。
原文链接：https://www.bar.admin.ch/bar/fr/home/archivage/versement-de-documents/documents-numeriques.html