SFA是瑞士联邦可持续信息管理服务和能力中心，主要保存国家和政府运行中产生的具有长期保存价值的档案，对于促进法治和民主具有重要作用。根据授权职能和职责划分，SFA向两类利益相关者提供服务：
（1）为议会、联邦委员会和有义务管理文件的机构（特别是联邦政府内部机构）提供有关文件归档的服务；
（2）为社会公众和文件提交机构提供长期保存和查阅档案文件服务。
当前，行政文件和数据越来越多地以数字形式创建。2020年底，瑞士联邦总理府和联邦部门建立了完全电子化的业务往来流程。此外，大量的行政、科学和经济数据都保存在数据库中。SFA始终紧跟步伐，于2009年开发了文件数字存档解决方案，所有以数字形式生成的文件均仅以数字形式被SFA接收。
《数字存档政策》旨在：
该政策适用于以下目标群体：
根据1998年6月26日颁布的《瑞士联邦档案法》（Federal Act on Archiving），SFA需要归档保存所有“具有法律或行政重要性或包含有价值信息”的文档，这“有助于法律的确定性以及行政活动的持续有效管理”。《瑞士联邦档案法》所指的“文档”为“为履行联邦的公共职责而接收或产生的所有文件信息，无论其实什么或基于何种载体，以及为理解和使用该信息所需的所有检索工具和补充数据”。其余有关数字存档监管的法律原则在本政策的相应章节中有直接阐述。
（可定位性、可检索性、可表示性、可解释性）（locability, retrievability, representability, interpretability）
提交至SFA的数字文档经数字存档后，即被视为原始文件，其在数字存储库中会保持不变。即使要对文档进行维护，原始文档也会被保存下来。迁移过的文档也会记录其迁移路径，以便追溯原始来源。
真实的文档件可反映其形成目的，并能证明它确实是由声称创造或发送它们的人创造或发送的，或切实在声称的时间创建或发送的。
为保障数字文档的原始性、真实性、完整性和可用性，SFA主要有两层考虑。首先，保留数字文档的实质，即数据的“比特流”保存。其次，通过档案著录和适当的保存格式，确保数字文档及其背景的可呈现和可解释。
SFA通过定义明确的标准化归档流程归档所有文档。基于这一受控流程，可以长期保障存档文件的质量，以及存档流程的透明、可理解、可追溯。
“归档”（archiving）和“归档流程”（archiving process）两个术语涵盖从预归档（pre-archiving）咨询服务到档案文件传播的整个过程，包括为长期保持数字和模拟文件的安全和可访问性而采取的所有行动和流程。（相当于参考OAIS模型）
◆ 数据管理
◆ 存储库管理（档案存储管理）
◆ 保护措施（保护规划）
以下是归档流程中的主体及各自的职责：
◆ 提出向SFA提交数字文档
◆ 协同开展文档的预先鉴定或面向提交环节的鉴定
◆ 根据SFA的要求和规定准备提交的数字文档
◆ 为文件生成机构提供预归档咨询服务
◆ 馆藏数字文档的收集、鉴定和管理
◆ 基于有效的法律框架传播数字文档：提供档案文件可用形式的访问服务
◆ 依法依规使用、分析SFA提供的数字文档
SFA基于迁移原则制定归档策略，以便在必要时根据变化的环境条件调整数字文档的格式。因此，在保存文档信息并确保可用性的基础之上，可以在必要时将数字文档转换为新的可归档格式。SFA强调无损转换，即所有格式转换以及档案文件的内容更改都必须记录在案，并且可以在任何情况下回溯。SFA不依赖仿真存档策略，即存储环境（软件和硬件）被调整为数字环境，数字文档保持不变；亦不遵循技术性保存（principle of technology conservation）原则，即将原始硬件和软件随文档一起归档。
SFA追求将数据与特定IT环境（应用程序、数据库系统、操作系统、硬件）脱钩的策略，仅将数字文档存储于数字存储库中，对其他任何类型的应用程序（可执行的二进制数据）不予归档。但是，数字文档的来源应用程序（如数据库）可在以下情况下被归档：其文档可用于核实、证明管理活动或被使用（例如数据模型、手册或与应用程序管理功能相关的输入/输出掩码图像）。
数字存档需要分别保存文件的内容和信息之间的关系，没有必要保留原始数据载体，只需将数据传输至SFA存储基础设施上归档。归档完成后，即可从原始数据载体中删除数据，用于传输的数据载体也将被销毁或退回。
OAIS模型是SFA数字存档框架内的通用参考模型，用以实施适合特殊情况和SFA特定要求的模型指令。
OAIS模型的基本要素是将要归档的所有信息分组打包，包含三个类型的信息包：
数字文档以信息包（通常包括原始数据与元数据）的形式被传输至SFA，并由SFA保存、传播。原始数据是文档生成机构在核心业务或管理活动中直接生成的信息，元数据则是“关于原始数据的信息”，即更详细地描述原始数据的信息。
将原始数据和元数据封装到同一个数据包中，可以使文档带有描述性背景信息，丰富数据包的信息内容。因此，即使没有来自档案信息系统的任何信息，也能够理解和解释文档。
SFA的著录原则以《国际档案著录通用标准》（International Standard Archival Description (General)，ISAD(G)）为基准，SFA的字段定义与ISAD(G)的著录元素及著录单元的层级安排一致。存储在数字存储库中信息包元数据也符合著录原则要求。
SFA发布的关于提交信息包（SIP）的规范中，包含了向SFA提交数字文档的所有要求，包含文档的设计、结构、内容和文件格式等，也概述了对文件和流程管理系统解决方案的中数字文件制作者的要求。
SFA开发和运行的数字存档系统和应用程序能够轻松有效地处理数字存档流程。具体的解决方案不仅将应用程序和基础设施纳入考虑，也考虑到了SFA数字存档流程的特定要求。
在特定条件下，数字文档的归档过程可以实现自动化，以确保归档的永久、无差错与经济性。
只要有可能，SFA就会以模块化方式构建数字存档的信息技术解决方案。这种方案具有以下优点：
3.3.4 进一步开发信息技术解决方案
为了尽可能保护当前投资，现有的数字存档基础设施应随着信息技术解决方案的发展而被集成、整合。目前，对数字存档的实施和发展，SFA采用了具有一定成熟度和普遍性的信息技术解决方案。根据不同的活动领域，SFA将在数字存档信息技术解决方案的进一步开发过程中充当创新者和先行者的角色。
数字文档是通过信息和通信技术产生或接收的，以数字形式提供访问，以一定数量的数字或数据传输内容和信息的文档。数字文档的类型丰富多样，可以是简单的文本文档，也可以是图片、录音，乃至非常复杂的数据库。
SFA对数字存档的要求适用于所有数字文档，包括原生数字资源和模拟态经数字化处理后的文档。模拟态的文档可能由于保存目的、确保文档可用性，或者文档的重要性，在生成机构或经SFA存档之前即被数字化，并在符合SFA对数字文件的要求的基础上传输至数字档案馆并存档。原生数字资源则直接以数字形式传输并保存在档案馆中。
SFA目前归档三种不同来源的数字文档：
SFA监测联邦政府的技术和组织发展，并考虑文档提交机构提出的新要求，致力于以需求为导向，为尚未覆盖到的数字文件类型开发解决方案。
归档的数字文档须符合SFA明确规定且批准，并适用于数字文档长期保存的标准化文件格式。这些可以长期保存数字文档的文件格式被称为“可归档文件格式”（archivable file formats）。SFA在受控过程中确定这些格式，并将其发布为具有约束力的规范。
为确保满足数字文档长期保存的要求，文档必须以可归档文件格式移交至SFA。在数字文档接收过程中，SFA需要检查数字文档是否以定义的可归档文件格式提交，并将不符合要求的文档退回提交机构进行修改。
SFA会定期重新评估当前定义为可归档的文件格式是否仍适合归档和保存，并在必要时替换文件格式。在特定文件格式过时之前，SFA会选定替代格式。作为保存过程的一部分，SFA会将已经以旧格式存储在数字存储库中的档案文件转换为新格式。SFA负责规划、实施并告知文档提交机构引入新的可归档文件格式、删除旧的可归档文件格式。
文档提交机构负责准备数字文件，并将其转换为可归档文件格式。作为预归档文件咨询服务的内容之一，SFA支持文档提交机构转换文件格式。
随着时间的推移，适合传播的文档类型和格式极易发生变化。因此，分发信息包所需的文件格式可能不同于存储库中数字文档的归档格式。传播格式的要求主要关注文档的访问速度、文档的可用性和使用类型。鉴于此，有必要区分文档传播格式的要求和归档格式的要求。
SFA提供有关数字存档的咨询和培训服务：
5.2鉴定
5.2.1 载体独立
无论信息以何种形式存在，SFA归档保存《瑞士联邦档案法》要求的所有文档。这意味着独立于载体形式对文档内容进行鉴定。同时，鉴定标准也关注数字文档的特征，并将其纳入评估范围。
文档鉴定是SFA和文件提交机构的共同任务，需要两者密切合作。对于数字文档，文档提交机构在技术应用管理和数据库方面的专业知识非常重要，这些专有技术是明确文档的法律、行政、历史价值的基础。
5.2.3 在开展面向提交环节的鉴定前进行预先鉴定
SFA往往会在行政机构的基础上进行预先鉴定，即在文档形成和分类之后，或在应用程序技术设计与数据库中进行。预先鉴定有助于及早识别具有归档价值的文档，从而可以及早识别文档和档案领域内数字文档的可访问性要求。为此，需要根据预先鉴定的结果采取适当的措施。
SFA接收的数字文档都由文档生成主体提交，后者必须依据提交信息包的规范将数字文档打包成提交信息包后提交至SFA。
文档提交机构负责根据相关规定，准备好向SFA提交的文档，其准备工作包括：
在接收过程中，SFA会检查提交的数字文档，期间有可能会拒绝接收有缺陷的提交。目前，对于数字签名和证书，SFA不予以验证。
只要符合要求，由文档提交机构以提交信息包的形式提交给SFA的所有数字文档（原件）将作为存档信息包存储在SFA的数字存储库中，无需更改。
SFA用于管理描述信息（管理、描述、结构和技术元数据）的档案信息系统（archive information system）保证了独立于档案文件类型的文档可检索性。因此，著录对于所有档案文件和整个信息系统是一致的，与文档的形式无关。描述所需的元数据取自元数据包，并被集成在存档信息包中，并由SFA进行管理。
文件提交机构的所有元数据与原始数据一起原封不动地存储在数字存储库中的存档信息包中，并保证存档信息包中的元数据处于最新状态。
SFA将数字文档制作三份相同的存档信息包，分别存储于三个分布于不同地理位置的安全的存储基础设施中，并设置受控、有限的访问权限。
一旦将数字档案文件被存储为存档信息包，该存档信息包将不会从数字存储库中删除。
在对文件进行保存操作时，SFA将创建存档信息包的新版本，并将其标记为最新版本。旧版本不会丢失，会一直存储在数字资源库中，并处于可识别状态，以此保证版本链的可追溯性。
为档案文件的完整性和可访问性进行定期控制，有助于为规划保存行动奠定基础。部分监控和风险评估的部分要素如下：
保存操作始终在测试环境中进行测试，并对结果进行评估，随后实行保存方案。
《瑞士联邦档案法》第9-16条对SFA档案的访问作出了规定。当前的利用规定和封闭期将作为档案信息系统的标准特征实现案卷级披露，如果需要，将会实现文件级进行披露。文档提交机构关于文件分类的信息将作为元数据的一部分传输至数字存储库，但不进入档案信息系统。
SFA需要确保数字存档文件在任何时候都完全可识别和可检索，并在存档信息包中归档必要信息。
SFA以三种不同的方式分发、传播存储在数字存储库中的数字文档：
5.5.4数字文件的传播形式
SFA始终同时分发原始数据和组合在分发信息包中的相应元数据，以确保数字文档的内容可解释。分发信息包中的元数据是存档信息包中为满足数字文件档传播要求而专门定义的元数据子集。
在整个归档过程中，存储在数字档案馆中的所有文档会受到保护，以阻止未经授权的访问。对文档的访问流程和程序也给予明确的监管、授权和控制。
明确定义的组织程序和技术措施确保对文档的每次访问都受到控制、监控和记录。SFA通过以下措施保证所有行动的透明度：
6.3 风险识别与风险管理
基于在数字存档领域持续增长的经验，SFA不断拓展风险管理能力。SFA根据其数字存档的框架有针对性地制定风险管理的一般条件、要求和措施，对数字档案级别（格式、结构、法规等）、技术级别和组织级别（专有技术、资源、流程）的风险进行分析、识别和管理。
SFA具备有关归档特定主题的文件以及进一步开发数字档案的信息技术所要求的能力和专业知识。为进一步开发数字存档解决方案，SFA专注于保证高效的服务并将解决方案投入运行。在未来，SFA将以利益相关者的要求和需求为导向，进一步实施数字档案开发。
SFA提供有关数字文件归档的培训课程，将有关数字存档的知识分享至联邦政府以外的感兴趣的机构，旨在指导SFA的利益相关者，尤其是文档提交机构完成数字存档任务。
SFA参与国家和国际数字存档项目，相互交流、分享知识和解决方案（工具、方法等）。此外，SFA积极测试其他机构实施的不同解决方案，并在适当的时机将其整合至自身的解决方案之中。
在SFA，主要有以下职能部门参与数字存档过程。
◆数字存档项目承担主体：信息保存科
◆ 保管：档案保管和解决方案服务部（实施）
◆ 传播：信息访问司
8.2资源
SFA的数字存档财政资源主要投入以下领域：
8.2.2人力资源
SFA主要根据可用资源规划人力资源的开发需求，数字存档领域的人力资源主要用于可操作的数字存档项目和进一步开发解决方案的项目。
SFA定义了数字存档领域发布解决方案和变更对象（例如规范、应用程序）的流程。因此，SFA利益相关者可以提供与SFA交换数据的信息技术解决方案，并在必要时及时增强。在SFA内部，上述流程也包含在信息技术管理模型中。
这是SFA颁布的首个有关数字存档的政策，SFA会定期更新相关内容。