2022年10月10日，是美国国家档案工作者委员会（the Council of State Archivists, CoSA）发起的第十一届电子文件日（Electronic Records Day）。

电子文件日由CoSA于2012年设立，旨在提高政府机构、公众、相关专业人士和其他利益相关者对电子文件在政府、企业和个人生活中发挥的关键作用的认识，是美国国家电子文件倡议（State Electronic Records Initiative，SERI）的一部分。CoSA将电子文件日设立在每年的10月10日，可以表示为1010，作为对二进制代码的致敬。

为了促进活动宣传，CoSA的SERI宣传和外展小组委员会开发了一些信息资源，鼓励档案工作者与社区公众或其他档案利益相关者分享自己的资源和信息。档案工作者可以：

通过上述活动，可以提高社会公众对数字文件管理和保存的必要性的认识。

电子文件日SERI专题研讨会

2022年10月11日（当地时间），CoSA将举办电子文件日SERI网络研讨会，本次研讨会的主题为“拒绝访问”（Access Denied）。

研讨背景：虽然存储库一般致力于提供对文件的访问，但有时会受到版权和隐私的限制。当处理具备独特属性的原生数字材料、产生电子文件数量巨大及面临存储与访问中固有的安全问题时，上述限制将面临更多困难。研讨会将围绕《信息自由法》、保密和版权等主题进行。

演讲人：美国国家档案与文件管理局Hannah Bergman、北肯塔基大学Lois Hamill、马里兰州交通部Sheilah Brous。

电子文件日相关活动资源

2022年电子文件日海报，由CoSA的SERI工具和资源小组委员会开发。

为什么你需要的不仅仅是通过备份来保存文件？

备份用于保证组织运营的短期连续性。它们在特定时间捕获电子文件和其他信息的快照，从而在数据丢失、系统崩溃或自然或人为灾难后快速恢复。它们通常循环运行，即存储介质（磁带、硬盘等）在设定的时间段后会被重新使用。

数字保存确保电子文件的长期可访问性、真实性、完整性和可信赖性，以便它们能够满足运营任务、审计和未来研究的长期需求。数字保存旨在管理文件，以便它们在持续前进的技术发展中仍然保持可用。

政府机构使用电子文件的重要提示：

• 了解文件的保管期限
• 在电子文件管理系统中提前规划
• 确保系统可信和文件真实
• 明确电子文件管理权责
• 制定电子文件管理制度
• 建立备份系统
• 了解元数据
• 重视元数据管理
• 制定文件系统迁移和格式转换策略
• 制定电子文件副本删除计划
• 重视数字化扫描

特别关注电子文件的10个理由：

1. 管理电子文件就像照顾一个永远蹒跚学步的孩子：管理电子文件需要定期关注，以便保证其可访问性。
2. 电子文件很快就会变得不可读。虽然纸质文件在数千年后仍能被阅读，但数字文件可能在几年后就无法访问。
3. 扫描纸质文件并不是保存过程的结束，而是开始，必须对其制定持续管理规划。
4. 没有永久的存储介质。需要定期测试和更换硬盘驱动器、CD、磁带或任何其他存储格式，需要主动管理以避免灾难性的文件丢失。
5. 缺乏“物理”存在可能导致电子文件易于丢失。必须特别注意确保文件处于受控保管状态，并且不会在大量其他数据中丢失。
6. 创建电子文件副本并与他人共享可能很容易，但这可能会引起人们对这些文件的真实性的担忧。需要额外的安全预防措施以确保电子文件不会被不当更改。
7. 电子文件的最佳保存时间是文件创建之时间，不要等到软件被替换或项目结束时才考虑如何保存文件。
8. 没有一个系统可以解决所有的电子文件问题，没有一个系统可以在没有政策和计划的情况下管理和保存电子文件。
9. 电子文件的可访问性可以帮助确保公众的权利，但前提是创建者、管理者和用户都认识到电子文件的重要性并妥善保存。
10. 虽然电子文件看起来很普遍，但它将成为未来研究人员研究历史文件的主体。

此外，CoSA还提供了“2021年电子文件日海报”“个人数字文件生存策略”“政府电子通信管理”“不要让您的数字数据未能通过公开测试”“电子文件应急计划和响应”“电子政府文件提示”等资源，帮助档案工作者更好地开展活动。

知识链接

国家档案工作者委员会

（The Council of State Archivists）

美国国家档案工作者委员会（The Council of State Archivists，CoSA）是一个非营利性会员组织，成员包括五十个州、五个地区和哥伦比亚特区的州和地区政府档案馆。CoSA通过合作研究、教育和宣传等形式，在加强和支持地区档案馆的工作，保存和提供对政府文件的访问等方面发挥领导作用。CoSA促进成员之间的信息共享和项目合作，以帮助州和地区政府档案馆履行其保护美国人民权利和历史文献的责任。

国家电子文件倡议

（State Electronic Records Initiative）

国家电子文件倡议（State Electronic Records Initiative，SERI）成立于2011年，是CoSA的旗舰项目，旨在改善CoSA成员电子文件管理、保存和访问的能力，为档案工作人员保存电子文件提供一个强大的实践社区。SERI提供的实践社区、文件、指南和其他资源，有助于帮助州和地区档案馆实现其使命并增加公众对州电子文件的公平访问，促进对数字生命周期以及对州电子文件保存要求的了解。