行业动态 | 国家标准《信息技术 OFD档案应用指南》发布！ - 电子文件管理研究中心

行业动态 | 国家标准《信息技术 OFD档案应用指南》发布！

2023-01-16

2022年12月30日，推荐性国家标准《信息技术 OFD档案应用指南》（以下简称OFD/A标准）正式发布，由TC28（全国信息技术标准化技术委员会）归口，主管部门为国家标准化管理委员会，将于2023年7月1日正式实施。标准相关信息请访问全国标准信息公共服务平台，链接为：https://std.samr.gov.cn/gb/search/gbDetailed?id=F159DFC2A90A47EFE05397BE0A0AF334。标准全文将于发布后20个工作日内公开。OFD/A标准由国家档案局档案科学技术研究所、中国电子技术标准化研究院等单位提出，全国信息技术标准化技术委员会归口。大批档案用户、基础软件和信息技术服务单位参与了标准研制。^[1]

随着信息化技术的发展，电子文件的格式也愈加复杂。为确保电子文件的长期可读可用，存储与交换格式的选择与应用决定着电子文件长期保存、管理的成效。国家标准《电子文件存储与交换格式—版式文档》（GB/T 33190-2016）规定了版式电子文件的存储与交换格式，包括文件结构、基本结构、页面描述、图形、图像、文字、视频、复合对象、动作、注释、自定义标引、扩展信息、数字签名、版本、附件等方面内容。该标准将“开放式版式文档”（Open Fixed layout Document，OFD）定义为独立于软件、硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式，是我国自主的版式文档格式标准，具有开放、中立、安全和自主可控等特点。

2009年，《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）提出“应采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效可读”；同年，国家档案局颁布《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47），将版式文件作为电子档案长期保存和利用的格式，并提出明确的技术需求。^[2]2016年，党政机关电子公文系列标准（GB/T 33476～33483—2016）正式发布，明确党政机关电子公文采用OFD作为内容载体。2018年，电子证照六项国家标准正式发布。其中，《电子证照文件技术要求》（GB/T 36905）明确电子证照应当采用OFD作为内容载体，与GB/T 33190相衔接。

OFD是电子文件管理的基础标准之一，档案行业对文书类电子档案强调“原件”特性，版式文档的固定版式特征正好符合这一要求。^[3]当前，OFD并不完全适用于档案长期保存的需要，在应对电子文件归档和长期保存方面，仍需提出基于通用版式文档格式的存档具体要求。如天津市档案馆在国家相关标准规范的基础上，对电子档案移交接收流程进行优化设计，充分利用OFD文档自身功能，实现OFD版式格式在电子档案移交接收流程中的应用。^[4]宁波市档案局在电子公文单套制试点工作中，通过深层次改造OFD“版式文件+容器”、创新元数据组织模式等，在业务系统前端将元数据和电子文件封装成一个OFD文件（数据包），解决了电子文件“自包含”难、“自描述”难的问题。该工作模式也被OFD/A标准所采纳。^[5]

此次颁布的OFD/A标准以GB/T 33190提出的版式文档格式标准为技术基础，对照《版式电子文件长期保存格式需求》等标准，规定了OFD用于归档和长期保存时在文件技术特性和阅读软件等方面的应用要求。

参考文献：

[1] 中国电子技术标准化研究院信息技术研究中心.国家标准《信息技术 OFD档案应用指南》通过审查[EB/OL].(2021-11-19)[2023-01-12].http://www.cesi.cn/202111/8048.html.

[2][4] 仇伟海,王靓,袁嘉新.OFD版式标准在电子档案管理中的应用实践[J].浙江档案,2021(9):50-52.

[3] 高林,李海波,丛培勇等.OFD版式文档国家标准解读[J].信息技术与标准化,2016(10):42-44.

[5] 加快档案资源数字化转型提升档案数字治理水平[J].浙江档案,2020(11):9-12.