学术动态 | 国内外电子文件管理研究近期动态（内附摘要中文翻译） - 电子文件管理研究中心

学术动态 | 国内外电子文件管理研究近期动态（内附摘要中文翻译）

2023-04-14

本期学术动态整理自人大复印报刊资料《档案学》2023年第1期、第2期以及Archives & Manuscripts、Records Management Journal、Information Development、Information Discovery and Delivery、Government Information Quaterly。其中，国内文献5篇，国外文献5篇，涉及档案数据共享、数据档案化治理、档案数字信息安全、电子档案单套制、开放政府数据和数字文件管理框架等多个主题。

一、国内电子文件管理研究最新动态

档案数据共享的公众逻辑——基于场景建构、知识服务、全媒传播的框架

作者及机构：聂云霞钟福平（南昌大学历史系）朱仁平（南昌大学信息工程学院）

期刊：《档案学通讯》2022年第5期（收录于人大复印报刊资料《档案学》2023年01期）

引文格式：聂云霞,钟福平,朱仁平.档案数据共享的公众逻辑——基于场景建构、知识服务、全媒传播的框架[J].档案学通讯,2022(5):4-9.

摘要：档案数据共享是大数据时代档案数据治理的重要范畴。立足公众利用档案数据的自主行为逻辑，提出场景、知识和传播是档案数据共享的公众逻辑架构，并指出数据社会化态势、利益诉求匹配与新技术赋能是档案数据共享公众逻辑的理路依据所在。基于此，从“人-档-场”的智能识读、知识聚合与定制服务、全媒体传播三方面深度重构档案数据共享公众逻辑的“K2C”框架。

关键词：档案数据；数据共享；公众；场景；知识；全媒体

数据档案化治理研究：一个研究分析框架

作者及机构：章燕华（浙江大学公共管理学院信息资源管理系中国人民大学电子文件管理研究中心）

期刊：《浙江档案》2022年第11期（收录于人大复印报刊资料《档案学》2023年01期）

引文格式：章燕华.数据档案化治理研究：一个研究分析框架[J].浙江档案,2022(11):25-29.

摘要：在加速推进数字化转型和建设数据驱动型社会的背景下，档案实践引入数据理念与方法（“档案数据化”）已然成为档案工作转型升级的重要路径，然而数据实践是否需要以及如何引入档案理念、需求与方法（“数据档案化”）却鲜有被提及和讨论。论文提出了“数据档案化治理”的概念，同时在融通数据与档案、理论与实践、国内与国外等双向视角，使用文献研究、案头研究和调查研究等方法，对“数据档案化治理研究的总体框架”进行了探索性研究。论文构建了包括数据档案化治理的需求分析、理论构建、实践考察、实施路径与顶层设计五大方面的总体框架，并分别从拟解决的主要问题、研究思路与内容、研究素材与方法、研究关键点与难点等方面分别进行了阐释；分析了作为档案学和数据管理研究的交叉和新兴领域，数据档案化治理研究的理论和实践意义。论文可为未来全面深入地研究数据档案化治理提供一个可参考的分析框架，同时推动更多学者和从业者关注和研究档案理念、理论与实践在数据管理领域的运用与创新。

关键词：数据档案化；数据档案；数据治理；档案治理；档案学研究

云环境下档案数字资源信息安全保障联盟建设构想

作者及机构：李贞贞刘川豪刘垚（湖北大学历史文化学院）

期刊：《北京档案》2022年第12期（收录于人大复印报刊资料《档案学》2023年02期）

引文格式：李贞贞,刘川豪,刘垚.云环境下档案数字资源信息安全保障联盟建设构想[J].北京档案,2022(12):6-10.

摘要：随着云计算技术的快速发展及其在档案领域的运用，建立云环境下档案数字资源信息安全保障联盟可有效应对当下严峻的档案数字资源信息安全形势，防控档案信息安全风险。论文分析了云环境下档案数字资源信息安全保障联盟主体及其协同关系，在此基础上构建云环境下档案数字资源信息安全保障联盟的协同架构，并分析其管理模式和运行机制。通过建立云环境下档案数字资源信息安全保障联盟，实现档案数字资源信息安全协同保障。

关键词：云环境；档案数字资源；信息安全保障联盟

总体国家安全观下电子档案单套制风险治理研究——基于“理念—主体—行动”的三维分析框架

作者及机构：朱兰兰段燕鸽（郑州航空工业管理学院）

期刊：《档案管理》2022年第6期（收录于人大复印报刊资料《档案学》2023年02期）

引文格式：朱兰兰,段燕鸽.总体国家安全观下电子档案单套制风险治理研究——基于“理念—主体—行动”的三维分析框架[J].档案管理,2022(6):31-37.

摘要：单套制是数字时代电子档案管理的必然趋势。总体国家安全观作为新时代党中央对国家安全理论的重要创新，能够推进电子档案单套制进程。基于此，识别电子档案单套制风险问题，并在此基础上提出电子档案单套制风险治理的“理念—主体—行动”三维分析框架，使得多元治理主体以总体国家安全观的系统思维、法治思维、战略思维和底线思维为治理理念，开展涵括认知观念、制度体系、管理机制和技术应用的治理行动。

关键词：总体国家安全观；电子档案；单套制；风险治理；理念—主体—行动

电子文件归档中国特色研究的框架体系与内容构成

作者及机构：苏焕宁（中山大学政治与公共事务管理学院）

期刊：《档案学研究》2022年第6期（收录于人大复印报刊资料《档案学》2023年02期）

引文格式：苏焕宁.电子文件归档中国特色研究的框架体系与内容构成[J].档案学研究,2022(6):18-24.

摘要：本文基于我国三段式的文件档案管理体制，构建了电子文件归档中国特色研究的框架体系，梳理了我国电子文件归档在概念、管理、制度、技术四方面的主要特色。概念特色涉及电子文件归档自身及相关概念，也体现于中英不同语境的概念差异之中；管理特色体现在其“分界线”与“连结点”特征对于我国档案集中统一管理及西方档案管理理论中国化的贡献之中；制度特色包含制度内容特色及制度引导下的试点特色；技术特色包括统筹统建的技术支持与自主可控的技术应用。

关键词：归档；电子文件；电子档案；中国特色

二、国外电子文件管理研究最新动态

开放政府数据（OGD）电子服务质量维度框架及未来研究议程

A framework of open government data (OGD) e-service quality dimensions with future research agenda

作者及机构：Alexopoulos Charalampos，Saxena Stuti，Rizun Nina，Shao Deo（图形时代大学）

期刊：Records Management Journal，2023（在线发表）

DOI：10.1108/RMJ-06-2022-0017

引文格式：Alexopoulos, C., Saxena, S., Rizun, N. and Shao, D. (2023), “A framework of open government data (OGD) e-service quality dimensions with future research agenda”, Records Management Journal, Vol. ahead-of-print No. ahead-of-print.

摘要：【目的】本文旨在提出一个与电子服务质量维度相关的开放政府数据（OGD）框架，同时为开放政府数据的电子服务提供研究议程。

【设计/方法论/路径】对电子服务质量尤其是电子政务进行文献回顾，并推导出OGD电子服务质量的关键维度。

【发现】研究确定了OGD的五个电子服务质量维度：网站设计、职责履行、在与OGD网络门户对接时向用户提供服务、在价值创造和创新期间向用户提供服务并确保安全/隐私问题。为了进一步促进OGD在价值创造和创新领域的再利用，公共机构必须将电子服务质量维度纳入所有的OGD项目。

【原创性/价值】现有研究主要集中于OGD数据质量方面，尚未探讨电子服务相关领域。本研究试图填补这一空白，并提出了进一步研究要求。

关键词：服务质量；开放政府

Abstract：【Purpose】This research paper aims to present a framework of open government data (OGD) relating to e-service quality dimensions. In addition, it provides a research agenda for the e-service delivery of OGD.

【Design/methodology/approach】A literature review pertaining to e-service quality with special reference to e-government was delivered to deduce the key dimensions of e-service quality for OGD.

【Findings】Five e-service quality dimensions of OGD are identified in the study; website design, fulfilment, service provision to the user while interfacing with the OGD Web portal, service provision to the user during and after the value-creation and innovation period and security/privacy. To further OGD re-use for value creation and innovation, it is important that the e-service quality dimensions are built into all OGD programmes by public authorities.

【Originality/value】Hitherto, extant research has focused on the data quality dimensions of OGD, but the dimensions linked with e-service have not been explored. This study seeks to fill this gap and, in addition, suggests further research requirements in this field.

Keywords ：Service quality；Open government data

高等教育机构中电子文件系统的采用和应用

Adoption and application of electronic records systems in higher learning institutions

作者及机构：Clemence Onesta，Luambano Ireneus，Mwantimwa Kelefa（达累斯萨姆大学）

期刊：Information Development，2023（在线发表）

DOI：10.1177/02666669231158336

引文格式：Clemence, O., Luambano, I., & Mwantimwa, K. (2023). Adoption and application of electronic records systems in higher learning institutions. Information Development.

摘要：信息和通信技术的持续发展改变了文件的管理方式。在此背景下，发展中国家的高等教育机构正在采用不同的电子文件管理系统以加强问责、提高效率。尽管采用了这些系统，但大多数机构的检索仍以纸质文件为基础，也就是说他们并未有效使用电子文件系统来支持电子文件管理。本研究注意到此问题，并旨在考察坦桑尼亚的高等院校对电子文件系统的采用和应用情况。具体而言，本研究考察了电子文件系统的类型以及影响电子文件系统有效采用和应用的因素，并采用描述性研究设计，结合定量和定性的研究方法。其中定量数据使用统计产品与服务解决方案软件（SPSS）进行分析，定性数据则按主题进行分析。研究表明，坦桑尼亚的高等院校使用各种电子文件管理系统的目的普遍相似。此外，由于各种人力、组织、技术和监管因素，电子文件管理系统没有被有效地用于支持文件管理。因此，为实现文件管理从纸质到电子化的有效转变，需要各方协同努力。更具体地说，机构管理层和档案管理从业人员之间的多方努力是有效应用电子文件系统的支点。

关键词：电子文件；电子文件系统；文件管理；高等院校

Abstract：Information and communication technology developments that continue to occur have changed the way records are managed. Due to these changes, higher learning institutions in developing countries are adopting different electronic records management systems to increase accountability and efficiency. However, despite the adoption of these systems, the majority of records retrieved in most of these institutions are paper-based. In other words, the e-records systems that have been adopted by these institutions are not effectively utilised to support e-records management, which is one of the things that have been noted by this study that sought to examine the adoption and application of electronic records systems in Tanzania’s higher learning institutions. Specifically, the study has examined types of e-records systems and factors affecting the effective adoption and application of e-records systems. To achieve this, a descriptive research design was employed by integrating quantitative and qualitative approaches. Whereas quantitative data were analysed using Statistical Product Service Solution (SPSS), qualitative data were analyzed thematically. Generally, the study reveals that various e-records management systems are used by higher learning institutions in Tanzania for purposes that are generally similar across the institutions. Moreover, the findings suggest that e-records management systems are not effectively used to support records management due to various human, organizational, technological, and regulatory factors. Therefore, to realize an effective transformation of records management from being paper-based to being electronic-based, various concerted efforts are needed. More specifically, multi-actor efforts between institutional management and records management practitioners are the fulcrum needed for the effective application of e-records systems.

Keywords：Electronic records；Electronic records systems；Records management；Higher learning institutions

南非公共部门的云端数字文件管理框架

A framework for management of digital records on the cloud in the public sector of South Africa

作者及机构：Amos Shibambu，Ngoako Solomon Marutha（南非大学信息科学系）

期刊：Information Discovery and Delivery，Vol. 50 No. 2, pp. 165-175.

DOI：10.1108/IDD-10-2020-0128

引文格式：Shibambu, A. and Marutha, N.S. (2022), “A framework for management of digital records on the cloud in the public sector of South Africa”, Information Discovery and Delivery, Vol. 50 No. 2, pp. 165-175.

摘要：【研究目的及意义】本文研究目的在于研究南非的云端数字文件管理框架。

【研究设计与方法】本定性案例研究应用半结构化访谈与文本分析法，数据主要来源于南非国家政府部门的规章文件、文件管理从业人员与首席信息官员。

【研究发现】本研究显示，因为政府还没有一种可以管理离散文件的政务云，尽管出现了云计算方法，政府依然面临人工管理纸质记录的挑战。

【实践意义】自云计算出现以来，技术进步促使文件管理方式发生巨大变化，云计算技术影响着文件在云中的管理与处置方式。目前，南非政府部门按照1996年的《南非国家档案与文件服务法案》规定的方式管理和处置文件，该法案由南非国家档案和文件局（政府的文件管理机构）保障实施，因为文件以纸张、缩微影片和视听格式为基础。希望本研究提出的建议和框架有助于政府及相关界别采用和推行云计算系统进行文件管理与处置。这可能有助于解决诸如文档丢失、文件档案损坏和长久时间段里对文件的检索等挑战。

【社会意义】在南非，数字文件安全地存储在硬盘驱动器和USB等存储介质中，仅举几例：除了存储媒介面临的数字过时之外，全球对信息的访问也受到阻碍，因为信息访问仅限于可以利用档案的人。另一种选择是在云中管理和处理文件。本研究提出的框架可以作为一种理论，用于建构云计算领域未来研究的框架，并作为指导其他未来研究和政策制定者的资源。

【创新性与价值】本研究为南非云上的数字文件管理提供了一个框架。本研究还建议颁布云法案，以促进不受时间和地点限制地访问国家遗产。本研究以数字管护中心生命周期模型为框架。

关键词：云计算；南非；电子政府；云存储；文件管理；文件处置

Abstract：【Purpose】The purpose of this paper is to investigate a framework for management of digital records on the cloud in South Africa.

【Design/methodology/approach】This qualitative case study used semi-structured interviews and document analysis to collect data from regulatory documents, records practitioners and chief information officers in the national government departments in South Africa.

【Findings】This study reveals that despite the advent of cloud computing, government is still struggling with manual paper-based records challenges, as they have not developed a government-owned cloud in which to manage and dispose records.

【Practical implications】Technological advancements have brought about dramatic changes to the management and disposition of records since cloud computing emerged. The traction gained by cloud computing influences how records are managed and disposed in the cloud storage. Currently, the South African Government manages and disposes records in the government premises as stipulated by the National Archives and Records Service of South Africa Act (1996). This is enforced by the National Archives and Records Service of South Africa, which is the government records regulator because records are on paper-based, microfilms and audio-visual formats. It is hoped that the recommendations and framework proposed in this study may assist the government and related sectors in the adoption and implementation of the cloud computing system for records management and disposal. This may assist in resolving challenges such as missing files, damaged records and archives and long turnaround time for retrieval of records.

【Social implications】In South Africa, the digital records are securely stored in storage mediums such as hard drives and USBs, to mention but a few. In addition to digital obsolescence faced by the storage mediums, global access to information is hindered because information is limited to those who can visit the archival holdings. The alternative option is to manage and dispose of records in the cloud. The framework and recommendations in this study may also assist in improving information, archives and records management policies and service delivery to the community at large. The framework proposed may be applied as a theory for framing future studies in the same area of cloud computing and used as a resource to guide other future studies and policymakers.

【Originality/value】This study provides a framework for management of digital records on the cloud in South Africa. It also proposes the promulgation of the Cloud Act to promote unlimited access to state heritage, regardless of time and location. This study is framed on the Digital Curation Centre Life Cycle Model.

Keywords：Cloud computing; South Africa; E-government; Cloud storage; Records management; Records disposal

实施电子档案以促进开放数据的出版和使用共同规范：三个瑞典机构的案例

The implementation of an e-archive to facilitate open data publication and the use of common specifications: A case of three Swedish agencies

作者及机构：Proscovia Svärd a b，Erik Borglund（瑞典中部大学科学、技术与传媒学院信息系统与技术系南非大学信息科学系）

期刊：Government information quaterly, Vol. 39 No. 4.

DOI：10.1016/j.giq.2022.101751

引文格式：Svard, P., & Borglund, E. (2022). The implementation of an e-archive to facilitate open data publication and the use of common specifications: A case of three Swedish agencies. Government Information Quarterly, 39(4).

摘要：本研究调查了瑞典的三个机构如何推行电子档案。瑞典国家档案馆认为，电子档案是有效管理政府信息的先决条件，这将有助于各机构遵守《瑞典公共部门信息法》，该法律要求它们发布开放数据。这也被视为高效电子政府的重要组成部分。这项研究还有两个目标：确定共同的规范是否被应用、如何执行《瑞典公共部门信息法》。本研究采用访谈和文献综述作为数据收集方法。本研究应用了文件连续体模型以加强各机构对处理开放数据发布的理解。本研究调研的两家机构已推行电子档案，但第三个机构还没有。这三家机构都在发布开放数据。没有电子档案的机构正在发布适合其现有信息管理基础设施的开放数据。这具有重要意义，因为公共部门信息法要求全面公布所有没有限制的公共部门信息。这些机构还未使用共同的规范。

Abstract：The study investigated how three agencies in Sweden were pursuing the implementation of an electronic archive (e-archive). The e-archive was seen by the Swedish National archives as a pre-requisite to the effective management of government information and would help the agencies to comply with the Swedish Public Sector Information (PSI) law which requires them to publish open data. It was also seen as an important component of an efficient e-government. The study further had two objectives: to establish whether the common specifications were being used and how the implementation of the PSI-law was being pursued. Interviews and a literature review were used as data gathering techniques. The Records Continuum Model (RCM) was applied to enhance an understanding of how the agencies were dealing with the publication of open data. Two of the agencies had implemented an e-archive but the third agency lacked one. All the three were publishing open data. The agency that did not have an e-archive was publishing open data that suited its existing information management infrastructure. This has implications since the PSI-law requires full publication of all PSI which has no restrictions. The common specifications were not being used by the agencies.

国家网络档案中的偏见、不平等与沉默：社会、物质和技术维度

Representing Biases, Inequalities and Silences in National Web Archives: Social, Material and Technical Dimensions

作者及机构：Kieran Hegarty（城市研究中心，皇家墨尔本理工大学）

期刊： Archives & Manuscripts, 50(1), pp. 31-45.

DOI：10.37683/asa.v50.10209

引文格式：Hegarty K. (2022) “Representing Biases, Inequalities and Silences in National Web Archives: Social, Material and Technical Dimensions”, Archives & Manuscripts, 50(1), pp. 31-45.

摘要：同步收集公开可用的网络信息为研究人员提供了一种宝贵的资源，可用以解释近期历史的各个方面。在过去的25年里，数以百万计的网站被收集、存储并在国家网络档案馆中提供访问，本文认为有必要反思和回应存在于这些庞大存储库中的偏见、不平等与沉默。本文提出了一个研究议程，供网络档案工作者和网络历史学家从社会、物质和技术维度思考网络档案中怎样的内容被涵括在内，又是怎样的内容被排除在外。这项研究工作的一个关键挑战是，档案形成的各种复杂性和偶然性已被掩盖。这些问题包括更广泛的社会不平等、存档过程中人与机器决策的交织、在线信息权力的动态变化以及技术系统对环境的影响。对影响网络档案的社会、物质和技术因素的说明为开发和利用网络档案资源提供了机会，从而使人们更充分地认识到国家网络档案作为网络历史代表而存在的优势与局限。

关键词：国家网络档案；社会不平等；研究伦理；偏见

Abstract：Contemporaneous collecting of the publicly available web has provided researchers with an invaluable source with which to interpret various aspects of the recent past. With millions of websites gathered, stored and made accessible in national web archives over the past 25 years, this paper argues for the need to reflect upon, and respond to, the biases, inequalities and silences that exist in these vast repositories. This article presents a research agenda for web archivists and web historians to together think broadly about the social, material and technical dimensions that shape what is included in web archives, and what is excluded. A key challenge impacting this effort is that various complexities and contingencies of archival formation are obscured. These include wider social inequalities, the entanglement of human and machine decision-making in the archiving process, changing dynamics of power over information online and the environmental impact of technical systems. Accounting for these social, material and technical factors that shape the formation of web archives provides opportunities to develop and use archives in ways that better acknowledge both the strengths and limitations of national web archives as a proxy for the web’s past.

Keywords：National web archives; Social inequality; Research ethics; Bias