引言
2022年11月，澳大利亚维多利亚州公共文件办公室（Public Record Office Victoria，PROV）面向州公共机构发布有关数字化的行动指导。
PROV是维多利亚州和地方政府的档案馆，持续致力于实现维多利亚州政府文件的数字保存，先后启动维多利亚电子文件战略(Victorian Electronic Records Strategy，VERS)、数字档案馆项目（Digital Archive Program）（相关推文：PROV数字档案馆项目介绍与进展）。数字化是纸质文件数字保存、实现PROV核心使命的重要环节，本期推文对PROV如何定义并要求政府机构实现数字化展开具体介绍。
简介
PROV将机构的文件数字化活动划分为规划（Planning）、授权（Authorisation）、处置源文件（Disposal of source records）、审查与更新规划（Review and update plan）四个步骤，每一步均提供具体的行动指导，并与PROV发布的相关数字化规范保持一致，富于操作性与连续性。
数字化（Digitisation）涉及文件从物理或模拟形态到数字形态的转换过程。数字化作为一种转换原始文件或源文件的方法，通常通过扫描或拍摄源文件实现。
数字化可为机构带来可观的益处，包括：
然而，由于数字化通常是一项成本高昂且资源密集型的活动，各机构应权衡利弊并仔细考虑任何潜在的公共文件数字化项目的预期成果。在某些情况下，将具有永久保存价值的硬拷贝文件移交至PROV或许是更具战略性的行动。
为确保文件提交机构符合PROV数字化和处置的要求，请按照以下步骤操作：
机构在进行第一步的规划时应参考以下内容：
若数字化副本将作为正式文件使用，所有机构都必须制定数字化规划。当原始文件或源文件符合上述PROS 19/07所述类别（如永久保存），则可根据相应类别进行处置，无需另行制定数字化规划；如果文件的数字化过程、技术工具或文件管理方式存在较大差异，仍需制定数字化规划。
该规划将帮助机构实现以下目标：
PROV强烈建议各机构使用PROV的《数字化规划模板》（Digitisation Plan Template）。
图像技术要求和输出格式
《PROS 19/05 S1 数字化规范》针对数字化文档和照片的最低数字图像技术要求作出了规定。如需了解其他类型模拟文件（如音像格式）的技术要求，另请参阅澳大利亚国家档案馆的《数字化保存标准》（Preservation Digitisation Standards）。
《PROS 19/05 S3 长期可持续格式规范》（PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification）面向永久保存文件规定了经批准的长期保存格式。针对非永久性文件，机构可选择文件输出格式，但PROV同样建议使用上述长期保存格式。
机构行动
在完成数字化规划的起草之后，机构须填写并发送《数字化规划——合规证书》（Digitisation Plan – Certificate of Compliance）。该证书须由公共机构负责人或合适的代表（例如首席信息官、部门经理或高级经理）签署。签署完成后，机构应通过在线咨询表单将证书副本以电子邮件形式发送给PROV。虽然PROV未要求机构随证书一同发送其数字化规划或其他文档的副本，但机构须应按要求向PROV提供。
机构行动
处置操作取决于原始文件或源文件的创建时间，详细流程请参阅下图：
源文件处置流程
机构行动
PROV行动
机构应确保指导数字化活动的规划与时俱进。在下述情况下，机构须面向相应文件创建新的数字化规划：
机构行动
结语
数字技术的发展变革不断驱动着各国政府文档管理的数字转型。PROV作为地方层面电子文件管理的代表性实践主体，为澳大利亚维多利亚州公共机构文件数字化建立标准、提供参考，同时配套以兼具连续性与操作性的数字化标准规范，展现出对数字化顶层部署的重视，其行动也显现为更大数字连续性行动框架的组成部分。
当前，加强数字政府建设等目标同样要求政府信息资源的高效管理，相关部门可通过加强顶层设计、建立标准规范、优化管理模式及完善基础设施等系列措施不断深化文件管理的数字转型，回应数字时代文件长期保存的诉求。
相关资源汇总
| 名称 | 内容 | 访问链接 |
| 《PROS 19/07转换或数字化文件留存与处置权限》（PROS 19/07 Converted or Digitised Records Retention and Disposal Authority） | 面向转换文件或数字化文件，依据其创建时间、现有保管期限划分等条件，明确留存或处置的权限。 | https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1907-converted-or-digitised-records |
| 《PROS 19/05 S1 数字化规范》（PROS 19/05 S1 Digitisation Specification） | 规定了机构对原始/源文件进行数字化并将数字化副本作为官方文件时须满足的具体要求，须与《PROS 19/07》结合使用。 | https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s1-digitisation-specification |
| 《数字化规划模板》（Digitisation Plan Template） | 作为协助公共机构制定数字化规划的工具，包括数字化的流程与技术、数字化图像的处理、数字化文件以及原始文件的管理等内容。 | https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pro-58-digitisation-plan-template |
| 《数字化保存标准》（Preservation Digitisation Standards） | 由澳大利亚国家档案馆发布，面向以物理形态存在、具有档案价值的文件规定了数字化的标准。 | https://www.naa.gov.au/about-us/our-organisation/accountability-and-reporting/archival-policy-and-planning/preservation-digitisation-standards |
| 《PROS 19/05 S3 长期可持续格式规范》（PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification） | 规定了机构将数字文件传输至PROV时须满足的要求。其中，具有永久保存价值的数字文件须采用或能转换为指定格式。 | https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s3-long-term-sustainable-formats-specification |
| 《数字化规划——合规证书》（Digitisation Plan – Certificate of Compliance） | 该证书将使机构的数字化规划得到授权批准，须由机构负责人或相应代表签署后将副本发送给PROV。 | https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pro-59-digitisation-plan-certificate-compliance |
参考文献
[1] PROV. Digitisation[EB/OL]. (2022-11-18)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation.
[2] PROV. Victorian Electronic Records Strategy[EB/OL]. (2023-03-09)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/vers.
[3] PROV. Digital Archive Program[EB/OL]. (2023-03-09)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program.
[4] PROV. Converted or Digitised Records[EB/OL]. (2020-06-24)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1907-converted-or-digitised-records.
[5] PROV. Digitisation Specification[EB/OL]. (2020-06-26)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s1-digitisation-specification.
[6] PROV. Digitisation Plan Template[EB/OL]. (2020-06-24)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pro-58-digitisation-plan-template.
[7] NAA. Preservation Digitisation Standards[EB/OL]. (2023-07-19)[2023-07-19]. https://www.naa.gov.au/about-us/our-organisation/accountability-and-reporting/archival-policy-and-planning/preservation-digitisation-standards.
[8] PROV. Long Term Sustainable Formats Specification[EB/OL]. (2020-06-24)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s3-long-term-sustainable-formats-specification.
[9] PROV. Digitisation Plan – Certificate of Compliance[EB/OL]. (2020-06-24)[2023-07-19]. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pro-59-digitisation-plan-certificate-compliance.
本译文为学生研究员自主翻译，仅供参考学习。原文请访问：https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation