美国国家档案与文件署于2023年6月发布了“通用文件保管期限表4.5：数字化文件”，该表主要对已数字化的源文件、与数字化项目和流程有关的文档的保管期限及处置方式进行了规定，同时部分修改了2023年1月发布的旧保管期限表内容，是OMB备忘录M-23-07落实的重要制度。本期限表的完整内容可以在以下链接获取到：http://www.archives.gov/records-mgmt/grs.html.
1. 文件的最终数字化版本。这些文件必须按照特定机构保管期限表或适用的通用文件保管期限表来处理。
2. 非数字化文件的输入/源文件。详见GRS 5.2第020项，该部分涵盖了这些文件。
形成数字化版本或数字化文件的（源）文件：
l 在已批准的文件保管期限表中被确定为临时性的；或
l 被确定为永久性保存且产生于1950年1月1日及以后的文件。
以下内容除外：
本规范不包含以下文件，关于如何处理这些文件的其他信息，请参阅GRS 4.5数字化文件常见问题解答（FAQs）。
1. 源文件的数字化版本不符合 36 CFR 1236 D 子部分——《临时性联邦文件数字化》或 E 子部分——《永久性联邦文件数字化》的标准时。
2. 未被36 CFR 1236子部分E——《永久性联邦文件数字化》所涵盖的格式，各机构必须使用特定的保管期限表来处理这些文件。
3. 1950 年1月1日之前形成的、已确定为永久性保管或未确定保管期限的源文件。
4. 源文件在原始介质中具有内在价值，如果将其内容转换至另一种介质，这种价值会丢失。
注意：
1. 关于数字化文件的法规和本处置规范不涉及机构在数字化后可能需要保留源记录一段时间的其他业务需求或法律限制。有关机构或人员在处置文件前应该咨询法律顾问，以确保不存在与权益、上诉权、利益、国家安全、诉讼搁置或其他类似问题相关的顾虑。
2. 如果源文件还未安排数字化，各机构必须先将其数字化再进行处置。
媒介限制：仅适用于纸质/模拟文件。
法律引用：44 U.S.C. 3302 and 3312, 36 CFR 1236.36(a), 36 CFR 1236.56 (d),(f) and (g)
Legal citations: 44 U.S.C. 3302 and 3312, 36 CFR 1236.36(a), 36 CFR 1236.56 (d),(f) and (g)
用于管理数字化项目的文件和（经验证）数字化版本质量足以取代源文件的文档。
以下内容除外：
数字化文件和相关元数据；适用的现行、经批准的机构特定的文件保管期限表或适用的通用保管期限表条涵盖这些内容。
36 CFR 1236.44《记录数字化项目》中列出了永久文件数字化的具体记录要求。
以下内容除外：
在数字化项目中捕获的管理性、技术性和描述性元数据必须与数字化文件一起移交到NARA（36 CFR 1236.56(j)）。
法律引用：36 CFR 1236.56
记录临时文件数字化的文档要求可在36 CFR 1236.34中获取。
（本文内容为学生研究员自主翻译，仅供参考学习，文件原文请访问以下链接：https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs04-5.pdf）
翻译：程家盛
校对：秦杨 赵婧羽 张开霞 安天成 于泉皓 张茜雅
排版：姚立颖
审核：钱毅
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