理论研究方面，张正强对现代档案著录与电子文件元数据领域进行了较为全面与深入的研究。他认为随着“机读档案”的出现，档案工作者必须从现代档案著录的角度来审视档案著录的时间、空间与结果，在分析GB 3792.5—85《档案著录规则》局限性的基础上提出了档案多级著录规则。^[2]以此原则为指导，他主持开发了旨在实现档案目录信息交换与共享的基础性标准GB/T 20163—2006《中国档案机读目录格式》。张正强最早在国内对ISO 23081—1：2006《信息与文献管理文件元数据第1部分：原则》这一电子文件管理元数据顶层框架设计的基础性标准进行了系统介绍^[3]，并从功能、基本结构、需求分析方法与保证原则、国际标准化、语法与语义描述的标准化^[4]，以及如何建立基于本体的电子文件元数据以助力智慧档案馆建设^[5]等方面对电子文件管理元数据展开了系统研究。此外，刘越男、钱毅等针对电子文件元数据的封装策略^[6]、面向长期保存的元数据模型构建与互操作实现^[7]、注册^[8]等进行了专项研究。

随着语义网技术的逐步成熟和信息资源利用朝着交换共享、集成检索方向发展，档案著录也开始转向知识化、语义化。段荣婷主张通过语义置标实现知识组织系统（SKOS）系统化与规范化控制，推动档案主题词表、分类法等知识组织系统的语义网络化应用。^[9]ICA在2016年推出了面向未来的档案描述系列标准《背景中的文件》（RiC），该标准搭建了将档案描述数据融入语义网的桥梁，有助于实现档案描述的关联数据化。^[10]

实践探索方面,安徽省档案馆黄玉明借鉴维多利亚州电子文件管理策略（VERS）系列标准规范，主持开发了DA/T 46—2009《文书类电子文件元数据方案》，并将其应用于安徽省电子文件中心的建设实践。此外，他还对国际文件/档案及相关资源元数据源流与系谱进行了溯源与归纳，提出通过科学定位、结合实践、制订通用规范和系列标准的方式引领中国电子文件及相关数字资源元数据体系的构建。^[11]国际方面，作为行业最佳实践之一，澳大利亚维多利亚州公共文件办公室（PROV）于2017年发起数字档案馆项目，修订了公共文件的描述方法，通过扩展档案控制模型（ACM）实现同其他组织机构的元数据共享与交换。^[12]

1.2文献描述标准的数据化转型

语义网环境下，整个文献领域都在经历由传统文献编目体系向资源编目体系的转型，尤其是图书馆领域已经积累了较多的转型经验。近年来，图书馆的文献描述标准处于迭代的关键时期，文献描述工作的理念与方式经历了从“数字化到数据化”的转变。^[13]延续使用了五十余年的机读目录（MARC）由于其封闭性、粗粒度性以及记录结构的单一线性等局限，已经无法适应数字时代关联数据化利用需求，《英美编目条例（第二版）》（AACR2）编目规则也难以指导现代技术环境下书目数据的编目工作，因而逐步被新的支持关联数据的书目框架格式（BIBFRAME）和内容标准RDA取代。BIBFRAME旨在提供基于Web的关联数据标准的转换路径，推动资源编目体系全面转型和创新。^[14]瑞典国家图书馆于2008年首次将书目数据发布为关联数据，并与世界上最大的多领域知识本体之一DBpedia建立连接，标志着图书馆书目数据真正开始融入网络环境中。^[15]

总体而言，档案界对描述标准的研究主要集中在著录与元数据规范的制订和扩展上，近年来虽然有一些对档案描述关联化、语义化的理论研究和实践尝试，但数量少、规模小。相较于数据化技术在档案资源管理中的应用与前景，档案界对档案描述标准的实践探索整体上还较为滞后，亟需丰富与全面提升描述标准，满足新型档案对象管理与深度服务的需求，有必要从档案对象的模拟态到数字态再到数据态演进的整体视角出发，系统梳理档案描述标准的发展脉络，考察其演进规律，开发和利用相应的档案描述标准，提升档案资源科学管控和应用水平。

2.1档案资源空间决定总体演进方向

描述工具从本质上取决于对档案资源空间的认知定位与功能需求。当前，我们对于档案资源空间的认知正在经历将档案视为业务记录的馆藏空间、视为留存记录的证据空间、视为历史积累的内容与知识空间的演变之中，存在馆藏观、记忆观与数据观的不同认知^[17]，这与三态对象管理空间的内在定位基本吻合。

馆藏空间管理需要的描述支持相对简单，诸如编码与分类标识等形式特征的描述就足以支持整序功能。证据空间维护则需要较为完整地反映电子档案的诸多背景因素，加之多元功能的叠加，导致相对复杂的元数据表示方式。知识空间构建需要大规模积累内容表达，偏重于语义抽取，需要更复杂的表达语义认知的工具，从而将档案馆藏展现为一个相互联系的、多维度的知识空间。以图书馆为例，其描述标准也正处于从文献空间描述向知识空间表达的进程之中。图书馆界最初将图书馆视作文献空间，通过类似AACR2的标准去描述和揭示文献，以实现对文献空间的管理和利用。^[18]后续则将图书馆视作相互联系的各类实体的空间，通过RDA等描述工具来管理这些实体对象的类型、属性与关联。因而，可以认为图书描述标准存在从基于结构化描述的MARC到基于关联数据的RDA与BIBFRAME规范的演进路径。^[19]

2.2不同态别档案管理要求引发描述标准变化

三态对象核心特征不同决定了描述标准不同。三态的核心区别在于物理信号与语义信息的离散和连续性表示各不相同，信号离散意味着必须解决软硬件依赖，语义离散意味着必须进行相关语义描述。这些差异直接导致各态别档案的描述标准需要解决的核心问题不同，因而在描述内涵、形式、复杂度上都有不同表现。三态对象管理空间定位不同导致其基础管理目标不同，模拟态对应的是馆藏空间，重在对形式和核心内容特征进行表达的著录标准是该态别的基础描述标准；数字态对应的是证据空间，需要具备相对复杂要素框架的元数据规范作为基础标准；数据态对应的知识和内容空间需要更为抽象的面向语义和关联的规范作为基础，甚至要求描述规范具备一定的语义搜索、逻辑判断与推理能力。总之，档案描述标准因由管理空间定位的变化，在总体上呈现出向细颗粒度、富语义化、知识表示等方向发展的态势。

模拟态对象空间管理主要功能在于维护实体管理，因而在此阶段档案界主要通过制订系列著录标准，以实施对馆藏档案的识别与管理。

3.1主要标准规范

按经典定义，著录是对档案内容与形式特征进行分析、选择和记录的过程，从《档案著录规则》（DA/T 18—1999）罗列的著录项分析，绝大部分可归结为形式特征，这与模拟态以载体为中心的管理需求密切相关，符合对实体管理的基础需要。内容特征相对较少，仅包括主题词、分类号、提要等项，而这些项目的著录在实际工作中往往更加简化，如主题词著录往往用关键词代替，降格以求。从著录标准源流看，档案著录规则源自国家标准《文献著录总则》（GB 3792.1—83），并因档案的基本门类差异衍生出系列档案著录规范，包括：

●DA/T 8—1994明清档案著录细则

●DA/T 17.1—1995革命历史档案著录细则

●DA/T 20.1—1999民国档案目录中心数据采集标准——民国档案著录细则

●DA/T 23—2000地质资料档案著录细则

●GB/T 50323—2001城市建设档案著录规范

●DA/T 30—2002满文档案著录名词与术语汉译规则

●DA/T 51—2014电影艺术档案著录规则

●其他……

此外，ICA也制订了系列通用的国际档案著录标准，包括《国际档案著录规则(总则)》（ISAD/G）、《国际档案权威记录（机构团体、个人与家庭）著录规则》（ISAAR/CPF）、《国际档案职能著录规则》（ISDF）及《国际档案馆藏机构著录规则》（ISDIAH）等，这些标准都已成为国际档案著录的最佳实践，共同推进了档案著录信息的交换与共享。

3.2功能定位于维系空间有序与资源完整性

模拟态描述标准核心功能聚焦于维系有序的馆藏空间，通过对馆藏档案的载体控制达到馆藏空间控制的基本目的，因而著录标准对档案形式特征尤为重视乃理所当然。由于模拟态重在资源完整性控制，依托资源自身层级进行多级著录，以维系实体资源间最初级（亦可能是最根本）的关联关系。具体做法上，通过对分类、编码等核心著录项的控制，指导实体分类与排架，构建有序空间，实施对不同层级实体对象的整序管理。

3.3模拟态标准通常采用结构化表示方式

良好的著录基础有助于输出多种馆藏检索工具，如全引目录、专题目录、各类索引等，实现对馆藏档案的初级智能控制。事实上，著录规则在相当长的时间内就是服务于面向手工操作的著录卡片制作的。在计算机环境中，档案资源机构普遍采用数据库进行著录信息的管理与集成，在技术路线选择上，著录规范可以很好地适用于关系数据库技术，RDBMS（关系数据库管理系统）具有较高的技术成熟度，提供了多种内置的约束与实用工具，能够对档案著录数据进行有效的质量控制，因而数据库技术被普遍视作档案资源管理的底层信息组织技术。同时，关系数据库的结构化特性也有助于开展大规模目录数据集成，目录数据库建设几乎是所有机构开展档案信息化的起步阶段，进而推进联合目录、目录中心等建设工作，实现特定范围内的档案目录数据共享。

从“白纸黑字”的模拟态环境变迁到虚拟的数字态空间，保证在数字空间的可读可信成为电子档案管控的基准目标。相应地，数字态描述标准需要维系由于信号离散带来的软硬件依赖问题，需要关注支撑可信环境所要求的前端控制、全程管理及文件连续体理念的具体实现，客观上同样需要提供大量的描述数据，以维系电子档案的信任空间。

4.1主要标准概述

数字态档案对象描述标准的主要目的是在数字环境下维系电子档案的信任空间，无论是其描述的特征方面，还是具体的元素数量，相较于模拟态档案描述标准都有了很大跃升。数字环境下围绕信任的要素复杂而多元，基于简单的形式和内容特征的著录标准已不适用于电子档案，为此电子档案描述规范引入了计算机领域中的元数据概念。元数据概念的引入不单是名称的变化，同时携带了与大量元数据概念相匹配的管理标准和技术规范，包括元数据自身描述方法（如ISO/IEC11179）、元数据描述框架（如XML）、互操作性管理等，使之更适合在计算机环境中进行表达，便于相关系统的开发和使用。元数据规范较之著录标准要复杂很多，形式上存在以对象描述为主的属性类标准、用于结构化表示和交换使用的封装类标准、用于实施元数据管理的方案类标准等。此外，元数据亦可分为支持文件形成业务的业务元数据、支持管理活动的管理元数据和支持长期保存的保存元数据，根据针对业务的差异也有通用元数据和专门元数据之分。国内外较典型的元数据规范包括：

●DA/T 46—2009文书类电子文件元数据方案

●DA/T 54—2014照片类电子档案元数据方案

●DA/T 63—2017录音录像类电子档案元数据方案

●EJ/T 1224—2008核电电子文件元数据

●EAD编码档案著录标准

●PREMIS保存元数据：实施策略

●NARA发布的《永久电子文件移交的元数据指南》^[20]

●NAA发布的《联邦政府机关文件管理元数据标准》与《电子文件元数据属性参考集合》（AS/NZS5478：2015）^[21]

●其他……

此外，一些有影响力的元数据事实标准往往伴随功能需求标准一并推出。如美国国防部的《电子文件管理软件应用系统设计标准》（DOD5015.2—STD）、欧盟《电子文件管理通用需求》（MOREQ2010）都将元数据方案和功能需求密切结合，MOREQ的测试用例中也嵌入了元数据要求，并通过软件开发来实施元数据的规范。另外，还存在由模拟态标准改造提升而成数字态描述标准的情况，譬如《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163—2006）就是将手工环境下的著录规则提升到数字环境下机读的格式标准。

4.2数字态标准以面向单轨管理、支持多元功能为核心

数字态档案描述标准的功能主要定位于维护电子档案在数字空间的凭证价值，通过构建相对完备的元数据要素框架，覆盖电子档案四性维护在内的多元功能，为构建信任空间以及单轨制管理提供描述层面的支撑。

数字态描述标准是支撑四性管理的规范基础，覆盖电子档案的多元功能要求。数字态描述标准应有效支撑对电子档案真实、完整、可用和安全的四性管控，支持对电子档案描述、封装、格式管理、技术管理、数字化、数字版权管理、数字认证等方面的功能需求，注重元数据规范的全面性、全程性、实时性、动态性、自动化、结构化、多级性^[22]，因而元数据描述的规模和复杂度自然大幅提升。比如ISO 23081—1就提出了包括文件、责任者、业务、法规四元组在内的元数据概念框架模型，以此为基础提出标识类、描述类、利用类、事件计划类、事件历史类和关系类六大类属性元数据，通过支持这些架构的元数据规范来实现ISO 15489所倡导的四性管理目标。《文书类电子档案四性检测方案》（DA/T 70—2018）标准中，就将元数据的检测作为四性检测的主要内容。

数字态描述标准的核心在于确立元数据要素框架。由于数字态空间管理重心转移到以内容为主的逻辑结构上，人们更关注电子档案的形成环境、逻辑关联与技术背景，需要对数字态档案对象逻辑结构本身有更为精细的认识，因而在描述要素上需要突破著录标准有限的内容和格式特征，建立符合数字态管控要求的要素结构。如ICA提出了电子文件内容、背景、结构三要素，InterPARES提出了包含七要素的文件分析模板，匹兹堡大学BAC项目则将电子文件区分为处置层、条款与条件层、结构层、背景层、内容层、使用历史层等六个层次。^[23]这些要素框架都力求构建可溯源的业务场景、可还原的技术环境、可认证的技术手段，由此形成可信任环境。

总体来看，数字态描述规范的功用在于通过背景控制、环境控制、技术控制和内容控制，实现对电子档案的信任保障。

4.3数字态标准采用可扩展的弹性描述技术路线

复杂化的电子档案元数据要素结构需要更为弹性的描述结构相匹配，因而元数据规范普遍采用XML作为其默认描述格式。XML可以表示复杂的元数据属性（如在结构化方式中难以扩展表示的重复性元素），在句法结构上支持采用ISO/IEC 11179标准进行表达。XML文档可以独立描述数据结构规格，包括以DTD与Schema结构和Namespace等的链接方式，同时也支持将元数据与所描述的数据对象捆绑在一起作为单独文件存在，这为以封装包形式保存档案对象奠定了格式基础。XML格式支持灵活弹性的层次结构也与档案对象的层次性直接呼应，其格式规范的开放性和自描述等功能都使得XML在数字态对象元数据规范中大规模应用。

数字态对象复杂的多要素管理需求客观上要求元数据规范在构建时遵循组配和/或模型扩展的构建思路。数字态对象元数据要素呈现的普遍多元弹性特征导致描述框架发生变化，由于需要表达的要素较多，要素间关系不再是简单的线性罗列，而存在比较复杂的组配关系。在表达形式上，传统档案著录规范中简单的大项和小项方式难以为继，通常采用分块分面的组配方式来进行。ISO 23081—1为通用电子文件元数据提供了元数据分面组配的指导标准，提出了涵盖法规、业务、文件、人员四要素在内的元数据分析模型，通过对这些元数据板块的组配实现对电子文件形成元数据的详尽描述，满足认证、追溯、责任管理等方面的需要。目前，多数元数据规范都是依托这个思路来设计的，如DA/T 46—2009、DA/T 54—2014、DA/T 63—2017等。ISO 14721（即OAIS模型标准）构建了经典的数字存档对象信息模型，可用于数字资源对象长期保存相关元数据规范设计。该模型将元数据抽象划分为表征信息（含结构信息和语义信息）和保存描述信息（含参引信息、来源信息、背景信息和固化信息），为数字态对象保存元数据的开发提供了框架指南，PREMIS就是基于OAIS模型开发的用于实施的保存元数据规范。GB/T 29194—2012在电子文件管理系统开发中也明确提出需要建立文件-文档-组件在内的核心信息模型。

数字态元数据规范支持在元数据层面实现关联管理。元数据概念模型的构建、元素组织的模块化和组配关系等都可视为强化关联的手段，对于维系数字态对象立体、动态、长链的连续管理非常必要。电子档案管理活动中普遍存在的跨系统管理、互操作性管理、可信管理等都需要追踪管理的操作过程，涉及人员、业务、资源、技术、规则等核心要素，因而元数据之间的关联管理较之模拟态的管理复杂很多。如澳大利亚近期推出的档案控制模型就是基于强大的元数据规范构建的（如图1所示）。^[24]该模型与ISO 23081—1的元数据框架无缝契合，支持对文件及其关联文件进行创建、描述、保存和管理，其原则中就明确指出需要将元数据映射到该模型。