但是，对于项目管理的后端———项目档案管理环节，则出现部分空白和混乱。如，基金委内部长期以来缺乏一个统一的档案管理机构。基金委形成的档案主要包含两部分，一类是文书档案，一类是项目档案，这两类档案分别归属两个部门管理，委办公室负责文书档案管理，计划局负责项目档案管理。而其中对于项目档案管理，计划局只负责制定相关政策和管理办法，具体的档案管理工作仍然归委办公室负责，管理体制比较混乱。并且缺乏针对单轨制管理的体制机制配套。如，按照《机关档案工作条例》的要求，机关档案的鉴定应当由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，而基金委一直未成立项目档案鉴定小组，更是一直缺少委领导层面的档案工作领导机构。这就带来关于项目档案鉴定的重大问题，即基金委每年获批准的所有科学基金项目在结题后被“一刀切”的被鉴定为“永久保存”。而按照《暂行办法》的要求，凡是具有永久保存价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。即如果基金委的项目档案鉴定问题不解决，其单轨制运行就无法实现。而我国正式发布的6张档案保管期限表中关于永久保存档案的比例总体上是在不断下降的[^16]，基金委的项目档案鉴定原则、方法与我国向电子文件单轨制管理过渡阶段的档案价值鉴定理念并不相符。目前针对基金委档案管理的规章制度只有两部，一部是《国家自然科学基金委员会档案管理办法》，该办法虽然从宏观层面规定了基金委的文书档案和项目档案管理的职责分工、管理利用方法、奖惩措施，但是其内容主要侧重于文书档案管理，对项目档案管理的具体规定不足。另一部是《国家自然科学基金委员会科学技术档案管理暂行办法》，其中包含了项目档案管理的内容，但该办法自1987年公布以来未曾修订过，缺乏对项目电子文件单轨制管理的指导意义。随着“互联网＋政务服务”和基金委无纸化申请试点工作的不断深入，项目电子文件整理操作规范和项目电子档案长期保存规范等部门规范性文件的制定也显得越来越迫切。

4.2数字签名、电子印章建设滞后导致不彻底的单轨制运转

前文所述项目申请环节均已实现无纸化运转，但是因为无法突破《暂行办法》关于永久保存价值电子文件的管理要求，在项目获批准后，由基金委打印纸质申请书，并由申请人补交签字盖章页。造成项目电子文件不彻底的单轨制运转还有一个重要原因，就是ISIS系统中数字签名、电子印章建设的滞后。基金委过去完善的项目电子文件双轨制管理模式使得数字签名、电子印章技术的应用显得无足轻重，但对于单轨制运转而言却是信息系统中必备的技术模块。第三方签章管理系统及CA认证服务的缺失，使得ISIS系统在保障项目电子文件真实性上存在较大缺陷。

4.3重视前端业务系统安全，忽视电子文件“四性”保障

基金委极其重视其核心业务项目管理工作，所依靠的ISIS系统由基金委信息中心及公司专业人员共同负责日常运维。多年来尽管科学基金申报量不断攀升，但从未出现过系统服务器故障和信息安全问题。但是，在项目电子文件归档和电子档案管理环节，却未能按照《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2016)的要求，采集项目电子文件和电子档案的背景信息和元数据。基金委的项目档案归档和整理工作整体外包给专业档案服务公司，由其完成纸质材料和电子文件的整理归档工作。对于电子文件，由于ISIS系统尚未针对电子文件管理前端控制的要求进行改造，档案服务公司只能从信息中心获得导出的不含背景信息和元数据的项目电子文件。为了体现其真实性，也只是将签字盖章页进行扫描，通过简单的技术手段替换至原生电子文件中的相应页面。显然，这样的做法无法确保电子文件的“四性”，也不满足电子文件单轨制管理要求。

5.2完善科学基金项目电子文件(档案)管理制度体系

过去传统的档案管理办法在指导电子文件单轨制管理问题上已经力不从心，必须在原有的《国家自然科学基金委员会档案管理办法》和《国家自然科学基金委员会科学技术档案管理暂行办法》的基础上，根据信息化发展的趋势制定相应的《国家自然科学基金项目档案管理细则》，并对电子文件的整理和保存问题单独制定《国家自然科学基金归档项目电子文件整理规范》和《国家自然科学基金项目电子档案长期保存规范》。为项目电子文件的科学化、规范化的单轨制管理提供制度保障。

5.3确定职能鉴定结合内容鉴定的二次鉴定方法

在基金委新一轮改革背景下，科学基金项目档案价值鉴定将基于科学问题属性分类开展，采用职能鉴定结合内容鉴定的二次鉴定方法。首先，从职能角度按照基金委资助项目的科学属性、项目类型、资助金额制定新的科学基金项目档案归档范围和保管期限处置表，在科学基金项目获资助之日即确定其价值和保管期限。由于基础研究的特点，很多资助金额不大、资助数量较多的项目类型，其科学价值往往在数十年后才能体现出来，因此，还要结合内容鉴定，引入学术评价的方法，如论文被引数、期刊影响因子、作者H指数等来对科学基金项目档案进行深入的价值鉴定。第二步的内容鉴定可以是在项目结题后向中央档案馆移交之前开展，也可以是针对职能鉴定中被鉴定为非永久保存的那部分项目在基金委暂存若干年后开展。通过二次鉴定方法，准确地将不具有重要保存价值、非永久保管的所占比例较高的项目档案区分出来，对其实施先行单轨制管理，切实有效的降低基金委的文件管理压力。

5.4制定科学基金项目电子档案元数据方案

电子档案及其元数据打包封装后的电子档案，将具有“自包含”“自描述”“自我说明”的能力，对于单轨制管理的项目电子文件而言具有极其重要的意义。目前国家标准只有《文书类电子文件元数据方案》(DA／T46—2009)、《照片类电子档案元数据方案》(DA／T54—2014)和《录音录像类电子档案元数据方案》(DA／T63—2017)三个行业标准，尚无科技(科研)类电子档案元数据方案。按照《数字档案室建设指南》的要求，科技(科研)类电子档案元数据是参照《档案著录规则》(DA／T18—1999)、《文书类电子文件元数据方案》(DA／T46—2009)等标准由各部门、各单位自行设置。基金委将在无纸化申请试点工作的基础上逐步积累经验，修订相关管理办法、管理细则，并对部分工作流程进行修改和调整。在此基础上，梳理科学基金管理全流程的各环节，分析项目电子文件从产生到永久保存或销毁全生命周期内所涉及的元数据项，构建符合基金委特点的项目电子档案元数据方案，确保单轨制管理的项目电子档案的真实性、完整性、可靠性和有效性。

5.5完善科学基金项目电子文件单轨制管理的技术体系

电子文件单轨制管理对前端业务系统和后端档案管理系统有着非常高的要求，基金委现有的信息系统软硬件架构均已不能够满足电子文件单轨制管理要求，需要对其进行大规模升级改造。如，需要将相关信息系统迁移至云平台以应对全面实施项目电子文件单轨制管理后所需要的计算资源、带宽资源和存储资源；需要引入第三方签章管理系统、CA认证中心，在服务器端增加身份认证、电子签章、时间戳、文件安全、密钥管理等服务以保障电子文件的真实性、有效性与安全性。符合单轨制管理要求的科学基金管理系统如图5。

图5 符合单轨制管理要求的科学基金管理系统