研究员成果｜王强等数字时代企业集团数字档案馆建设实践

中国档案,2022(6)
王强高强郭晖

关键词：

摘要：

往期推文中，我们为大家推出了多个主题的中心研究员成果（公众号主页菜单栏“学术动态—研究员成果”中可查看）。

本期继续为大家推出“数字档案馆/智慧档案馆”专题，相关成果有以下6篇：

●钱毅《智慧档案馆全域对象与建设层级分析》

●丁德胜《新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略——智慧档案战略的概念定位、初步构想和实施路径》

●张正强《基于本体的电子文件元数据：智慧档案馆建设的关键与核心》

●王强等《数字时代企业集团数字档案馆建设实践》

●章燕华《数字化转型背景下的档案信息化发展战略：英国探索、经验与启示》

●周文泓等《智慧档案馆建设研究：实践内容、行动策略、发展空间》

本期分享的论文来自王强等《数字时代企业集团数字档案馆建设实践》。

研究员简介

王强，中国石油天然气集团有限公司档案馆副馆长、研究馆员，中国人民大学电子文件管理研究中心研究员。主要研究方向为企业电子文件（数据）归档和电子档案管理，企业数字档案馆建设，企业档案数据开发利用。

数字时代企业集团

数字档案馆建设实践

王强高强郭晖

（中国石油档案馆）

引文格式：王强,高强,郭晖.数字时代企业集团数字档案馆建设实践[J].中国档案,2022(6):54-55.

中图分类号：G270.7;F426.22

中国石油天然气集团有限公司（以下简称“中国石油”）于2021年完成企业数字档案馆建设试点并在全部所属企业上线运行。国家档案局组织试点验收，专家组认为，中国石油数字档案馆试点工作扎实有力，数字档案馆体量大、覆盖范围广，为所属企业各单位、各业务领域档案资源集中管理和共享利用搭建了统一平台，创新了集团型企业数字档案馆建设模式，为央企集团数字档案馆建设树立了标杆和榜样。

建设背景

1.企业集团高质量发展的内在要求

中国石油是集国内外油气勘探开发和新能源、炼化销售和新材料、工程技术和建设、资本和金融等业务于一体的综合性国际能源公司，各项业务特别是勘探开发等主营业务的发展离不开档案资源的有效支撑。在数字经济背景下，数字档案已成为企业创新发展的重要基础，迫切需要建设数字档案馆,整合全集团档案资源并共享利用，促进各项业务高质量发展。

2.数字中国石油建设的重要内容

经过20多年的实践，中国石油信息化建设实现了从分散向集中、从集中向集成的两次阶段性跨越，目前正进入共享服务与数据分析应用的新阶段。各业务系统遇到数据长期保存和应用共享的新问题，迫切需要建设数字档案馆对归档数据进行集中统一管理并提供共享利用。

3.档案工作数字化转型的必然选择

中国石油提出按照业务发展、管理变革、技术赋能三大主线实施数字化转型的目标，档案工作不仅要支撑企业数字化转型，而且要实现自身的数字化转型。通过建设数字档案馆，推进档案资源数字化、业务流程集约化、管控模式智能化、利用服务便捷化以及管理能力现代化，实现档案工作数字化转型、智能化发展。

主要做法

1.纳入总体规划

中国石油属于大型企业集团，规模大，专业领域多，管理层级多，信息化实施难度大，自信息化建设开展以来，始终坚持“统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理”的“六统一”原则。统一规划确保了档案信息化与企业信息化建设同步推进；统一标准为业务系统与档案管理系统之间的集成奠定重要基础；统一设计确保了档案管理系统功能架构、数据架构和安全架构的先进性、拓展性；统一投资保证了档案信息化的资金来源；统一建设确保了集团只建设一个“大集中”的档案管理系统；统一管理为档案数据安全和运行维护创造了良好条件。中国石油档案工作和信息化工作主管部门密切配合，坚持“业务主导、统筹推进”的工作原则，制定了《中国石油数字档案馆建设规划》并推动实施，“十一五”期间建成了全集团统一应用的档案管理系统，“十二五”期间推进全集团馆藏档案数字化率达70%以上，“十三五”期间建成与业务系统相集成、以数字资源为基础的企业集团数字档案馆。

2.成立工作组织

在项目组织管理上，成立项目指导委员会，每季度召开会议协调项目建设中的重要问题；成立项目经理部并下设开发组、实施组、标准组、支持组，负责功能研发、推广实施、标准制定及运行维护等工作；成立由档案和信息化专家组成的专家中心，解决建设过程中的技术和业务问题；所属单位成立相应项目指导委员会和项目组，负责落实相关工作。

在具体实施过程中，中国石油在广泛调研的基础上，编制《项目可行性研究报告》《项目详细设计方案》，制定项目实施计划，设置质量、进度控制关键节点，确保项目按计划进行。项目自2017年12月启动以来，经过需求分析、方案设计、系统开发、测试应用、数据准备与用户培训，2019年12 月在大庆油田等12家试点单位上线，2020 年6月完成推广应用。竣工验收后，建立了包括专家中心、总部技术支持中心、各企事业单位项目组3个层级的运维体系，保障项目的深化应用。

3.健全技术标准

统一的标准规范是数字档案馆建设的重要前提。中国石油从资源、管理、技术3个维度制定9项企业标准，并嵌入档案管理系统。在资源维度方面，制定《业务系统电子文件（数据）归档范围和档案保管期限表》，明确重要业务系统电子文件（数据）归档范围；制定《电子档案分类、档号和著录规范》，统一全集团各类档案数据的组织规则，确保档案数据的标准化管理；制定《档案数字化规范》，为档案数字化提供管理和技术标准。

在管理维度方面，制定《电子档案业务管理规范》，统一档案收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作标准和业务流程。

在技术维度方面，制定《业务系统集成管理规范》《归档电子文件元数据规范》《归档电子文件格式规范》，规定系统集成的管理要求和技术路线，为业务系统集成归档和接口建设提供标准；制定《档案管理系统权限管理规范》《档案管理系统运行维护和应用管理规范》，明确档案利用权限以及运行维护要求，为数字档案馆的安全运行提供保障。

4.建设数字档案管理系统

数字档案管理系统是企业集团数字档案馆的基础技术平台。中国石油运用大数据、云计算等先进技术，建成了涵盖收集、整理、保管、利用等9大模块105项二级功能的数字档案管理系统。

在档案收集模块，将归档范围、元数据、归档格式、“四性”检测等要求前置在业务系统，建设统一的归档接口，实现业务系统的在线集成归档；在档案管理模块，各单位可根据实际，灵活配置档案管理业务规则和流程；在长期保存模块，开发数据规范管理、数据质量检查、文件格式有效性维护、长久保存数据包封装等功能；在共享利用模块，完善“一站式”检索功能，包括全系统档案资源的分类检索、高级检索和全文检索；在安全管理模块，依托中国石油云平台提供的基础硬件与网络安全设施，实现了包括系统、应用、数据在内的整体安全防护。

数字档案管理系统在多个业务环节探索应用人工智能技术。如在档案著录环节，根据用户上传的电子文件自动提取题名，通过机器学习自动设置密级、保密期限、保管期限等，减少用户录入的工作量；在专题数据库创建环节，基于档案著录项和电子文件数据内容，进行自动聚类，形成不同的专题数据库和专题数据库知识图谱；在检索环节，将用户行为数据融入机器学习算法中，实现基于用户行为习惯的搜索结果推荐和关键词提示，推动档案数据资源利用向纵深发展。

5.开展数字档案资源建设

数字档案资源是数字档案馆的重要基础。中国石油通过数字化、电子化、数据化全面加强数字档案资源建设。

一是稳步实施存量数字化。对馆藏档案进行数字化处理，建设项目等主要类别档案数字化率达80%以上。二是重点推进增量电子化。实现电子公文系统、合同管理系统、财务管理系统、ERP系统、工程项目管理系统在线集成归档，建成11大类的数字档案资源库。三是探索开展档案数据化。对油气勘探开发档案、设计档案、竣工图等进行数据化处理，激活档案数据资产价值。在馆藏数字资源的基础上，中国石油建设了重要会议、重大科技专项、重要人物、工业遗产等专题数据库，开发了数字版《中国石油年鉴》等编研产品。

取得效果

1.促进档案资源共享利用

截至2021年年底，档案管理系统在所属139家企事业单位近3000个组织机构全面推广应用，档案数据量达307TB，日均数据归档量约100GB，其中通过业务系统在线集成归档的数据约占70%，实现了全集团档案资源的集中统一管理。“一站式”检索窗口、档案资源平台和各类专题数据库的建设，有力促进了档案资源的共享利用。

2.提升企业档案治理能力

中国石油通过建设数字档案馆，健全了档案工作制度体系并嵌入档案管理系统，确保了制度的有效执行；运用信息化手段开展档案业务在线监督、检查评价工作，实现了全集团档案工作的一体化管控，提高了企业档案治理能力。

3.支撑企业数字转型升级

中国石油通过数字档案馆的建设，将档案管理要求前置在业务系统中，进一步规范了前端业务流程，为企业数据治理和各项业务的数字化转型提供了高质量的档案数据，数字档案馆的价值正在不断显现。

(原文载《中国档案》2022年第6期，

经杂志社授权后发布)

学生研究员学习感悟

胡晓烨:

在数字时代，企业数字档案馆具有提高档案管理和利用效率、推动各项业务工作数字化转型的作用，在企业的数据治理战略中扮演着不可或缺的角色。中国石油天然气集团有限公司（以下简称“中国石油”）现已完成企业数字档案馆建设试点和上线运行工作，并顺利通过国家档案局组织的试点验收，其企业数字档案馆建设经验具有珍贵的借鉴意义。企业数字档案馆在应用中取得的效益显而易见：在档案利用方面，中国石油实现全集团档案资源集中统一管理，日均归档量约100GB，为档案资源共享利用提供了资源基础和便捷渠道；在档案治理方面，加强全程管理，并借助制度约束和监督机制有效推进全集团档案工作的一体化管控；在企业发展方面，中国石油数字档案馆支撑企业数字转型升级，以高质量档案数据助力企业发展。在企业数字档案馆的建设实践中，中国石油形成了一系列具有借鉴价值的经验：其一，加强顶层设计。坚持“六统一”，做到“统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理”；进行战略规划，制定《中国石油数字档案馆建设规划》并推动实施。其二，加强组织建设。在项目组织上，成立项目指导委员会；在具体工作中，成立项目经理部并下设开发组、实施组、标准组、支持组；在专业问题上，成立专家中心以解决档案和信息化工作中的技术和业务问题。其三，加强制度规范。中国石油在资源、管理、技术三个维度制定企业标准，为企业数字档案馆建设提供统一的标准规范。其四，加强系统建设。中国石油将前端控制和全程管理思想引入实践，利用大数据、云计算等技术手段，建成涵盖收集、整理、保管、利用等9大模块105项二级功能的数字档案管理系统。其五，加强资源建设。中国石油重视存量数字化、增量电子化、档案数据化三大工作内容，为企业数字档案馆建设提供资源基础。中国石油在企业数字档案馆建设过程中全篇布局，细致谋划，以上述五个方面为主要着力点，建设成体量庞大、覆盖范围广的行业标杆性数字档案馆。

张俊杰:

在网络强国、数字中国、智慧社会等国家战略的背景下，“档案工作正经历一个从档案实体管理到数字管理再到数据管理，从手工操作到自动操作再到智能操作，从档案分散利用到集成共享再到智慧服务的变革过程。”文章就中国石油天然气集团有限公司的数字档案馆建设实践探讨其建设背景、主要做法和取得效果。在建设背景方面，建设企业集团数字档案馆是企业集团高质量发展的内在要求，是数字中国石油建设的重要内容，是档案工作数字化转型的必然选择。中国石油提出业务发展、管理变革、技术赋能三大目标，推进档案资源数字化、业务流程集约化、管控模式智能化、利用服务便捷化以及管理能力现代化。在主要做法方面，中国石油将数字档案馆纳入总体规划，确保了档案信息化与企业信息化建设同步推进；成立工作组织，项目指导委员会每季度召开会议协调项目建设中的重要问题；健全技术标准，从资源、管理、技术3个维度制定9项企业标准，并嵌入档案管理系统；运用大数据、云计算等先进技术，建成了涵盖收集、整理、保管、利用等9大模块105项二级功能的数字档案管理系统；通过数字化、电子化、数据化全面加强数字档案资源建设。在取得效果方面，中国石油促进档案资源共享利用、提升企业档案治理能力、支撑企业数字转型升级。中国石油数字档案馆试点工作扎实有力，数字档案馆体量大、覆盖范围广。中国石油数字档案馆可为集团型企业数字档案馆的建设模式提供参考，从而更好地运用现代信息、技术对档案信息进行采集、加工、存储、管理，满足企业及社会的档案信息资源管理、利用需求。