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行业动态 | OMB和NARA联合发布M-23-07备忘录《向电子文件转型的更新》

  • 2023-09-13

译者按：

随着信息：化发展的持续深入，世界各国积极推进文件档案管理数字转型，旨在通过全面转向数字环境助力档案事业高质量发展。美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA）在文件档案管理数字转型方面持续发力，并将其置于数字政府建设整体框架内，在国际档案界产生了广泛影响。尤其是美国管理和预算办公室（Office of Management and Budget，OMB）和NARA于2019年联合发布M-19-21备忘录《向电子文件转型》，通过设置“时间表”的方式倒逼联邦政府机构文件管理的全面数字转型。但是受到新冠肺炎疫情的影响，且各联邦政府机构文件管理水平参差不齐、存在各种特殊情况，OMB和NARA更新了M-19-21备忘录，发布M-23-07备忘录《向电子文件转型的更新》。
与M-19-21备忘录相比，M-23-07备忘录的变化主要表现在四个方面：一是用语变化，政策的强制性程度提高。M-19-21备忘录多使用“will（将/要）”一词提出要求，而M-23-07备忘录多使用“must（必须）”一词提出要求。二是“时间表”发生变化。如前所述，受制于多种因素，M-23-07备忘录更新了相应的时间节点。三是NARA需要完善的配套法规、政策更为全面，将文件数字化的要求、Capstone方法的扩展、协同办公环境中的文件管理等都纳入其中。四是将联邦电子文件现代化倡议（Federal Electronic Records Modernization Initiative，FERMI）写入其中，作为采购电子文件管理解决方案和服务的重要依据。

引言

健全的文件管理既是实现透明和问责的必要条件，也是民主的基础。联邦机构转向电子环境（或“无纸化”环境）是一项优先事项，旨在使公众以新的、更高效、更有效的方式与政府进行交互，并提高公众的这种交互能力。至关重要的是，联邦机构需要超越以纸质材料为基础的流程，并抓住机遇，通过全面转向电子环境来改善政府。
OMB和NARA联合发布的M-19-21备忘录《向电子文件转型》规定了联邦机构在适当情况下全面向电子环境转型的若干要求。在新冠肺炎疫情期间，各机构的电子文件转型进程可能被迫推迟。M-23-07备忘录强化了M-19-21中规定的要求，重申了向电子文件转型的基本目标，并更新了先前在M-19-20中规定的目标日期。此外，M-23-07备忘录还介绍了NARA酌情发布最新指南的计划。

1.1 2024年6月30日前，联邦机构必须以电子形式管理所有永久文件。

2024年6月30日前，联邦机构的所有永久文件必须最大限度地以电子形式进行管理，以便最终移交并被NARA接收。与前期政策保持一致，2024年6月30日之前NARA已经接收的或已经移交至联邦文件中心存储的永久文件无需以电子形式进行管理。

1.2 2024年6月30日起，联邦机构必须以电子形式移交所有永久文件，并提供适当的元数据。

2024年6月30日起，所有机构必须根据NARA法规和移交指南，以电子形式向NARA移交永久文件，并提供适当的元数据。在下列情况下，各机构可向NARA申请对这一要求作有限的豁免：一是电子系统取代特定模拟文件会给公众增加负担，二是成本超过收益，三是法律或监管方面的障碍阻碍（该要求）的实施，四是原始格式具有特殊的内在价值。

1.3 2024年6月30日前，联邦机构必须以电子形式管理所有定期文件，或将其存储在商业性文件存储设施中。

2024年6月30日前，联邦机构的所有定期文件必须最大限度地以电子形式进行管理。如果机构因1.2规定的原因之一而获得NARA的有限豁免，则该机构可以继续以模拟格式生成和存储特定文件，但2024年6月30日起，需要移交的所有其他非现行文件必须存储在商业性存储设施中。该规定不适用于2024年6月30日前已经移交至联邦文件中心临时存储的定期文件。
2024年6月30日起，所有机构必须关闭机构运营的文件存储设施，并将非现行的定期文件移交至联邦文件中心或商业性文件存储设施。2024年6月30日起，必须将需要移交的定期模拟文件移交至符合NARA文件存储要求的商业性存储设施。

1.4 2024年6月30日起，NARA将不再接收以模拟形式移交的永久或定期文件，只接收以电子形式（移交）且具有适当元数据的文件。

2024年6月30日起，NARA将不再接受永久或定期模拟文件的移交，除非已经获得NARA的有限豁免（如1.2和1.3所述）。NARA将继续存储所有在2024年6月30日前移交至联邦文件中心的模拟文件，并为其提供服务，直至划定的处置日期。一旦这些文件到了处置日期，NARA将以原始模拟形式将永久文件接收进馆，并对定期文件进行适当的处置。所有其他永久文件的法律移交必须采用电子形式，无论该文件最初是否以电子形式生成。2024年7月1日起，在向NARA移交前，各机构需要将以模拟形式生成的永久文件数字化。数字化和移交必须符合NARA法规和移交指南（包括元数据的要求）。

1.5 NARA将发布文件管理法规和指南，以支持联邦机构全面转向电子文件管理。

2024年6月30日前，NARA将发布最新的法规和指南，为全面推进电子文件管理提供明确的标准。NARA也将发布法规和明确的政策，允许各机构对以模拟形式生成的永久文件进行数字化，并在适当情况下对模拟形式的原件进行处置。NARA将发布最新法规，旨在为各机构提供关于电子文件存储、格式、元数据及移交的指导。NARA将提供指南，旨在通过全流程电子化有效开展判定保管期限、移交和接收永久电子文件（等工作）。
2023年6月30日前，NARA将发布最新指南，明确定义并扩展Capstone方法（译者注：该指南已正式发布，题为《扩展基于角色的方法（Capstone）在电子消息中的应用》），旨在囊括除电子邮件外的所有类型的电子消息（包括临时消息和加密消息）。该指南将包括《电子消息保存法》（Electronic Message Preservation Act，EMPA）中的最新法律要求。
2023年12月31日前，NARA将发布协同办公环境中的联邦文件管理指南（译者注：该指南已发布征求意见稿，题为《协作平台中的文件管理》）。该指南将解决多个联邦机构在多个平台上的内容所有权问题，并将支持首席信息官委员会和总务管理局（General Services Administration，GSA）正在开展的工作。

1.6 NARA将为采购电子文件管理解决方案和服务的联邦机构制定电子文件管理（Electronic Records Management，ERM）标准和要求。

2023年12月31日前，NARA将根据FERMI（即NARA采购文件管理解决方案与服务的综合性且面向整个联邦政府机构的战略）最终确定ERM解决方案和服务的ERM标准和要求。各机构应使用FERMI的相关资源，以遵守NARA和OMB的文件管理政策和授权（包括上述要求）。

（本文内容为学生研究员自主翻译，仅供参考学习，文件原文请访问以下链接：https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf）

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