1.  对于任何非纸质载体，各机构必须分析其内容以确定是否有文件是档案。

（1）如果载体包含临时文件，则根据其适当的GRS或特定机构的文件权限对其进行管理。

（2）如果载体包含永久文件，但不是数字化文件系列的一部分，则定位其保管期限表并将其捕获到符合本分章§1222.26和§1236.10至1236.14要求的数字信息系统中。

（3）如果载体包含与数字化文件系列相关的混合介质文件的原生数字组件，一旦它们被数字化。则根据本分章§1222.26在文件保存系统中捕获原生数字文件，并使用§1236.54中的“关系”元数据元素将原生数字文件与任何相关文件关联起来。

（4）如果它们是存储在超出本部分范围的载体类型上的永久文件，则根据§1236.44的说明记录该信息。机构必须使用§1236.54中规定的“关系”元数据元素来维护文件之间的关联。

（1）如果按照§1236.42(b)的要求使用元数据来捕获原始文件之间的关系，则机构必须使用本节(c)(1)段表1中的“关系”元数据元素作为基本管理元数据。

（2）如果使用的元数据标签与本节中要求的不同，机构必须记录其使用的标签，并在ERA (电子档案系统)移交要求 (TR)的详细信息部分中注明。

（3）确定要用作描述性元数据源的适当级别。根据机构现有的文件保存实践和逻辑控制水平，使用来自项目、文件组、案卷或件级别的信息作为行政、技术和描述性元数据字段的来源。如果文件的组件没有使用惟一的描述进行单独索引，则将文件系列或案卷组成单位级别的描述应用于该分组中的所有图像文件。如果文件的组成部分没有单独的标题，则代理机构必须应用项目文件ID代替。

（4）包括捕获到的其他元数据。如果（机构）在本部分的元数据要求之外还提供了其他元数据元素，NARA将接受该元数据作为移交过程的一部分。

2.  元数据捕获要求。代理机构必须:

（1）在案卷级或件级捕获本节(c)至(e)段指定的元数据，作为数字化项目的一部分;

（2）为每个图像文件创建唯一的案卷名和文件ID;

（3）将本节(c)段所指定的元数据嵌入每个图像文件中，将其捕获并保存在文件保存系统中且与所描述的文件相关联，并在这两个地方保持一致和准确;

（4）确保扫描设备在每个图像文件中嵌入表4至本节第(e)(1)段所规定的格式化技术元数据和表5至本节第(e)(2)段所规定的处理技术元数据的系统生成技术元数据，并确保图像处理不改变或删除;以及

（5）将元数据以CSV格式传输到NARA。

3.  管理元数据。

（1）在文件保存系统中捕获并在每个映像文件中嵌入以下管理元数据：

表1至第(c)(1)段-基本行政元数据

表2至(c)(2)段-访问和使用限制

表3至(d)段-描述性元数据表

（1）确保下列值嵌入到每个图像文件中，并且图像处理不删除或修改它们:

表4至(e)(1)段-技术元数据-图像表

表5至(e)(2)段-技术元数据-进程表

表6至(e)(3)段-技术元数据-校验和表

2.  验证工作必须有独立的人员执行，这些人员不得参与过§1236.46中所描述的数字化质量检查工作。

3.  代理机构必须核实:

（1）项目范围内的所有文件都已实现数字化，或已在项目文件中被认定是缺失或不完整的文件(在移交文件时，机构必须在ERA TR的详细信息部分中注明此信息);

（2）所有必需的元数据都是准确、完整和正确的;

（3）已满足§1236.50中规定的所有图像技术属性要求;

（4）所有图像文件均清晰可读，并已完整捕获理解和使用文件所需的所有物理特征;

（5）根据材料类型对混合介质文件进行适当的数字化，或者如果混合介质组件保留其原始格式，则根据§1236.54(c)规定的要求，通过元数据将其与数字化组件相关联;以及

（6）项目文件已根据§1236.44创建。

4.  一旦经过验证，数字化文件就是永久文件。

5.  验证后，机构必须根据§1236.40(g)规定，确定是否有理由在数字化后将原始文件保留一段时间。

6.  除非存在第1236.40(g)节所述的保留原始文件的理由，否则机构必须按照文件保管期限表或通用文件计划（GRS）在数字化后处理原始文件。

7.  如果数字化文件不符合本部分的要求，机构便不能使用GRS处理原始文件。在这种情况下，各机构应通过rmstandards@nara.gov与文件管理政策和标准小组联系，以确定他们必须采取哪些步骤。

8.  机构必须根据批准的处置权限将数字化文件及§1236.58所述的移交元数据移交给NARA。

9.  各机构必须保留§1236.44中描述的项目文件，直到国家档案馆确认收到文件并将文件的法律保管权移交完毕。

10.  各机构必须按照§1236.54(b)(6)的规定，将数字化项目中捕获的管理性、技术性和描述性元数据以CSV文件的形式与数字化文件一并移交。

[1] 祁天娇,刘越男.ERA 2.0:美国联邦政府数字档案馆系统的新发展[J].档案学通讯,2018(4):14-20.

本期学生研究员风采

赵婧羽

翻译：赵婧羽 秦杨 张开霞 程家盛 安天成 于泉皓

校对：田国庆 毛宁

排版：张开霞

审核：钱毅