经典回顾｜InterPARES1 鉴定工作组研究成果梳理（上）

2025-04-16

在《经典回顾 | InterPARES系列项目初探》中，小编介绍了InterPARES系列项目的基本情况，本期将聚焦于其中有关鉴定工作的研究。在第一期InterPARES中，鉴定领域是其四大研究领域之一，并由鉴定工作组具体负责，其研究目标在于“确定电子文件鉴定的理论和方法是否与传统文件不同，以及鉴定活动在电子文件长期保存中扮演的角色”。本期将重点介绍《鉴定工作组报告》，由于篇幅过长，小编将分为（上）（下）两期向大家推荐，本期聚焦其研究问题、基本概念、研究设计与方法以及主要的研究成果和结论。

1 研究问题

鉴定任务组旨在确定电子文件鉴定的理论和方法是否与传统文件存在差异，以及鉴定活动在电子文件长期保存中扮演的角色。为此，InterPARES鉴定任务组在开始时确定了七个与鉴定工作相关的问题：● 数字技术对鉴定有何影响？

● 可检索性、可理解性、功能性和研究需求对鉴定有何影响？

● 文件的载体和物理形态对鉴定有何影响？

● 电子文件应在生命周期的哪个阶段进行鉴定？

● 电子文件在其生命周期中是否应经历多次鉴定？如果是，应在何时进行？

● 谁应负责对电子文件进行鉴定？

● 可信电子文件的鉴定标准和方法是什么？

2 研究基本假设：鉴定的定义与情境

鉴定工作组认为：“鉴定是指对文件处置方式的最终决定”。但鉴定职能的范畴比单纯决定文件处置的行为更为广泛。这主要在于鉴定通常是保管机构（即负责长期保存责任的实体）开展档案接收工作的一部分。鉴定工作往往由保管机构与形成者共同开展，在处置过程中既需要将判定值得继续保存的文件从形成者转移至保管机构保管，也需要销毁被认为无长期保存价值的文件。尽管文件保管的主体多种多样，但无论何种场景下均存在被赋予保管责任的机构。同时，无论实际责任如何划分，都必须通过鉴定识别值得留存的文件，随后对判定具有长期价值的文件执行处置，最后启动其保存安排。

因此，鉴定工作组的研究假设为：“只要对鉴定和执行处置的活动有足够细致的理解，便可在多种管理环境中实施这些活动。”

3 研究设计与方法

3.1 文献综述

在研究的第一阶段，任务组对现有电子文件鉴定文献进行了回顾与分析，以验证或修正最初提出的研究问题。总体而言，这些初始问题被证明是合理的。综述表明：（1）围绕鉴定方法，综述表明电子文件的鉴定必须与传统文件采用相同的理论和方法论框架已成为学界共识。换言之，尽管技术对方法论某些方面的影响至关重要，但研究者在讨论电子文件时仍沿用通用概念。

（2）围绕鉴定时机，综述发现鉴定必须在文件生成系统的早期阶段进行。有案例表明，如果文件被移出原生系统时缺乏完整的创建背景文档，鉴定和保存活动均受到阻碍。为避免此类问题，大多数学者建议档案部门尽早介入文件形成过程，以识别具有持续价值的文件，并制定系统性处置流程。

（3）综述间接显示，研究者鲜少将真实性概念应用于鉴定。多数人假设以真实形式保存电子文件属于保存职能的范畴——鉴定仅决定哪些文件需要保存，而保存机构需确保其身份与完整性的延续。尽管这一观点成立，但任务组的工作明确指出，真实性概念在鉴定过程中具有重要应用价值。

3.2 政策与流程审查

本次对档案机构和项目政策与流程的审查进一步印证了文献综述的结论。该审查还显示，仅有少数机构拥有较为丰富的电子文件鉴定经验。这些机构在鉴定电子文件时，采用了与传统文件相似的方法论。最具价值的文档是电子文件鉴定的实际工作报告。这些报告表明，档案工作者投入大量精力理解文件的多重背景（包括技术背景），应用传统文件鉴定的标准，并详细阐述判定值得保存的文件的处置条款。文献综述与政策审查共同为任务组开发鉴别职能模型提供了实证基础。

3.3 鉴定职能建模

职能模型通过一系列结构化图表展示某一职能过程中涉及的各项活动。任务组采用IDEF(0)（职能建模集成定义方法），该方法源自结构化分析与设计技术（Structured Analysis and Design Technique）。工作组采用建模方法以分离并描述鉴别职能的各类活动。该方法要求模型中使用的概念和术语定义具备一致性与严谨性。然而，由于模型本身呈现的是高度抽象且复杂的过程，需要大量解释说明，该模型将在下一期内容中进行详细阐述，此处仅做简单描述。

4 研究发现：鉴定职能模型

该模型的目的是描述为长期保存真实电子文件而进行鉴别时各项活动的关系。模型从负责组织电子文件长期保存的实体视角构建，其假设前提是：无论何种场景下执行鉴别，这些活动均会以相同形式发生。

图1 电子文件鉴定工作的主要活动构成

从保存机构的视角看，鉴定是保存过程中至关重要的第一步。鉴别电子文件包括对其进行鉴定和执行处置。执行处置是连接鉴定活动与保存活动的桥梁。鉴定阶段积累的电子文件信息，对确定和执行处置决策至关重要，后续也将影响保存措施的实施。值得注意的是，在大多数情况下，执行处置的责任可能由形成者与保存机构共同承担。显然，组织的政策与程序需在处置规则中明确形成者与保存机构各自的职责，以指导文件移交。关于处置规则的阐述表明，鉴定活动之一是为鉴定职能建立、实施和维护框架。管理鉴别职能还需为保管机构制定管理鉴定的规则与规范。

电子文件处理中的许多问题源于文件背景的长期变化。监控这些变化是一项独立活动，其作用是确保收集文件的最新信息，并据此更新鉴定决策或在必要时重新鉴定。在很大程度上，对选定保存的电子文件进行监控，是对研究问题“电子文件应在生命周期的哪个阶段进行鉴定？”的回应。答案通常取决于文件背景变化的具体情况。若鉴定决策被嵌入电子文件系统设计（如通过文件保管期限表），或在系统运行一段时间后实施，则对选定保存文件的监控及必要调整属于鉴别流程的一部分。相反，若对已脱离生成系统的电子文件进行鉴定，通常因因为技术背景等相关信息的缺失或难以获取而变得更为困难。

因此，鉴定涵盖四项主要活动：（1）管理鉴定职能；（2）鉴定电子文件；（3）监控选定保存的电子文件；（4）执行电子文件处置。

5 结论

鉴定工作组的核心任务在于探究电子文件鉴定理论与方法论是否区别于传统文件，以及鉴定活动在电子文件长期保存中的作用。为总结电子文件与传统文件在鉴定与处置层面的差异，重新审视初始研究问题将具有重要启示意义。（1）数字技术对鉴定有何影响？

首先，监测技术变化并评估其对鉴定决策的影响在数字环境中更为紧迫。在传统环境中，监测或追踪文件保存环境变化的需求依然存在。与之相对，在数字环境中文件形成系统也会发生变化，并呈现出至少三种情形：（1）系统相对微小的变更可能仅需对电子文件鉴定及相关信息进行非实质性修订。即原有鉴定的主要框架及处置决策仍可维持。（2）技术背景的重大变化（例如，新的工作流程及其自动化或技术进步）可能需要调整鉴定决策。（3）彻底的系统变革（如引入全新系统）可能促使鉴定人员根据现行鉴定条款启动处置程序，随后当然还需在确定需要时对新系统中的文件进行“重新鉴定”。

其次，数字环境中鉴定工作前置的必要性愈发突出。数字系统设计者（特别是早期办公自动化阶段）极少关注文件处置问题。正是这一现实（而非数字环境的固有特性）促使档案工作者主张必须在系统设计中内置鉴定功能。同时，大量存在于系统本身的技术背景信息，据经验可知，即便在系统停用后不久也难以追溯或重建。缺失此类信息，将极难评估文件真实性、判断保存可行性以及未来解读文件。因此，必须使大量技术背景信息随文件长期保存，才能在未来数十年乃至数世纪后仍能以可接受的方式理解文件。

第三，数字环境的脆弱性使得在鉴定工作中需要进行额外的真实性验证。在传统鉴定工作中，档案工作者鲜少将真实性鉴定作为明确任务，也较少通过收集证据来推定真实性（如我们建议采用基准要求开展鉴定时所做的）。这些要求主要源于技术背景分析（如前文所述），其终极目标是衡量真实性在电子文件价值判定中的权重。正是数字环境的脆弱性使得这种鉴定成为必要。

第四，可行性判定十分必要。在数字环境中，鉴定人员深入掌握数字环境的技术细节。这是因为某些情况下，数字环境的特性可能导致文件无法保存或无法以真实形态保存，因此有必要判定文件要素在数字环境中的呈现方式，以及确定需保存的数字组件。

（2）可检索性、可理解性、功能性及研究需求对鉴定有何影响？

鉴定工作组认为，鉴定工作的隐含要求是判定真实电子文件保存可行性的部分工作，在于确保保管机构具备无损文件特性与完整性的读取、检索或呈现能力。因此，鉴定工作组对于这一问题没有需要补充的内容。

（3）文件介质与物理形态对鉴定有何影响？

鉴于真实性工作组已确认介质实属技术背景的组成部分，且并非所有物理形态特征都需要复制即可获得真实性电子文件。因此这一问题在鉴定领域并不成立。

（4）电子文件应在存续周期的哪个阶段进行鉴定？是否需多次鉴定？如需，应在何时进行？

鉴定工作组认为，持续的监测机制是鉴定工作中不可或缺的组成部分。理想的鉴定模式是：进行初次鉴定（最好能在生成系统中观察“实时”文件），随后定期监测该鉴定的适用性以纳入文件及其背景的变化，最终监测应于移交（处置）时或临近移交时完成。因此就数字环境动态特性而言，电子文件必须接受多次鉴定——即在采取处置行动前，需验证当前鉴定假设与判断的有效性。

（5）谁应负责鉴定电子文件？

鉴定工作组的基本假设之一是将鉴定视为保管机构的核心职责。研究表明，鉴定工作需要相当程度的专业能力方能完成。鉴于此，要求非专职保存工作的人员承担电子文件鉴定责任显然有失公允。此外，在鉴定过程中，保管机构开展鉴定时，需着眼长远并考量当前形成机构之外的利益。

（6）真实性电子文件的鉴定标准与方法有哪些？

鉴定工作组强调唯一可适用于所有情形的标准是：第一，将真实性评估要求作为电子文件价值评估的组成部分；第二，在判定保存可行性时，用于确定待保存文件要素及数字组件的概念体系。

6 鉴定工作的建议总结

● 鉴定是知识密集且需深入研究的工作。必须为鉴定人员提供专业培训、工具、信息支持及资源以开展必要研究。● 准确完整地记录鉴定过程各阶段及其成果至关重要。鉴定决策相关信息与被鉴定文件自身信息，应与鉴定决策本身同等视为鉴定产出成果。此类信息是充分履行后续档案职能（如保存、整理与著录）的必要基础。

● 保存机构应制定访谈规程（参照InterPARES案例研究访谈规程CSIP模式），确保系统收集关键信息以确定需保存的文件要素。

● 保存机构须以《电子文件真实性评估与维护要求》为概念基础，用于推定文件真实性的依据确认，以及确保真实性所需保存要素的识别。

● 保存机构应建立明确的电子文件监测角色职责指南，并开发工作流程以确保该活动顺畅运行。

● 鉴定策略与处置规则应纳入对被鉴定文件监测需求的考量。

● 作为处置规则的组成部分，保存机构需制定标准规程，明确形成机构与保存机构在电子文件处置中的角色与责任。

● 保存机构应开发标准格式，用于记录电子文件移交时需随附的持续性保存必要信息。