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电子文件管理研究方法研究:英国AC+erm项目分析与借鉴
孙舒扬
(数据工程与知识工程教育部重点实验室,中国人民大学信息资源管理学院,100872)

摘要:近十年来,国内对电子文件管理的研究十分重视,有大量文献发表,但是在电子文件管理研究方法方面的相关文献却很少。本文在对国内电子文件研究方法进行批评分析的基础上,以英国诺森比亚大学承担的AC+erm国际前沿项目作为典型案例,对其所采用的研究方法进行了深入研究。归纳出了其项目研究的经验,提供中国电子文件管理研究借鉴。
关键词:电子文件管理; 研究方法; AC+erm项目; 案例研究

1、背景
  以“电子文件”篇名检索中国期刊网,得到近十年来国内关于电子文件的文献有2385篇(2001-2011),“电子文件”+ “研究方法”篇名检索结果为零,相关文献中也很少提及研究方法。针对国内电子文件及其管理研究中方法不透明或缺失的问题,本文选择了AC+erm项目(全称Accelerating positive change in electronic records management, 中文涵义“电子文件管理发展促进项目”)作为典型案例,对其所使用的研究方法进行梳理,旨在总结其在电子文件管理研究方法方面的经验,供我国开展电子文件管理研究学习和借鉴。

  AC+erm项目,由英国诺森堡大学计算机工程与信息科学学院Julie McLeod教授主持,以探寻电子文件管理发展缓慢的原因为目的,通过对电子文件相关议题和策略的调查,提出加速发展的合理建议。该项目始于2007年1月,结束于 2010年3月。选择该项目作为典型案例的主要原因在于该项目能够全面反映电子文件管理前沿研究及研究方法的状况,项目研究过程透明和规范,可以通过项目网站检索到较完整和成套的项目资料。

  项目的研究成果主要包含三个部分:文献资源、网络资源和研究工具。文献资源,包括7种文献资源:(1)系统文献调查研究报告(2)德尔菲法主题分析报告(3)现象分析报告(4)工具介绍报告(5)讨论会报告(6)终期报告(7)资源列表。网络资源,包括项目网站、项目博客和项目微博客,反映了项目的研究发现、研究方法、研究工具、研究进展和学术讨论内容。研究工具包括蛇与梯子游戏、现象分析、思维导图、丰富图、自述文章、文字云、冰箱贴、视频等八种工具。

2、AC+erm项目方案设计及分析
  AC+erm项目的研究内容涉及以下三个方面:第一,人,包括观念、关注度、文化、驱动力和障碍;第二,工作实践,包括过程、步骤、政策和标准;第三,有效实现文件管理的技术。这三个方面来源于组织内电子文件管理实践所涉及的主要影响因素,项目围绕上述三个方面开展深入的分析并得出结论,具有很强的连贯性。
  AC+erm项目的研究方法主要包括系统文献调查研究法、社会调查研究法和学术交流法三种方法。
  研究路线按研究方法的采用分为三个部分,如图1所示。
  第一部分:2007年1月-2009年12月:对于电子文件管理领域学者研究成果的系统文献调查研究;
  第二部分:2008年1月-2009年10月:使用德尔菲法和讨论会进行社会调查研究;
  第三部分:2007年1月-2010年3月:使用网站、博客、微博客和电子邮件等网络手段开展成果发布与交流。

图1:AC+erm项目方案设计分析框架

  在项目研究过程中,三种方法综合应用,论据与结论相互支持;研究思路清晰、过程透明,通过项目网站提供各种文献资源,较完整而详细记录了项目研究的方法体系,提供了可重复研究的方法借鉴。

3、项目研究方法及分析
  项目采用的研究方法包括系统文献调查研究法、社会调查研究和发布与交流法。
  第一种研究方法, 系统文献调查研究法(SLR)。该方法与一般文献调查研究方法相比,更加客观和严谨,主要用于医药领域,该项目首次将其应用于电子文件管理领域。系统文献调查研究法的研究步骤包括:第一步,提出文献调查研究的问题。问题应该具体并有针对性。第二步,筛选相关文献。检索应尽量全面,涵盖在线数据库、最新期刊等,乃至于灰色文献。此外,还应预先制定筛选标准(例如:包含的主题、研究和出版物的种类等)。为了减小偏见,筛选应该由不同的调研者单独进行,然后再将他们的选择进行比较。第三步,评估文献质量。根据筛选标准对文献进行评价。第四步,总结信息。制定信息摘要表,从文献中摘录出能够回答调研者问题的信息。第五步,说明结论。对摘录的信息进行分析,给出调研者问题的答案。调研者根据文献研究的结果,选择出了一些关键议题作为德尔菲法中的初始问题。
  第二种研究方法,社会调查法。该项目采用了德尔菲法和讨论会法这两种方法。
  (1) 德尔菲法。该方法产生于19世纪50年代,由兰德公司首创,用于对专家意见进行综合。在该项目中,研究者采用了基于网络的电子德尔菲法,从选择的参与者中获取第一手数据后,使用图表展示各方面的专家观点。德尔菲法调研的主要环节有:
  一个及以上环节对系统文献调查研究法中总结的议题进行提炼和讨论;
 一个环节将影响电子文件发展的议题根据重要性或紧迫性进行排列;
 一个及以上环节讨论在之前的环节中提炼出的议题,并提出解决方案。
 一个环节根据某种标准对解决方案进行评价。
  使用德尔菲法可以筛选出引起研究人员兴趣的议题或者有挑战性的议题。
  (2)讨论会法。该方法来源于德尔菲法的数据分析结果,旨在促进进一步的数据收集和学术交流。讨论会能让更多的参与者进行面对面的交流,对德尔菲法的结论进行验证和拓展,促进研究经验的分享;允许电子文件管理的不同利益相关方及多学科领域的学者共同参与,提供较全面的电子文件管理观点;让国内外的参与者对研究结果进行评价,能够提高研究成果的国际化共识度。
  第三种方法:发布与交流法。在项目进行过程中,项目的成果持续通过项目网站、项目博客、以及微博客twitter进行发布。项目组希望通过这种持续的交流展示,强调电子文件管理研究议题的紧迫性,引起变革,并且鼓励更大范围的讨论。
  项目网站(
www.northumbria.ac.uk/acerm)用于公开发布项目的结论、方法与工具等成果,并作为研究的永久性资源保存。其中包含了17篇相关文献,发布了项目的最终成果,以及项目进行的阶段性成果。
  项目博客(
http://acerm.blogspot.com)用于公开共享和收集数据。其中包含94篇博文,并且收获了31条评论与3名追随者,有来自30多个国家的超过6000名独立访问者和超过1600名回访者。
  项目微博客(
https://twitter.com/Northumbria_RM)共发表67条微博,有56名粉丝与11个列表。
大多数学术研究项目成果都是由该项目的研究人员独立完成。使用网络发布研究信息,能够让公众参与到项目的过程中,可以引发公众讨论,听取公众对研究结果的意见,拓展思路,并及时改正错误的观点。

4、项目研究工具概述
  该项目采用的研究工具有以下8种。
  (1)蛇与梯子游戏
  蛇与梯子游戏是一种传统的儿童桌面游戏。在该项目中,梯子代表组织中电子文件管理的机会,蛇代表陷阱。通过游戏,从业人员可以对文件管理中所应注意的事项得以了解,并培养电子文件管理风险控制意识,此外还可以通过参与者的探索为项目增加新的内容。


图2:AC+erm项目电子文件管理风险控制意识培养方法

  (2)现象分析
  现象分析法是一种研究人员通过自身的想象和经验对于某一话题(现象)提供个人主观见解的方法。该项目的现象分析基于德尔菲法中获得的研究结论。现象分析法可用来检测和提高文件管理人员的能力。
  (3)思维导图
  思维导图是用来呈现围绕同一关键词或者观点的文字、观点、任务或者其他项目的图表。在该项目中,思维导图(MindMeister,
www.mindmeister.com)根据德尔菲法所得出的解决方案绘制。它一种是将信息图形化的工具,可用于头脑风暴以及意见和建议的征集。


图3:AC+erm项目电子文件管理方案构建方法

  (4)丰富图
  丰富图是将细节用图展现出来的一种可视化表达方式,是对复杂或者定义不明问题提供思考方法的工具,常被用作决策工具。也可以用在组织中的海报或其他营销材料中。该工具也可以用于讨论、总结、决策、培训和教育等活动中。
该项目使用丰富图展示了不同利益相关方对电子文件风险管理的不同观点,反映出在组织遭遇风险时,不同的利益相关方的意见究竟会产生怎样的差异。


图4:基于风险的AC+erm项目电子文件管理分析方法

  (5)自述文章
  该项目中用于作为自述文章的材料来源于德尔菲法。该方法可以用于多种目的来鼓励讨论和意见交换。如,记录个人的观点和经历、鼓励行为改革等,该项目通过一个英国医疗的短故事,揭示了隐私、安全和电子文件管理之间关系问题及复杂的管理问题。
  (6)文字云
  文字云是对词语的视觉化描述,它将文字进行了图像化表现。在该项目中文字云采用Wordle工具(
http://www.wordle.net),由德尔菲法提出的关键议题中的词语所构成。文字云常用与在出版物、报告和网站等中的结论展示。


图5:AC+erm项目电子文件管理关键词分析方法

  (7)冰箱贴
  是一种将词语和短语作为冰箱贴来展示和记录用户对于电子文件管理的观点的方法。这项工具也用于研究团体对核心概念的定义,列举或归类研究对象以及描述研究过程或工作流程。
  在该项目中,该方法被用于讨论会,调查并反映参与者对电子文件管理的观点。


图6:AC+erm项目电子文件管理观点反映方法

  (8)视频
  视频主要使用在线软件Xtranomal(
www.xtranormal.com)制作动画短片。这种动画短片提供了对于项目的简短而轻松的总结。该项工具并不适用于专业人员,它并不是一个严肃、专业的工具,其价值在于可以让非专业人员对该项目进行简单的了解。
  该项工具可用于对活动、项目和政策等的发布。也可用在培训中,对某些材料进行介绍和总结,还可以用于研究团队的学习型组织建设。


图7:AC+erm项目电子文件管理发布与交流方法

5、结论与借鉴
  本文通过对AC+erm项目电子文件管理研究经验的分析,得到以下借鉴:
  第一,应加强电子文件管理研究方法的研究,提高研究人员的学术规范意识
研究方法的研究一方面可以对前人的研究方法进行总结,分享研究经验,为后人开展同类研究提供参考。另一方面,研究方法是否透明,是否可以重复验证,是研究成果可信度判断的基本条件,是研究过程符合国际学术规范的基本要求。
  第二,应鼓励多种研究方法综合应用,提高研究成果的质量
  每一种研究方法都有其优势与局限,使用单一研究方法,研究视角可能狭窄,研究数据可能不全,研究逻辑可能不够严密,多种方法的综合应用能够弥补这种缺陷。不同方法所得的研究结果可以相互支持,提高研究成果的质量。
  第三,应提倡电子文件管理研究项目的社会参与,促进项目的交流与发展
  目前国内电子文件管理的科研项目多是由研究者独立完成,较少邀请项目组外人员参与研究,研究的思路有限,能获得的信息量有限。研究者应该提供机会鼓励本研究领域的相关人参与到研究讨论中,一方面能够拓宽研究思路,另一方面能够及时纠正研究进展中出现的错误。
  第四,应关注研究人员研究能力的提升,拓展研究成果的形式
  目前我国电子文件管理科研项目的研究成果形式多为研究报告、研究论文和著作,多关注于末端的研究结果和结论的介绍,缺少对所采用的研究方案、研究方法和研究工具的介绍。科学研究不应该仅关注研究结论,还应该关注研究方案、研究方法和研究流程的合理性设计经验与规范总结,关注研究人员科研能力的培养和研究方法的训练,提供多种形式的研究成果。

6、本文研究的局限与未来建议
  本文仅限于AC+erm一个案例的研究,局限于可获取的文献和资源。此外,上述建议是否适用于我国还需进一步检验和验证。
AC+erm项目仅是电子文件管理研究方法研究的一个典型案例。除了倡导开展电子文件管理研究方法的研究外,更重要的是希望唤起研究者对于研究方法研究的重视。希望研究者们在未来的研究中采取更加丰富的研究方法,并在文献中对其进行适度的介绍,以更好地分享研究经验,提高研究成果的质量,提升科学研究的能力。

参考文献
[1]安小米. 国外电子文件管理国家战略研究[J].档案学通讯,2009(1):10-13.
[2]刘越男.我国电子文件管理的现状、问题与对策[J].电子政务,2010(6):10-16.
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http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/final.pdf
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http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_people.pdf
[5]‘AC+erm Systematic Literature Review: Process Aspects’ (2010) [online]http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_process.pdf
[6]‘AC+erm Systematic Literature Review: Technology Aspects’ (2010) [online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_tech.pdf
[7]‘AC+erm Systematic Literature Review: Case Studies’ (2010) [online]
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[8]‘AC+erm People Facet: Delphi Study Thematic Analyses’ (2010)  [online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/del_pe_ta.pdf
[9]‘AC+erm People Facet: Delphi Study Phenomenological Analyses’ (2010) [online]http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/del_pe_pa.pdf
[10]‘AC+erm Process Facet: Delphi Study Thematic Analyses’ (2010) [online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/del_pr_ta.pdf
[11]‘AC+erm Process Facet: Delphi Study Phenomenological Analyses’ (2010)  [online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/del_pr_pa.pdf
[12]‘AC+erm Technology Facet: Delphi Study Thematic Analyses’ (2010) [online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/del_te_ta.pdf
[13]‘AC+erm Project Colloquia: Programmes and Summary’ (2010) [online]http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/coll_1_3.pdf]
[14]‘AC+erm Project Transforming Information Records & Management though Research & Development?’ (2010) [Online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/coll_4.pdf
[15]‘AC+erm Project Vignettes’ (2010) [online]
http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/vig.pdf

报告来源:北京档案,2011(8):42-44



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